Perustelut
Taustaa ja hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on elintarvikkeiden ja non-food -tuotteiden hankinta ja niiden toimitukset Lounaskahvila Cooperin kulmaan sekä neljälle yläkoululle kotitaloustunneille.
Aiemmin elintarvikkeet hankittiin Sarastian yhteishankinnan kautta, mutta yhteishankinta ei täyttänyt yksiköiden vaatimuksia. Toimitus- ja tilausajat olivat liian pitkät, mikä aiheutti vaikeuksia tavaran kierron ja hävikin hallinnassa kahviloissa. Elintarvikkeita ei pystytty myöskään toimittamaan samassa kuormassa, mikä on ekologisesti epäedullista. Sopimushinnat olivat myös melko kalliit. Sopimus irtisanottiin syyskuussa 2022 ja se päättyy 28.2.2023.
Tämän hankinnan tavoitteena oli löytää yksi tukkuelintarviketoimittaja, jonka toimitus- ja tilausajat vastaavat yksiköiden tarpeita. Yksiköissä ovat pienet varastointimahdollisuudet, joten yksiköistä tehdään tilauksia aina vain muutaman päivän tarpeisiin. Vähäisestä varastotilasta johtuen tukusta täytyy pystyä tilamaan myös purettuja myyntieriä.
Hankintamenettely
Järvenpään kaupunki on julkaissut tukkuelintarvikkeita ja non food -tuotteita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 8.11.2022 sekä ilmoitus EU:n virallisen lehden täydennysosassa (EUVL S) 11.11.2022. Tarjouspyyntöä on täsmennetty korjausilmoituksella 21.11.2022.
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.
Määräaikaan 15.12.2022 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
- Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy (Y-tunnus 2242653-9)
- Valio Oy (Y-tunnus 0116297-6)
Tarjoajan soveltuvuus
Hankintalain 87 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaisesti hankintayksikön on vaadittava käytettäväksi ESPD-lomaketta alustavana näyttönä siitä, että tarjoajaa ei koske mikään hankintalain 80 ja 81 §:ssä tarkoitetuista poissulkuperusteista. Tarjoajien täyttämien ESPD-lomakkeiden perusteella, kaikki tarjoajat täyttävät hankintalain 80 ja 81 §:ssä esitetyt vaatimukset. Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä hankintailmoituksessa tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikkö tarkistaa valitulta toimittajalta ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskeeko sitä 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste ja täyttyvätkö tarjoajat hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Hankinnan kohdetta ja tarjouksia koskevat vähimmäisvaatimukset määriteltiin tarjouspyynnöllä ja sen liitteinä olleissa hankinta-asiakirjoissa. Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Tarjouksen vertailupisteet muodostuvat kahdesta osasta (hinta-laatu). Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen valintaperuste oli hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot olivat seuraavat:
1. Toimitusmaksu eli hinta, 40 pistettä
- Tarjouspyynnölle tulee antaa toimitusmaksulle erillinen hinta. Toimitusmaksun tulee olla jokaisesta tilauksesta vakio eli pientoimituslisää tai pikatoimituslisää ei saa periä.
- Halvimman vertailuhinnan ilmoittanut tarjoaja sai täydet painoarvon mukaiset 40 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (Halvin hinta/ tarjottu hinta) *40.
2. Alennusprosentit tuoteryhmittäin eli laatu, 60 pistettä
- Tarjouspyynnölle tulee ilmoittaa jokaiselle Tilaajan määrittelemälle tuoteryhmälle oma alennusprosentti.
- Tuoteryhmäalennuksen tulee sisältää kaikki kyseisen tuoteryhmän tuotteet. Tuoteryhmäalennus lasketaan Toimittajan sillä hetkellä voimassa olevasta Toimittajan yleisestä hinnastosta.
- Tuoreet lihat ja lihavalmisteet , 2 pistettä
- Peruna-, vihannes-, hedelmä- ja marjapakasteet, 2 pistettä
- Maito- ja maitotaloustuotteet, 2 pistettä
- Kuivat elintarvikkeet, 2 pistettä
- Tuoreet perunat, vihannekset ja hedelmät, 2 pistettä
- Hillot ja säilykkeet, 2 pistettä
- Mehut ja mehuvalmisteet, 2 pistettä
- Non food -tuotteet, 2 pistettä
- Rasvat, öljyt ja margariini, 2 pistettä
- Kahvi ja tee -tuotteet, 2 pistettä
- Tuore kala ja kalatuotteet, 2 pistettä
- Makeutusaineet, 2 pistettä
- Maustekastikkeet ja mausteet, 2 pistettä
- Pakasteleivät ja leivonnaiset, 2 pistettä
- Eniten pisteitä saanut tarjoaja sai täydet painoarvon mukaiset 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet kaavalla: (tarjottu arvo/suurin annettu arvo*60).
Lopuksi painotetut hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja oli Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy (Y-tunnus 2242653-9) kokonaispistemäärällä 100. Tarjousten vertailutaulukko on hankintapäätöksen liitteenä. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy (Y-tunnus 2242653-9) ehdotetaan valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Taloudelliset vaikutukset
Sopimuskausi on neljä vuotta 1.3.2023-28.2.2027 ja sopimuskautta on mahdollista jatkaa korkeintaan kahdella enintään 12 kuukauden pituisella optiokaudella.
Koko hankinnan ennakoitu arvo on 920 000 euroa. Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Hankintasopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tämä päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä.
Toimivalta
Hallintosääntö (KV 21.6.2021 § 53) liite 1 taloudellinen toimivalta, käyttötalousosa kohta 1
Ehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, hallintojohtaja, vt. kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää:
1. valita hankinnan palveluntuottajaksi Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy (Y-tunnus 2242653-9)
2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
3. että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.3.2023-28.2.2027
4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
5. että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen
6. valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sopimukset ja päättämään optiovuosien käyttämisestä.
Käsittely
Pirjo Komulainen teki Mikko Taavitsaisen ja Tomi Passin kannattamana seuraavan muutosehdotuksen:
päätösehdotuksen kohtaa kuusi muutetaan seuraavaan muotoon “6. valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sopimukset. Kaupunginhallitus päättää optiovuosien käyttämisestä.”
Puheenjohtaja totesi, että oli tehty kannatettu muutosehdotus. Puheenjohtaja tiedusteli kaupunginhallitukselta, voidaanko muutosehdotus hyväksyä yksimielisesti. Tämä sopi kaupunginhallitukselle.
Päätös
Hyväksyttiin yksimielisesti Komulaisen muutosehdotuksen mukaisesti.
Kaupunginhallitus päätti:
1. valita hankinnan palveluntuottajaksi Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy (Y-tunnus 2242653-9)
2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
3. että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.3.2023-28.2.2027
4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
5. että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen
6. valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan sopimukset. Kaupunginhallitus päättää optiovuosien käyttämisestä