Kaupunginhallitus, kokous 28.3.2022

Perustelut

Valmistelijat: johtava asiantuntija Esa Aaltonen, hankintapäällikkö Petra Pantsar ja tietohallintojohtajaToni Pallaspuro 

Taustaa ja hankinnan kohde 

Järvenpään Kaupunginvaltuusto hyväksyi 10.6.2019 kaupungin uuden strategian. Informaatiopääoma ja tiedolla johtaminen päämäärän mukaisesti digitaaliset palvelut nähdään kaupungissa strategisina investointeina ja tavoittelemme asiakkaillemme ja työntekijöillemme sujuvaa tietotekniikkaa ja digitaalisia palveluita. Lisäksi toiminnan ja palveluiden jatkuva kehittäminen, automatisointi ja turhan työn poistaminen teknisiä ratkaisuja hyödyntäen on kaiken tekemisen lähtökohta.  

ICT:n hyödyntämisen lähivuosien merkittävimmät kehitysalueet ovat tiedolla johtaminen ja automatisointi sekä digitaaliset palvelut. Korjausvelkaa lyhennetään uudistamalla jatkuvasti järjestelmäkantaa modernisoiden samalla palveluiden tuottamisen tapaa. ICT-sidonnainen kehittäminen on kohdentunut ja kohdentuu myös vielä lähivuosina kaupungin vanhojen tietojärjestelmien uudistamiseen, uusien tarvittavien palvelualustojen ja tietojärjestelmien hankintaan. Näitä hyödyntämällä voidaan toteuttaa tavoitteiden mukaista toiminnan tuottavuuden ja tehokkuuden lisäämistä sekä parempaa laatua. Keskeiseksi kehitettäväksi alueeksi on tunnistettu lukuisilla sähköisen asioinnin alustoilla tuotettavat palvelut, jotka näkyvät asiakkaille epäyhdenmukaisina ja paikoin vaikeasti saavutettavina ja kaupunkiorganisaatiolle vaikeasti hallittavina ja irrallisina.

Digitaalisten palveluiden kokonaisvaltainen kehittäminen käynnistettiin strategien mukaisesti asiointialustan hankinnan määrittelyllä vuonna 2021. Uuden alustan hankinta luo teknisen valmiuden digitaalisten palvelujen tavoitteen mukaiselle jatkokehittämiselle ja laajentamiselle. Uudelle alustalle toteutettaisiin kaikki kaupungin digitaaliset palvelut yhtenäisellä konseptilla. Yhteinen tekninen ratkaisu ja asioinnin konsepti mahdollistaa kuntalaisille helppokäyttöiset, saavutettavat ja käyttäjäkokemukseltaan yhtenäiset digitaaliset palvelut sekä verkossa että mobiilisti. Alusta tukee myös prosessien ja tehtävien automatisointia. 

Hankintamenettely 

Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Kyseessä on yhteishankinta Järvenpään kaupungin ja Keravan kaupungin välillä. Molemmat kaupungit tekevät omat hankintapäätökset ja sopimukset valitun toimittajan kanssa.  

Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi 4.2.2022. Tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla sähköisessä muodossa Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 11.3.2022 klo 12:00. Määräaikaan 11.3.2022 klo 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat: 

• Visma Consulting Oy (Y-tunnus 1988069-3) 
• Sofigate Business Technologies Oy (Y-tunnus 19694727) 
• Fluido Oy (Y-tunnus 2304624-7) 

Tarjoajan soveltuvuus 

Hankintalain 87 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaisesti hankintayksikön on vaadittava käytettäväksi ESPD-lomaketta alustavana näyttönä siitä, että tarjoajaa ei koske mikään hankintalain 80 ja 81 §:ssä tarkoitetuista poissulkuperusteista. Tarjoajien täyttämien ESPD-lomakkeiden perusteella, kaikki tarjoajat täyttävät hankintalain 80 ja 81 §:ssä esitetyt vaatimukset. Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä hankintailmoituksessa tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.  

Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikkö tarkistaa valitulta toimittajalta ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskeeko sitä 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste ja täyttyvätkö tarjoajat hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset.  

Tarjoajat täyttivät referenssilomakkeen tietojen perusteella hankintailmoituksessa tarjoajien tekniselle ja ammatilliselle pätevyydelle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintayksikkö pidättää oikeuden tarkastaa valitun toimittajan referenssin paikkansapitävyys referenssiyhteyshenkilöltä ennen sopimuksen allekirjoittamista.  

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 

Hankinnan kohdetta ja tarjouksia koskevat vähimmäisvaatimukset määriteltiin tarjouspyynnöllä ja sen liitteinä olleissa hankinta-asiakirjoissa.  

Hankintayksikkö pyysi hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaisesti Visma Consulting Oy:ltä ja Sofigate Business Technologies Oy:ltä täydennystä hintaliitteen kustannuksen erittelyn osalta. Täsmennyspyyntöön saatujen vastausten perusteella kaikkien tarjoajien tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.  

Hankintayksikkö on pyytänyt hankintalain 96 §:n mukaisesti Visma Consulting Oy:ltä selvitystä tarjouksen poikkeuksellisen alhaisesta hinnasta. Visma Consulting Oy:n antama selvitys oli hyväksyttävä. 

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu 

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen valintaperuste oli hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot olivat seuraavat: 

Hinta, 40 pistettä  

Halvimman vertailuhinnan ilmoittanut tarjoaja sai täydet painoarvon mukaiset 40 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (Halvin hinta/ tarjottu hinta) *40.  

Laatu, 60 pistettä 

• Toiminnalliset vaatimukset, 25 

Tarjoajan toiminnallisista vaatimuksista saamat pisteet lasketaan yhteen. Parhaat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja saa täydet painoarvon mukaiset 20 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (Tarjoajan saamat laatupisteet/parhaan tarjoajan laatupisteet) *25. 

• Ei-toiminnalliset, 25 

Tarjoajan ei-toiminnallisista vaatimuksista saamat pisteet lasketaan yhteen. Parhaat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja saa täydet painoarvon mukaiset 25 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (Tarjoajan saamat laatupisteet/parhaan tarjoajan laatupisteet) *25. 

• Asiantuntijat, 10 

Tarjoajan nimeämien asiantuntijoiden osaamisesta ja kokemuksesta saamat pisteet lasketaan yhteen. Parhaat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja saa täydet painoarvon mukaiset 10 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (Tarjoajan saamat laatupisteet/parhaan tarjoajan laatupisteet) *10. 

Lopuksi painotetut hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja oli Visma Consulting Oy kokonaispistemäärällä 100. Tarjousten vertailutaulukko on hankintapäätöksen liitteenä. Visma Consulting Oy (Y-tunnus 1988069-3) ehdotetaan valittavaksi sopimuskumppaniksi.  

Taloudelliset vaikutukset 

Koko hankinnan arvioitu arvo on 2 miljoonaa euroa, josta Järvenpään kaupungin osuus on noin 1 000 000 euroa neljän vuoden mittaisella määräaikaisella sopimuskaudella ja sen jälkeen jatkuvalla toistaiseksi voimassa olevalla sopimuskaudella.  

Hankintasopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan neljäntoista (14) päivän kuluttua siitä, kun tämä päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. 

Toimivalta

Hallintosääntö liite 1. 

TP 

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää:

1. valita digitaalisen asioinnin alustan ja asiantuntijapalveluiden tuottajaksi/toimittajaksi Visma Consulting Oy:n, 
2. valtuuttaa Tietohallintojohtajan allekirjoittamaan sopimukset Visma Consulting Oy:n kanssa sekä tekemään niihin tarvittavia vähäisiä korjauksia, ja  
3. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valitulla palveluntuottajalla/toimittajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita/tavaroita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet. 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.