Kaupunkikehityslautakunta, kokous 24.3.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 27 Hankinta / Katuvalaistuksen huolto- ja ylläpitopalvelut 

JARDno-2021-2494

Valmistelija

  • Aki Mäkirinta, ylläpidon työpäällikkö, aki.makirinta@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: ylläpidon työpäällikkö Aki Mäkirinta ja hankintapäällikkö Petra Pantsar

Järvenpään kaupunki on julkaissut katuvalaistuksen huolto- ja ylläpitopalveluita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 4.2.2022 (ilmoituksen numero 2022-094940) sekä EU:n yhteisessä tietokannassa (TED, ilmoituksen numero 2022/S 026-066442).

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 10.3.2022 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

  • Destia Oy, Energiapalvelut (2163026-3)
  • Eltel Networks Oy (1548234-8)
  • Exsane Oy (FI24113034)
  • Sähköverkkopalvelu Finland Oy (26649246)

Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittely toteutetaan seitsemässä vaiheessa:

Hankintayksikkö

1. Tarjousten avaaminen

2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen

3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

4. Tarjousten vertailu

5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen

6. Voittaneen tarjoajan pakollisten poissulkuperusteiden tarkastaminen

7. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Tarjoajan soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että 

  • Tarjoajan keskimääräinen liikevaihto viimeiseltä kolmelta tilikaudelta on vähintään 750 000 euroa
  • Tarjoajalla on vähintään 1 000 000 euron vastuuvakuutus
  • Tarjoajan vakavaraisuus on Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavan luottoluokituksessa vähintään +A ja riskiluokituksessa RL1-RL3
  • Tarjoajalla on vähintään kolme (3) palvelutoimitusta yli 10.000 valopisteen hoitokohteista viimeisen 5 vuoden ajalta. 

Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän soveltuvuusvaatimukset. 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. 

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Laatu on otettu huomioon asetetuissa tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa, palvelun vähimmäisvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kuvauksessa sekä hankintasopimuksen ehdoissa. 

Hintavertailun lopputulos:

  1. Eltel Networks Oy (1548234-8), kokonaishinta 369079,00 euroa

  2. Destia Oy, Energiapalvelut (2163026-3), kokonaishinta 390770,00 euroa

  3. Exsane Oy (FI24113034), kokonaishinta 429748,50 euroa

  4. Sähköverkkopalvelu Finland Oy (26649246), kokonaishinta 437800,00 euroa

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.6.2022-31.5.2025 on 625 000 € ja optiokaudella (1.6.2025-31.5.2027) noin 625 000 €, yhteensä n. 1 250 000 €.

 

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on ao. lautakunnalla.

HP

Ehdotus

Esittelijä

  • Harri Palviainen, Kaupunkikehitysjohtaja, harri.palviainen@jarvenpaa.fi

Kaupunkikehityslautakunta päättää

1. valita hankinnan palveluntuottajaksi hintavertailun lopputuloksen mukaisesti Eltel Networks Oy:n

2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana

3. että hankinnasta tehdään sopimus ajalle 1.6.2022-31.5.2025, optio 1.6.2025-31.5.2027

4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt  ja kun valitulla palveluntuottajalla/toimittajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita/tavaroita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet

5. että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen

6. valtuuttaa toimivaltaisen viranhaltijan päättämään optiovuosien käyttämisestä.

 

Käsittely

Kaupunkitekniikan johtaja Mikko Autere selosti asiaa.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti. 

Tiedoksi

Tarjoajat (tiedoksianto tehdään kilpailutusjärjestelmästä)