Valmistelija
Kaarina Laine, kaupunkitekniikan johtaja, kaarina.laine@jarvenpaa.fi
Perustelut
Järvenpään kaupunki toimitti 29.08.2018 alustavan tarjouspyynnön Järvenpään kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksena neljälle osallistumishakemuksen jättäneelle yritykselle, Alltime Oy, Viherpalvelut Hyvönen Oy, VRJ Etelä-Suomi Oy ja YIT Rakennus Oy (Ilmoituksen numero 198382). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Sopimusaika on 1.5.2019 – 1.10.2023, sopimukseen sisältyy optiovaraus kahdelle erikseen päätettävälle vuodelle. Optiovuosien arvioidut ajat ovat 2.10.2023- 1.10.2024 ja 2.10.2024-1.10.2025.
Hankinta perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Alustavien tarjousten vertailussa laatutekijöiden painoarvo oli 70% ja hinnan painoarvo 30%. Lopullisten tarjousten vertailussa laadun painoarvo oli 40% ja hinnan painoarvo oli 60%.
Määräaikaan 5.10.2018 klo 12.00 mennessä alustavan tarjouskirjeen jättivät seuraavat yritykset:
Alltime Oy
YIT Rakennus Oy.
Tarjousten selonottokokous järjestettiin 9.10.2018. YIT Rakennus Oy ilmoitti saapuneessa tarjouskirjeessä, että ei jätä tarjousta.
Alustavaa tarjousten hinta- ja laatuvertailua ei tehty, koska oli saapunut vain yksi tarjous. Alltime Oy:n tarjous täytti alustavalle tarjouspyynnölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja oli alustavan tarjouspyynnön mukainen.
Hankintamenettelyä jatkettiin neuvotteluihin Alltime Oy:n kanssa. Neuvottelumenettely sisälsi kaksi neuvottelukierrosta. Ensimmäinen neuvottelu järjestettiin 30.10.2018, jossa käsiteltiin liikkeenluovutukseen, sopimusasioihin ja kaupallisiin ja muihin asioihin liittyviä asioita. Toinen neuvottelu järjestettiin 6.11.2018, jossa käsiteltiin teknisiä ja laatuasioita.
Järvenpään kaupunki toimitti 3.12.2018 lopullisen tarjouspyynnön Järvenpään kaupungin kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksena alustavan tarjouksen jättäneelle ja neuvotteluihin osallistuneelle Alltime Oy:lle. Määräaikaan 11.1.2018 klo 12.00 mennessä lopullisen tarjouksen jätti Alltime Oy. Tarjouspyyntö ja tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä.
Tarjoajien soveltuvuus ja tarjouspyynnönmukaisuus
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjoajan kelpoisuus tarkistettiin 11.1.2019 tarjousten avauksen jälkeen. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden ja tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen on liitteenä.
Tarjouksen selonotto tehtiin 14.1.2019 tarjouksen muotoseikkojen ja tarjouspyynnössä edellytettyjen hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevien vähimmäisvaatimusten täyttämisen osalta.
Tarjoajalta pyydettiin lisäselvityksiä ja niihin saatiin vastaukset selonottoneuvottelussa 15.1.2019. Tarjoajan tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja tarjoaja täyttää tilaajan asettamat kelpoisuusehdot.
Hankinnan ratkaisuperuste ja taloudelliset vaikutukset
Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinta- ja laatuvertailua ei tehty koska saatiin vain yksi tarjous.
Alltime Oy:n kokonaishintainen tarjous sopimuskaudelle 1.5.2019 – 1.10.2023 on 17 974 590,00 euroa (alv 0 %).
Hankinnan kokonaisarvo mahdolliset optiot mukaan lukien 1.5.2019 – 1.10.2025 on 26 067 590, 00 euroa (alv 0%). Optioiden (1+1) käytöstä tehdään erilliset päätökset.
Hankinnan määräraha on varattu kaupungin vuoden 2019 käyttötalousosassa. Sopimusvuosien 2020-2023 hankintaosuuteen varaudutaan tulevissa kaupungin budjeteissa.
Kustannukset osoitetaan kustannuspaikalle 18615000 / toiminto 186501 tai 186504 / seuranta 1 18641241.
Ehdotus
Esittelijä
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
- valita Järvenpään kaupungin kunnossapidon alueurakan hankinta liikkeenluovutuksella palveluntuottajaksi Alltime Oy:n sopimuskaudelle 1.5.2019- 1.10.2023 kokonaishintaan 17 974 590,00 euroa (alv 0 %).
- valtuuttaa kaupunkitekniikan johtajan allekirjoittamaan palvelusopimuksen.