Kaupunginhallitus, kokous 23.6.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 183 Tieto- ja tiedolla johtamisen asiantuntijapalveluiden hankinta

JARDno-2021-797

Valmistelija

  • Pekka Koponen, kehittämispäällikkö, pekka.koponen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Hankintakertomus

Hankintamenettelynä oli rajoitettu menettely. Tarjouspyyntö perustuu Hansel Oy:n perustamaan dynaamiseen hankintajärjestelmään ”IT-konsultointi 2021-2025 (DPS)”. Kaupunginhallitus on päättänyt liittymisestä kokouksessaan 15.3.2021 § 66.

Tarjouspyyntö lähetettiin dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille yrityksille 28.5.2021. Tarjouspyyntöä korjattiin 29.5.2021 ja hankinnan kohteen kuvaukselta poistettu sivupalkkiin jääneet sinne kuulumattomat kommentit.

Tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla sähköisessä muodossa Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 10.6.2021 klo 12:00.

Määräaikaan 10.6.2021 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

Aureolis Oy (Y-tunnus 1645592-3)

Cerion Solution Oy (Y-tunnus 2000757-6)

CGI Suomi Oy (Y-tunnus 0357502-9)

Digia Finland Oy (Y-tunnus 1091248-4)

Pinja Digital Oy (Y-tunnus 1002325-7)

Productivity Leap Oy (Y-tunnus 2907000-2)

 

Tarjoajan soveltuvuus

Hansel Oy on asettanut vaatimukset dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttävien ehdokkaiden soveltuvuudelle järjestelmän perustamisvaiheessa. Hansel Oy on tarkistanut dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjen yritysten soveltuvuuden ja on hyväksynyt soveltuvuuden täyttävät yritykset dynaamiseen hankintajärjestelmään. Tarjoaja on soveltuvuusvaatimukset täyttävä.

 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Aureolis Oy:ltä pyydettiin täsmennystä tarjouksen liitteenä olleeseen liitteeseen 2 Asiantuntijat. Täsmennyspyyntö koski vähimmäisvaatimuksien täyttymistä todentavaa osaamisen ja kokemuksen kuvausta. CGI Suomi Oy:ltä pyydettiin täsmennystä koskien tarjouksen yksikköhintaa. Vastaukset täsmennyspyyntöihin saapuivat määräajassa.

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

 

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen valintaperuste oli hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot olivat seuraavat:

Hinta, 40 pistettä

Hintavertailu tehtiin ilmoitettujen hintatietojen ja niistä muodostetun vertailuhinnan perusteella.

Asiantuntijatyö: Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) *25

Raportointiratkaisujen häiriöhallinta ja tuki henkilöstölle: Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) *10

Koulutus: Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) *5

Laatu, 60 pistettä

Laadullinen vertailuperuste: Asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen, 60 pistettä

Tarjoajan nimeämien asiantuntijoiden osaamisesta ja kokemuksesta saamat pisteet laskettiin yhteen. Parhaat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja sai täydet painoarvon mukaiset 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (Tarjoajan saamat laatupisteet/parhaan tarjoajan laatupisteet) * 60.

Lopuksi painotetut hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.

Suurimmat yhteenlasketut pisteet sai Cerion Solutions Oy (Y-tunnus 2000757-6) yhteispisteillä 96,23.

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo kahden vuoden määräaikaisella sopimuskaudella ja enintään kahdella vuoden mittaisella optiokaudella yhteensä n. 800 000-1 000 000 €.

 

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on Konsernipalveluita koskevissa päätöksissä kaupunginhallituksella. 

 

TP

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. valita hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi osakokonaisuuksittain hintavertailun lopputuloksen mukaisesti Cerion Solutions Oy (Y-tunnus 2000757-6)
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. että hankinnasta tehdään sopimukset kahden vuoden sopimuskaudeksi
  4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun 10 päivän odotusaika on päättynyt. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
  5. että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen
  6. valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan sopimukset ja päättämään optiovuosien käyttämisestä.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Tarjoajat (tiedoksianto tehdään kilpailutusjärjestelmästä)