Perustelut
Asian tausta
Järvenpään kaupunki on valmistellut kilpailutusta kirjastoaineistojen kuljetusten järjestämisestä Hyvinkään, Järvenpään ja Riihimäen kaupungeille sekä Hausjärven, Lopen, Nurmijärven, Mäntsälän ja Tuusulan kunnille yhteishankintana Ratamo- ja Kirkes-kirjastojen reiteille. Yhteishankintana tehtävällä kilpailutuksella tavoitellaan muun muassa kustannussäästöjä ja sopimussuhteesta seuraavaa vakioitua toimintaa.
Kirjojen lisäksi aineisto koostuu lehdistä, cd-levyistä, dvd-levyistä tai vastaavista audiovisuaalisista materiaaleista. Kirkes- ja Ratamo- sekä Lopen kirjastojen yhteistyön avulla aineistotietokannat ja kokoelmat ovat koko alueen asukkaiden yhteisessä käytössä. Näitä asiakkaiden varaamia ja palauttamia aineistoja kuljetetaan Kirkes- ja Ratamo -kirjastojen välillä.
Kirkes on Keski-Uudenmaan kirjastoverkko, johon kuuluvat Järvenpään, Keravan, Mäntsälän ja Tuusulan kirjastot (yhteensä 6 toimipistettä). Kirkes-kirjastoilla on yhteinen kirjastojärjestelmä ja aineistotietokanta. Asiakkaat voivat käyttää kaikkien kirjastojen palveluita samalla kirjastokortilla. Kirkes palvelee n. 143.000 asukkaan aluetta.
Ratamo on kirjastokimppa, johon kuuluu Hausjärven, Hyvinkään, Nurmijärven ja Riihimäen kirjastot (yhteensä 6 toimipistettä). Sama kirjastokortti käy kaikissa Ratamo-kirjastoissa. Kuljetusten piiriin kuuluu myös Lopen kirjasto, jolla on eri kirjastojärjestelmä mutta joka on kuitenkin ns. yhteistyökirjasto. Ratamo palvelee n. 132.000 asukkaan aluetta.
Kilpailutusprosessi
Osapuolten kesken on neuvoteltu siitä, että Riihimäen kaupunki vastaisi yhteishankinnan tarjouspyynnön ja sen liitteiden valmistelusta sekä teknisestä toteutuksesta Riihimäen kaupungin Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä muiden sopimusosapuolten toimittamien tietojen ja tausta-aineistojen perusteella.
Sopimusosapuolten on tarkoitus nyt päätettävällä sopimuksella valtuuttaa Riihimäen kaupunki tekemään hankintapäätös yhteishankinnasta kaikkien sopimusosapuolten puolesta. Jokaisen sopimusosapuolen on kuitenkin tarkoitus allekirjoittaa itsenäisesti hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa.
Varsinaisen sopimuskauden on tarkoitus olla kestoltaan kaksi (2) vuotta. Sopimukseen on tarkoitus lisäksi sisällyttää mahdollisuus enintään kahden (2) vuoden optiokauteen. Tilaaja (Riihimäki) päättää erikseen optiokauden käyttöönotosta. Sopimuskauden arvioitu aloitusajankohta on toukokuu 2023.
Taloudelliset vaikutukset
Tällä hetkellä aineistokuljetukset maksavat Järvenpään osalta 450 e/kk (alv. 0%). Kolmen vuoden ennakoitu arvo on näin ollen 16.500 euroa Järvenpään osalta. Polttoaineiden ja yleisten hinnankorotusten vaikutuksia ei ole otettu huomioon hinta-arviossa.
Päätösvallan peruste
Hankintalain (1397/2016) 21 §:n mukaan hankintayksiköt voivat sopia yksittäisen hankinnan toteuttamisesta yhdessä. Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt vastaavat yhdessä hankintalain säännösten noudattamisesta, jos hankinta toteutetaan kokonaisuudessaan kaikkien hankintaan osallistuvien hankintayksiköiden nimissä ja niiden puolesta. Järvenpään kaupungin hallintosäännön 12.2 §:n mukaan kaupunginhallitus ohjaa seutuyhteistyötä. Lisäksi kuntalain (410/2015) 39.1 § 3-kohdan kunnanhallituksen tehtävä on valvoa kunnan etua ja, jollei hallintosäännössä toisin määrätä, edustaa kuntaa ja käyttää sen puhevaltaa.
Kirjastoaineistojen kuljetuskilpailutusta koskevassa asiassa on tulkittu olevan kyse hankintalain 21 §:n mukaisesta asiasta. Järvenpään kaupungissa ei ole tarkemmin säädetty siitä, kuka saa päättää tällaiseen yhteishankintaan osallistumisesta, mistä johtuen on katsottu, että toimivalta asiassa on edellä mainittujen hallintosäännön ja kuntalain kohtien mukaan kaupunginhallituksella.
KS
Ehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, hallintojohtaja, vt. kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
- että Järvenpään kaupunki liittyy Riihimäen kaupungin koordinoimaan kirjastoaineistojen kuljetuskilpailutukseen.
- valtuuttaa Riihimäen kaupungin tekemään hankintapäätöksen hankinnasta Järvenpään kaupungin puolesta ja sitoutua päätöksen mukaisiin ehtoihin.
- todeta, että Järvenpään kaupunki tekee hankinnasta oman hankintasopimuksensa valitun palveluntuottajan kanssa.
- valtuuttaa kirjastopalveluiden päällikön allekirjoittamaan nyt hyväksyttävänä olevan vastuunjakosopimuksen sekä myöhemmin palveluntuottajan kanssa tehtävän hankintasopimuksen.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.