Perustelut
Järvenpään kaupunki on julkaissut Järvenpää-talon ravintola-, myynti- ja markkinointipalveluita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 15.11.2023 (ilmoituksen numero JARDno-2023-7980). Hankinta toteutettiin neuvottelumenettelyllä, jossa pyydettiin potenttiaalisia tarjoajia lähettämään osallistumishakemuksen ennen virallisen tarjouksen lähettämistä. Neuvottelumenettelyyn päädyttiin syystä että aikaisemmin avoimen menettelyn hankintailmoitukseen ei saatu kuin yksi (1) tarjous, jonka johdosta hankinta keskeytettiin ja aloitettiin alusta.
Määräaikaan 16.12.2023 klo 9.00 mennessä kirjallisen osallistumishakemuksen jättivät seuraavat tarjoajat:
1. Compass Group
2. Delicatessen
Molempien osallistumishakemuksen jättäneiden tarjoajien kanssa neuvotteltiin 10.1.2024 ja neuvotteluiden pohjalta, virallinen tarjouspyyntö laadittiin ja julkaistiin.
Molemmat osallistumishakemuksen jättäneet yritykset jättivät myös tarjoukset, jotka arvioitiin ja joiden pohjalta myös päätöstä ehdotetaan.
Vertailuperusteet:
- Liikevaihtoperusteinen vuokra
- Liikevaihtosidonnaista lisävuokraa Järvenpää-talon ravintolatoiminnan kokonaisliikevaihdon 750.000 € (alv 0%)
- Palkkio myynti- ja markkinointipalvelun tuottamisesta
- Järvenpää-talon lounaskahvilan konsepti, toimintatapa ja markkinointi sekä toiminnan kehittäminen
- Järvenpää-talon kokous-, juhla- ja tapahtumatarjoilujen konsepti, toimintatapa ja markkinointi sekä toiminnan kehittäminen vuodessa ylittävästä osuudesta.
- Väliaikatarjoilut
Vertailuperusteista saa pisteitä tarjouspyynnön mukaisesti ja kilpailutuksen voittaa korkeimman kokonaispistemäärän saanut tarjoaja.
Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.
Tarjouspyynnön mukaisesti, tarjoukset käsiteltiin seuraavasti:
1) Ehdokkaan soveltuvuuden täyttymisen tarkastaminen
2) Osallistumishakemuksen hankintailmoituksen mukaisuuden tarkastaminen
3) Osallistumishakemusten vertailu ilmoitettua perustetta soveltaen
4) Neuvotteluihin osallistuvien ehdokkaiden valinta ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti
5) Neuvottelukutsun lähettäminen
6) Neuvottelut
7) Lopullisen tarjouspyynnön lähettäminen neuvotteluihin osallistujille
8) Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
9) Tarjousten vertailu ilmoitettua perustetta soveltaen
10) Tarjouksen valinta ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti
11) Soveltuvuuteen liittyen selvitysten pyytäminen voittajalta ja soveltuvuusvaatimusten täyttämisen tarkastaminen
12) Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset.
Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitetut vertailuperusteet joista saa pisteitä tarjouspyynnön mukaisesti ja kilpailutuksen voittaa korkeimman kokonaispistemäärän saanut tarjoaja.
Ratkaisu:
Tarjoukset käytiin läpi kolmen (3) arvioijan kesken joihin kuuluivat Tony Åkerberg (Hankinta-asiantuntija), Jari Salminen (Palvelupäällikkö Järvenpää-talo) ja Eeva-Maija Heikkinen (Plato Consulting Oy). Tarjousasiakirjoja vertailtiin tarjouspyynnön mukaisesti jonka pohjalta pisteytys oli seuraava:
-
Compass Group 100 pistettä
-
Delicatessen 78,04 pistettä
Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Taloudelliset vaikutukset
Kyseessä on käyttöoikeussopimus jonka ennakoitu arvo lasketaan hankintalain mukaan arvioiden liikevaihtoa neljälle (4) vuodelle, jolloin hankinnan ennakoitu arvo on 4 000 000 euroa, mutta hankintakustannus 0 euroa.
Toimivalta
Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on hyvinvointilautakunnalla.
PR, KS
Ehdotus
Esittelijä
-
Kristiina Soots, palvelualuejohtaja, kristiina.soots@jarvenpaa.fi
Hyvinvontilautakunta päättää:
- valita hankinnan palveluntuottajaksi vertailun ensimmäiseksi tullut Compass Groupin.
- että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt ja kun valitulla palveluntuottajalla/toimittajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita/tavaroita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.
- valtuuttaa toimivaltaisen viranhaltijan allekirjoittamaan sopimukset.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.