Kaupunginhallitus, kokous 4.5.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 172 Liittyminen - Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut

JARDno-2020-892

Valmistelija

  • Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi

Perustelut

Laatijat: Markus Lauriala, Seppo Oksa ja Pentti Laari

 

KL-Kuntahankintojen puitesopimus KLKH 131: Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut 2018 - 2020

Järvenpään kaupungilla on ollut vastaavia palveluja kattava puitesopimus KLKH 82, joka on päättynyt 28.2.2020. Tällä hetkellä ei ole voimassa olevaa kilpailutettua sopimusta, jonka puitteissa voitaisiin hankkia Microsoft-ohjelmistojen käyttöoikeuksia. Kaupungin voimassa olevat käyttöoikeussopimukset päättyvät 31.5.2020 opetus-sektorilla ja 30.6.2020 hallinnossa.

Järvenpään kaupunki on vuonna 2018 ilmaissut kiinnostuksensa KLKH 131 -puitesopimukseen liittymisestä ja ilmoituksen perusteella kaupungilla on oikeus liittyä siihen.

Liittymisen hyötyinä ovat edellä mainittujen käyttöoikeussopimusten uusimismahdollisuuden kilpailutetulla sopimuksella lisäksi ko. puitesopimukseen liittyvät optiot, joiden perusteella voidaan tarvittaessa mm. hankkia ns. CSP-käyttöoikeuksia (Cloud Service Provider) ja lisenssiomaisuudenhallintaan liittyviä palveluja. Ensin mainituille on tarve jo suunnitellussa CRM-projektissa ja lisenssien hallinnan systematisoinnille on suuri tarve kustannusten ja muidenkin kuin MS-ohjelmistojen käyttöoikeuksien hallitsemiseksi. Optioiden mahdollisesta hyödyntämisestä tehdään myöhemmin erillinen päätös kaupungin hankintaohjeiden mukaisesti.

Liittyminen KLKH 131 -puitesopimukseen on maksuton, kustannuksia aiheutuu hankintojen myötä. Ensimmäiset hankinnat suoritettaisiin toukokuussa 2020.

Tietohallinto esittää liittymistä KLKH 131 puitesopimukseen.

 

Microsoft-ohjelmistojen käyttöoikeussopimukset 2020-2023

Järvenpään kaupungilla on laajalti käytössä Microsoftin ohjelmistoja sekä hallinto- että opetus-sektorin käyttäjillä. Molemmilla sektoreilla on omat sopimukset ja KL-Kuntahankintojen kilpailuttamina ne ovat  olleet 3-vuotisia. Sopimukset on tehty vuonna 2017, kaupunginhallitus on tehnyt päätöksen hallinnon sopimuksesta 5.6.2017 (§ 168), opetuksen sopimuksesta on tehty viranhaltijapäätös, kaupunginjohtaja 24.5.2017 §1.  

Hallinnon nykyinen sopimus "Microsoft Enterprise Agreement nro 71475628" päättyy 30.6.2020 ja opetuksen "Microsoft Enrollment for Education Solutions nro 78812043" 30.5.2020. Sopimukset on uusittava toukokuussa ja ainoa Järvenpään kaupungin käytettävissä oleva kilpailutettu puitesopimus olisi KL-Kuntahankintojen KLKH 131.

Sopimuksen sisältö pidetään yhteneväisenä voimassa oleviin sopimuksiin verrattuna ja ohjelmistot ovat hallinto-sektorilla Microsoftin lisenssoinnin M365 E3- ja O365 F3-tasoiset, opetus-sektorilla taso nousee A3-tasolle Microsoftin lopetettua aiemman A1-tason toimitukset.

Hallinto-sektorin kustannukset kolmen vuoden sopimuskaudelle ovat 520.000€ ja opetus-sektorin 265.000€, yhteensä 785.000€.

Tietohallinto esittää hallinto- ja opetus-sektorin sopimusten uusimista KLKH 131 puitesopimuksen mukaisin ehdoin.

Toimivalta

Toimivalta määräytyy voimassa olevan Hallintosäännön liitteen 1 mukaan, jonka perusteella yli 500.000 euron hankinnoista päättää kaupunginhallitus.

 

/TP

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. että Järvenpään kaupunki liittyy KL-Kuntahankinnat Oy:n yhteishankintaan, KLKH131 - Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut 2018 - 2020
  2. että KLKH131 - Microsoft-käyttöoikeuksien jälleenmyynti ja niihin liittyvät palvelut 2018 - 2020 sopimuksen puitteissa tehdään hallinto- ja opetus-sektorille 3-vuotissopimukset Microsoft-ohjelmistojen käyttöoikeuksista
  3. että tietohallintojohtaja valtuutetaan allekirjoittamaan päätöksiin liittyvät sopimukset sekä liittymisilmoitukset
  4. että päätös pannaan täytäntöön sen lainvoimaa odottamatta.

Päätös

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Kaupungin johtoryhmä, Hansel Oy, Atea Oy, Microsoft Oy