Perustelut
Valmistelijat: hankintapäällikkö Petra Pantsar ja tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro
Tausta
Kaupunkikehityksen vastuulla on kaupunginvaltuuston hyväksymä kaupungin strateginen päämäärää A1: Toimiva ja turvallinen kaupunkiympäristö (kaupunkimallin käyttöönotto yhdyskuntasuunnittelussa, paikkatietojärjestelmän kokonaisuudistus) toteuttava hanke. Tavoitteen toteutuminen mahdollistetaan tällä rakennetun ympäristön kokonaisratkaisun hankinnalla.
Järvenpään kaupungin nykyinen Facta-kuntarekisteri ja paikkatietojärjestelmä on pääosin hankittu 1990-luvun lopulla ja se koostuu usean eri IT-toimittajan ohjelmistoista. Järjestelmää on vuosien aikana päivitetty ja täydennetty. Järvenpään kaupungin asiakaspalvelutapahtumien kasvu ja henkilökunnan määrä ei enää riitä ylläpitämään erillisiä ohjelmistokokonaisuuksia ja muutoinkaan nykyinen järjestelmä ei vastaa enää tämän päivän digitaalisia tarpeita ja sen ajan tasalla pitäminen on koko ajan työläämpää. Myös valtakunnallinen tietojen yhteentoimivuus edellyttää uudenlaisia kyvykkyyksiä kaupungin maankäytön tiedonhallinnalta tulevaisuudessa. Tämä järjestelmien iäkkyys osittain haittaa maankäytön, kaavoituksen, yhdyskuntatekniikan ja rakennusvalvonnan jokapäiväistä työntekoa sekä hidastaa ja hankaloittaa tiedon ylläpidettävyyttä ja asiakaspalvelua.
Järvenpään kaupunki osallistui kuntien omistaman Kuntien Tiera Oy:n järjestämään rakennetun ympäristön ja maankäytön kokonaisratkaisun kilpailutusta valmistelevaan projektiin syksyllä 2020 (JARDno-2020-2088), minkä tarkoituksena oli korvata kunnissa nykyisin käytössä olevat rekisteri- ja paikkatietojärjestelmät. Kilpailua valmistelevassa projektissa kartoitettiin yhteistyössä mukana olevien kuntien kanssa paikkatietojärjestelmien nykytilat, tunnistettiin kehittämiskohteita, luotiin yhteiset kuvaukset maankäytön keskeisistä prosesseista ja tietojärjestelmän roolista, tunnistettiin sidosryhmät sekä tehtiin markkinakartoitus.
Hankintamenettely
Rakennetun ympäristön ja maankäytön järjestelmän kilpailutus käynnistyi viiden edelläkävijäkunnan kanssa syksyllä 2020. Hankkeessa mukana ovat olleet Järvenpää, Kempele, Mäntsälä, Naantali ja Nokia. Tavoitteena oli kilpailuttaa Tieran omistaja-asiakkaiden käyttöön modulaarinen koko maankäytön suunnittelun kattava SaaS-pohjainen (Software as a Service) kokonaisratkaisu, jonka Kuntien Tieran omistaja-asiakkaat voivat tämän jälkeen hankkia sidosyksikköhankintana. Tavoitteena oli myös yhdistää useita kunnan keskeisiä maankäytön toiminnallisia kokonaisuuksia sekä niihin liittyvä tiedonhallinta yhden kokonaisjärjestelmän alle. Syksyn aikana tehtiin alustavat vaatimusmäärittelyt tunnistetuista prosesseista kohti tavoitetilaa. Järjestelmälle määriteltiin yli 1000 toiminnallista ja ei-toiminnallista vaatimusta. Kunnista määrittelytyöhön osallistui yli 40 asiantuntijaa eri rooleissa. Hankintamuotona oli neuvottelumenettely, joka toteutettiin Kuntien Tieran vetämänä. Alustava tarjouspyyntö julkaistiin marraskuussa 2020 neuvottelumenettelyä varten. Hakemusten perusteella valittiin kolme toimittajaa neuvotteluihin. Neuvottelukierrokset toimittajien kanssa käytiin tammi-helmikuussa 2021. Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin maaliskuussa 2021. Lopullisen tarjouksen perusteella toimittajaksi valittiin Esri Finland Oy. Tiera teki asiassa hankintapäätöksen 26.4.2021, jonka jälkeen Esri Finland Oy ja Kuntien Tiera Oy täsmensivät hankintasopimuksen yksityiskohtia ja sopimus allekirjoitettiin 16.6.2021.
Hankinnan kohde
Kilpailutuksen voittanut tietojärjestelmä (Tiera City) on tietomallipohjainen ja prosessiohjattu rakennetun ympäristön kokonaisratkaisu. Se yhdistää keskeiset rakennetun ympäristön ja maankäytön suunnittelun toiminnot ja niiden tiedonhallinnan yhden kokonaisjärjestelmän alle. Keskeisiä toimintoja ja prosesseja ohjataan toiminnanohjauksella, joka parantaa tehokkuutta, ohjaa toimintaa ja parantaa läpinäkyvyyttä. Tietomallipohjainen maankäyttötietojen hallinta mahdollistaa siirtymisen tietosiiloista ja -saarekkeista yhtenäiseen kaupunkimallipohjaiseen tiedonhallintaan, niin kaksi- kuin kolmiulotteisesti. Tiera City integroituu lisäksi keskeisiin kansallisiin tietovarantoihin ja rekistereihin ja on integroitavissa asiakkaiden muihin operatiivisiin tietojärjestelmiin, kuten päätöksenteon ja asianhallinnan sekä taloushallinnon järjestelmät.
Ratkaisu sisältää konfiguroitavat modulaariset ohjelmistot, joiden käyttöönotto tapahtuu pilvipohjaisena palveluna (SaaS). pääosin valmiiksi tuotteistettuina. Modulaarinen kokonaisuus mahdollistaa tarvittaessa myös vaiheittaisen käyttöönoton. Hankinta koostuu toiminnallisista kokonaisuuksista: ydintoiminnoista, perustoiminnoista ja lisätoiminnoista. Ratkaisu perustuu Esrin ArcGIS teknologialle, joka ei sisältynyt kilpailutukseen. Järvenpään kaupunki voi käyttää tähän jo olemassa olevaa koko konsernin kattavaa kuntalisenssiä.
Hankinta-asiaa on kaupungilla valmistellut eri toimintojen edustajia muun muassa paikkatiedoista ja mittauksesta, kaavoituksesta, yhdyskuntatekniikasta sekä tietohallinnosta. Kaupunki on neuvotellut Kuntien Tiera Oy:n kanssa hankinnan tarkemmasta sisällöstä kilpailutuksen jälkeen. Tiera on toimittanut uusimmat sopimusluonnokset 8.2.2022, joiden perusteella Järvenpään kaupunki hankkisi ensi vaiheessa seuraavat moduulit:
Perustoiminnot:
- Kaupunkimallin hallinta
- Ajantasakaavan ylläpito
- Kiinteistönmuodostus ja tonttijakojen hallinta
- Kaavavarantojen ja maaomaisuuden ylläpito ja raportointi
- Infraomaisuuden hallinta
- Maanvuokralaskutus
- Lupien hallinta
Tieran kilpailutus sisälsi myös erilaisia optiomoduleita. Modulaarisuus mahdollistaa lisäosien hankinnan myöhemmin, jos niille ilmenee tarvetta.
Kokonaiskustannukset sisältävät myös datakonversiot, käyttöönotot, koulutukset sekä integraatiot Järvenpään kaupungin taloushallintajärjestelmään sekä Kaupunkikehityksen käytössä olevaan Lupapiste-palveluun. Hankinnan kokonaiskustannuksiin sisältyvät myös projektissa erillistyönä toteutettavat integraatiot muihin tarvittaviin kaupungin järjestelmiin, esimerkiksi asianhallintajärjestelmään (CaseM), digiarkistoon ja tietoaltaaseen.
Kokonaishinta ja sopimuskausi
Hankinnan 48 kuukaudelle laskettu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa Järvenpään kaupungille on 992 000 euroa. Sopimus on toistaiseksi voimassaoleva.
Kaupungin ICT menot eivät kasva hankkinnan vuoksi, sillä uusi järjestelmä mahdollistaa sellaisten työvaiheiden automatisoinnin, mitä nykyisellään tehdään manuaalisesti. Uuden järjestelmän käyttöönoton johdosta vähintään yksi eläköitymisen vuoksi tyhjilleen jäävä vakanssi voidaan jättää täyttämättä. Säästyneen palkkakulun avulla katetaan uuden ja vanhan järjestelmän vuosikustannuksen erotus.
Toimivalta / päätöksen peruste
Toimivalta perustuu hallintosäännön liitteeseen 1, käyttötalousosa.
TP
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Järvenpään kaupunginhallitus päättää:
1. hankkia SaaS-palveluna tuotetun Tiera City -rakennetun ympäristön ja maankäytön tietojärjestelmän sidosyksikköhankintana Kuntien Tiera Oy:ltä,
2. valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan järjestelmää koskevat sopimukset,
3. että sopimus syntyy vasta, kun palvelusopimus on allekirjoitettu molempien osapuolten osalta.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.