Kaupunginhallitus, kokous 4.5.2020

Perustelut

Valmistelijat: hallintojohtaja Iiris Laukkanen, tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro

Sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely / Säädöspohja

Kuntalain 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Kuntalain 99 §:n asettaa sähköisen kokouksen edellytykseksi, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

Kuntalain 100 §:n mukaan julkisia kokouksia lukuun ottamatta toimielimen päätöksenteko voi tapahtua myös suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta. Sähköinen päätöksentekomenettely soveltuu erinomaisesti selkeiden rutiiniluontoisten päätösasioiden päätösmenettelyksi ja vapauttaa parhaimmillaan aikaa strategisten kysymysten pohdintaan.

Kuntalain 90 §:ssä säädetään kunnan hallintosäännön sisältövaatimuksista. Hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset "toimielinten päätöksentekotavoista sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä”.

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 106 §:n mukaan

1) "Sähköisen kokouksen pitäminen edellyttää sitä, että kaupunginhallitus tai sen nimeämä viran- tai toimenhaltija on päätöksellään todennut, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla."

2) "Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä."

Sähköisen päätöksentekomenettelyn osalta hallintosäännön 107 §:ssä edellytetään myös kaupunginhallituksen tai sen nimeämän viran- tai toimenhaltijan päätöstä teknisten laitteiden, järjestelmien ja tietoliikenneyhteyksien ajantasaisuudesta ja tietoturvallisuudesta.

Tekniset edellytykset

Sähköinen kokous edellyttää yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä. Kuntalain esitöissä yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä kuvataan: " - - . Yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä voidaan pitää kunnallisen toimielimen päätöksenteon kannalta tarpeellisena ja se turvaisi osaltaan toimielimen päätöksenteon toimintaedellytyksi, sillä kokoukseen osallistuvat henkilöt voisivat näin keskustella päätettävänä olevista asioista "kasvokkain"."

Yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä ei ole määritelty täsmällisesti. Valmiustilalain voimassaolessa kuntia on siirtynyt sähköiseen kokousmenettelyyn esimerkiksi Teams- tai Skype-järjestelmää hyödyntäen. Näissä järjestelmissä yhtäaikainen näköyhteys kaikkiin kokoukseen osallistujiin ei ole kaikissa olosuhteissa toteutetettavissa. Kulloinkin puhuvaan henkilöön näköyhteys kuitenkin on olemassa. 

Kuntaliitto on ohjeistanut 20.3.2020 päivitetyllä ohjeellaan, että kunnan tulee huolehtia käytettävien välineiden "tietoturvasta ja tietosuojasta". Yleisesti käytössä olevien järjestelmien osalta tämä merkitsee sitä, että kunnan on huolehdittava siitä, että esimerkiksi päivitykset ovat ajan tasalla. Kunnan velvollisuutena on myös huolehtia kokoustekniikan toimivuudesta. Toimielimen jäsenellä tulee olla tosiasiallinen mahdollisuus osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon. Jos yhteydet ovat heikot tai osallistujan yhteys kokoukseen katkeaa, on kokous keskeytettävä ja kokousta jatkettava kun yhteydet jälleen toimivat. 

Järvenpään kaupungilla sähköinen kokous voitaisiin toteuttaa hyödyntäen kokoushallintajärjestelmä CaseM:n ohella joko Teams- että Skype -sovellusta. Sähköisen kokouksen osalta jää vielä arvioitavaksi tietoturvan ja tietosuojan riittävä varmistaminen. Riskiarviona on otettava kantaa siihen, voivatko luottamushenkilöt edelleen hyödyntää kokouksissa omia laitteitaan vai edellyttääkö tämä sitä, että luottamushenkilöiden käyttöön on hankittava laitteet, jotka ovat etähallinnassa ja joiden päivittämisestä ja toimivuudesta kaupunki voi tosiasiallisesti vastata.

Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotto valmistellaan sähköisen kokouksen käyttöönotosta erillisenä asiana, sillä sähköinen päätöksentekomenettely todennäköisesti edellyttää tunnistautumiseen liittyvän osion hankintaa CaseM-järjestelmään. 

Harkinta

Sähköisten kokousten yhteydessä tarvittavien teknisten laitteiden, järjestelmien ja tietoliikenneyhteyksien ajantasaisuutta ja tietoturvallisuutta koskeva asia tuodaan kaupunginhallituksen päätöksentekoon erikseen tietohallinnon valmistelusta. 

Kaupunginhallituksen on lisäksi arvioitava, millaisesta paikasta sähköiseen kokoukseen voi osallistua, mitä konkreettisesti merkitsee hallintosäännön määräys "suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä". Tässä arviossa ääripäinä voidaan pitää yhtäältä luottamushenkilön omaa vakuutusta asiantilasta ja toisena ääripäänä kaupungin osoittamaa etäosallistumiseen tarkoitettua yleisöltä suljettua tilaa. 

Arvioinnissa on merkitystä myös käsiteltävien asioiden laadulla: käsiteltäessä julkisia asioita on kohdistuu intressi luottamuksellisten keskustelujen suojaamiseen, käsiteltäessä ei-julkisia asioita (esim. yksilöasiat, liikesalaisuudet), on huolehdittava tietosuojasta myös asianosaisen intressien turvaamiseksi ja kaupungin maine- ja vahinkoriskien hallitsemiseksi.

Sähköiseen kokoukseen osallistumista koskevat ohjeet ovat valmistelussa hallintopalveluiden ja tietosuojavastaavan yhteistyönä. Sähköisen päätöksentekomenettelyn osalta laaditaan erilliset menettelyohjeet. Tyypillisesti sähköiseen päätöksentekomenettelyyn ohjautuvat asiat ovat julkisia tai sellaiseksi päätöksenteon jälkeen tulevia, eikä sähköisen päätöksentekomenettelyn yhteydessä käydä keskustelua. 

IL

Perustelut

Valmistelija: hallintojohtaja Iiris Laukkanen, tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro

Aiempi käsittely kh 31.3.2020 § 99

Asian valmistelua on jatkettu sähköiseen kokousmenettelyyn siirtymiseksi.

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 106 §:n mukaan sähköisen kokouksen pitäminen edellyttää, että kaupunginhallitus tai sen nimeämä viran- tai toimenhaltija on päätöksellään todennut, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet,​ järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Tekniset laitteet

Teknisten laitteiden riittävästä tietoturvasta ja ajantasaisuudesta voidaan huolehtia hyödyntämällä etähallinnassa olevia laitteita. Tällaisia laitteita ovat tällä hetkellä kaupungin tablettitietokoneet ja kannettavat tietokoneet. Kokouksiin ei siten voida osallistua älypuhelimin tai muun organisaation tai henkilön omistamin laittein. Luottamushenkilön tulee huolehtia siitä, että laitteet käytetään säännöllisesti verkossa ja että niihin etänä tuotettavat päivitykset ladataan ja asennetaan säännöllisesti. Laitetta ei myöskään saa tilapäisestikään luovuttaa toisen henkilön käyttöön.

Tietohallinnon arvion mukaan järjestelmät ja laitteet edellä kuvatulla tavalla toteutettuina ovat riskiarviona tyydyttävällä tasolla käyttöönotettavissa. Tietohallinto jatkaa kehitystyötä tavoitteena nykyistä tietoturvallisempi ratkaisu. Tietoliikenneyhteyksien osalta siirrytään hyödyntämään VPN-yhteyttä viipymättä sen jälkeen, kun kuormitustilanne sen sallii. 

Järjestelmät

Sähköinen kokous edellyttää yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan tämä voidaan toteuttaa Teams-järjestelmällä siten, että vähintään kulloinkin puheenvuorossa olevan henkilön tulee näkyä ja kuulua yhdenvertaisesti kaikille. Näkö- ja ääniyhteyden keskeytymisestä tai sen laadun heikentymisestä kokoukseen osallistujan on ilmoitettava viipymättä puheenjohtajalle, jotta tämä voi laillisuusongelmien välttämiseksi keskeyttää kokouksen kunnes yhteydet on jälleen palautettu. 

Kokouksen hallinta tapahtuu muutoin CaseM-järjestelmää hyödyntäen. Kokoukseen osallistuja ilmoittautuu kokoukseen läsnäolevaksi ja ilmoittaa poistumisestaan ja mahdollisesta esteellisyydestään järjestelmää hyödyntäen. Myös äänestäminen tapahtuu CaseM-järjestelmässä.

Tietosuoja

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 106 §:n mukaan suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Tietosuojavastaava on antanut asiassa tarkentavaa ohjeistusta, ks liite.

Kokouksiin osallistumiseen etänä sovelletaan soveltuvin osin kaupungin etätyöohjetta ja kulloinkin voimassaolevaa tietosuojaohjeistusta. Tietosuojaan liittyvän osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi kokoukseen osallistuvia suositellaan huolehtimaan tietosuojakoulutusten suorittamisesta Navisec-järjestelmässä.

Eteneminen

Sähköisten kokousten pitäminen aloitetaan kaupunginhallituksen kokouksilla. Sähköistä kokousmenettelyä suunnitellaan laajennettavaksi laitehankintojen myötä ensin tarkastuslautakuntaan.

Tarkentavat ohjeet

Tarkentavia tietosuojaan, tietoturvaan ja kokousmenettelyyn liittyviä määräyksiä ja ohjeita on koottu liitteeseen. 

Sähköinen päätöksentekomenettely

Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään erikseen.