Perustelut
Hankintakertomus
Hankintamenettelynä oli rajoitettu menettely. Tarjouspyyntö perustuu Hansel Oy:n perustamaan dynaamiseen hankintajärjestelmään ”IT-konsultointi 2021-2025 (DPS)”. Kaupunginhallitus on päättänyt liittymisestä kokouksessaan 15.3.2021 § 66.
Tarjouspyyntö lähetettiin dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille yrityksille 24.5.2021.
Tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla sähköisessä muodossa Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 9.6.2021 klo 12:00.
Määräaikaan 9.6.2021 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
HiQ Finland Oy (Y-tunnus 0648086-9)
Tarjoajan soveltuvuus
Hansel Oy on asettanut vaatimukset dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttävien ehdokkaiden soveltuvuudelle järjestelmän perustamisvaiheessa. Hansel Oy on tarkistanut dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyjen yritysten soveltuvuuden ja on hyväksynyt soveltuvuuden täyttävät yritykset dynaamiseen hankintajärjestelmään. Tarjoaja on soveltuvuusvaatimukset täyttävä.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjoajalta pyydettiin täsmennystä tarjouksen liitteenä olleeseen liitteeseen 2 Asiantuntijat. Täsmennyspyyntö koski osaamista ja kokemusta todentavia kuvauksia. Vastaus täsmennyspyyntöön saapui määräajassa ja tarjous todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen valintaperuste oli hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot olivat seuraavat:
Hinta, 40 pistettä
Hintavertailu oli tarkoitus tehdä ilmoitettujen hintatietojen ja niistä muodostetun vertailuhinnan perusteella.
Asiantuntijatyö: Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) *25
Automaatioratkaisujen häiriöhallinta ja tuki henkilöstölle: Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) *10
Koulutus: Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) *5
Laatu, 60 pistettä
Laadullinen vertailuperuste: Asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen, 60 pistettä
Tarjoajan nimeämien asiantuntijoiden osaamisesta ja kokemuksesta saamat pisteet oli tarkoitus laskea yhteen. Parhaat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja olisi saanut täydet painoarvon mukaiset 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet olisi laskettu kaavalla: (Tarjoajan saamat laatupisteet/parhaan tarjoajan laatupisteet) * 60.
Lopuksi painotetut hinta- ja laatupisteet olisi laskettu yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja oli tarkoitus valita sopimustoimittajaksi.
Tarjouskilpailuun saatiin kuitenkin vain yksi (1) tarjous, joten tarjousvertailua ei tehty. Saatu tarjous oli hinta-laatusuhteeltaan hyväksyttävä.
Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo kahden vuoden määräaikaisella sopimuskaudella ja enintään kahdella vuoden mittaisella optiokaudella yhteensä n. 800 000-1 000 000 €.
Toimivalta
Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500 000 euroa, toimivalta on Konsernipalveluita koskevissa päätöksissä kaupunginhallituksella.
TP
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
- valita hankinnan palveluntuottajaksi HiQ Finland Oy:n (Y-tunnus 0648086-9)
- että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
- että hankinnasta tehdään sopimukset kahden vuoden ajaksi
- että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun 10 päivän odotusaika on päättynyt. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
- että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen
- valtuuttaa tietohallintojohtajan päättämään optiovuosien käyttämisestä.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.