Perustelut
Hankinnan taustaa
Järvenpään kaupungilla kulunhallintajärjestelmät sekä kiinteistöjen lukkojen modernisointiin liittyvät hankinnat on toteutettu erillisinä hankintoina kiinteistöittäin. Kulunhallintajärjestelmiä ja kulunhallintakokonaisuutta on ylläpidetty ja kehitetty pistemäisesti yksiköittäin. Tästä seurauksena kaupungilla on useita päällekkäisiä kulunhallintajärjestelmiä käytössä. Kaupungin tilojen kulunhallinta perustuu ohjelmoituihin avaimiin ja kulkukoodeihin. Erityisesti avaintenhallinta hankaloittaa tilojen vuokraamista ulkopuolisille käyttäjille ja nykytilassa perinteisten avaimien hallinta ja jakaminen työllistää useita tahoja.
Hankinnan tarkoituksena on löytää kaupunkitasoinen keskitetty ratkaisu, jolla mahdollistetaan sähköinen kulunhallinta ja ulkoisen käytön osalta voidaan luopua perinteisistä avaimista. Näin kulkemisen käytännöt halutaan digitalisoida ja yhdenmukaistaa entistä turvallisemmaksi kokonaisuudeksi. Tunnistetut relevantit kiinteistöt vaiheistetusti modernisoidaan lukituksen ja kulunhallinnan osalta yhden teknologian piiriin. Hankinnan tavoitteita:
- Järvenpäällä on käytössä kulunhallinnalle keskitetty kaupunkitasoinen ratkaisu, joka yhdistää integraatioiden kautta tarvittavan ajantasaisen tiedon sujuvan kulunhallinnan mahdollistamiseksi sekä mahdollistaa turvallisen ja toimivan tilojen käytön.
- Päällekkäisistä järjestelmistä luovutaan ESMIKKO ja Timecon22 osalta. Iloq-ratkaisuun pohjaavat kiinteistöt modernisoidaan AbloyOS:n piiriin priorisoidusti tarvepohjaisesti.
- Kulunhallintajärjestelmä yhdistää tilavarausjärjestelmästä saatavan tiedon varattavasta tilasta ja mahdollistaa ulkoisille käyttäjille omatoimisen varauksen ja kulkemisen tilaan varauksen puitteissa, jolloin keskitetyn sähköisen kulunhallinnan kautta mahdollistuu entistä monipuolisempi kulku tiloihin kuntalaisille ja muille ulkoisille asiakkaille osana Järvenpään kaupungin digitaalista asiointia.
- Kulunhallinnan modernisoinnin kautta automatisoidaan nykyisiä kulunhallintaan liittyviä prosesseja siten, että esimerkiksi tiloihin kulku tapahtuu varaajan itseasiointina. Näin halutuissa kohteissa voidaan luopua perinteisistä avaimista ulkoisen käytön osalta sekä vähennetään avaintenhallintaan liittyvää manuaalista työtä.
Hankittava kokonaisuus:
Abloy OS kulunhallintajärjestelmä seuraavin palveluin:
- Kulunhallintaratkaisu toimittajan tuottamana palveluna
- Järjestelmän käyttöönottoprojekti
- Järjestelmään liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut
Hankintamenettely
Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi 20.4.2022. Tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla sähköisessä muodossa Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa ja myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 24.5.2022 klo 12:00.
Määräaikaan 24.5.2022 klo 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:
Visma Megaflex Oy (Y-tunnus 2555774-5)
BLC Turva Oy (Y-tunnus 1567723-3)
Certego Oy (Y-tunnus 2127363-0)
Turvakolmio Group Oy (Y-tunnus 2681783-6)
Tarjoajan soveltuvuus
Hankintalain 87 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaisesti hankintayksikön on vaadittava käytettäväksi ESPD-lomaketta alustavana näyttönä siitä, että tarjoajaa ei koske mikään hankintalain 80 ja 81 §:ssä tarkoitetuista poissulkuperusteista. Tarjoajien täyttämien ESPD-lomakkeiden perusteella, kaikki tarjoajat täyttävät hankintalain 80 ja 81 §:ssä esitetyt vaatimukset. Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä hankintailmoituksessa tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Referenssien yhtenä vähimmäisvaatimuksena oli, että referenssiratkaisu on sama kuin tarjottava ratkaisu. BLC Turva Oy on vastannut vaatimukseen ”Kyllä”, mutta referenssiratkaisu ei ole ollut sama kuin tarjottava ratkaisu. Tästä syystä BLC Turva Oy:n tarjous poissuljetaan tarjouskilpailusta puuttuvan soveltuvuuden takia.
Muut tarjoajat täyttivät tarjoajien tekniselle ja ammatilliselle pätevyydelle asetetut soveltuvuusvaatimukset. Hankintayksikkö pidättää oikeuden tarkastaa valitun toimittajan referenssin paikkansapitävyys referenssiyhteyshenkilöltä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikkö tarkistaa valitulta toimittajalta ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskeeko sitä 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste ja täyttääkö toimittaja hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Hankinnan kohdetta ja tarjouksia koskevat vähimmäisvaatimukset määriteltiin tarjouspyynnöllä ja sen liitteinä olleissa hankinta-asiakirjoissa.
Tarjouspyynnön liitteellä 2 Vaatimusluettelo välilehdellä 1. Ohjeet oli mainittu, että myös tyhjäksi jätetty vastaus aiheuttaa tarjoajan sulkemisen pois tarjouskilpailusta. Visma Megaflex Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena, sillä tarjoaja oli jättänyt vastauksia pakollisiin vaatimuksiin tyhjäksi liitteellä 2 Vaatimusluettelo.
Tarjouspyynnön hylkäämisperusteissa oli todettu, että tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Hylkäämisperusteissa oli mainittu, että tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. BLC Turva Oy:n tarjous hylätään tarjouskilpailusta myös tarjouspyynnön vastaisena, sillä tarjoaja on liittänyt tarjoukseen omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.
Certego Oy:n ja Turvakolmio Group Oy:n tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksen valintaperuste oli hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot olivat seuraavat:
Hinta, 60 pistettä
Halvimman vertailuhinnan ilmoittanut tarjoaja sai täydet painoarvon mukaiset 60 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (Halvin hinta/ tarjottu hinta) *60.
Laatu, yhteensä 40 pistettä
Tarjoajan toiminnallisista vaatimuksista saamat pisteet laskettiin yhteen. Parhaat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja sai täydet painoarvon mukaiset 30 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (Tarjoajan saamat laatupisteet/parhaan tarjoajan laatupisteet) *30.
Suunnitelma pisteytettiin seuraavaa pisteytysmallia käyttäen:
10 pistettä = Kaikki pyydetyt asiat on kuvattu selkeästi. Tarjoajan vastaukset osoittavat erinomaista ymmärrystä hankinnan kohteesta ja tarjoaa siihen erinomaisen ratkaisumallin. Vastaus on kokonaisuutena kattava ja perusteellinen. Vastaus todentaa pyydetyt asiat erinomaisesti tai vastauksessa on jossain yksittäisessä asiassa pieniä puutteita, mutta vastaus todentaa asiat muutoin erinomaisesti.
7,5 pistettä = Lähes kaikki pyydetyt asiat on kuvattu selkeästi. Tarjoajan vastaukset osoittavat hyvää ymmärrystä hankinnan kohteesta ja tarjoaa siihen hyvän ratkaisumallin. Vastaus on kokonaisuutena kattava. Vastaus todentaa, että selvästi yli puolet edellä esitetyistä asioista on kuvattu hyvin, mutta osa vain osittain tai ei lainkaan.
5 pistettä = Osa pyydetyistä asioista on kuvattu selkeästi. Tarjoajan vastaukset osoittavat kohtuullista ymmärrystä hankinnan kohteesta ja tarjoaa siihen osittain puutteellisen ratkaisumallin. Vastaus todentaa, että noin puolet edellä esitetyistä asioista on kuvattu hyvin ja merkittävä osa vain osittain tai ei lainkaan. Vastauksessa on kokonaisuutena selkeitä puutteita sisällön osalta.
2,5 pistettä = Harva pyydetyistä asioista on kuvattu selkeästi. Tarjoajan vastaukset osoittavat välttävää ymmärrystä hankinnan kohteesta ja tarjoaa siihen selvästi puutteellisen ratkaisumallin. Vastaus todentaa, että selvästi alle puolet edellä esitetyistä asioista on kuvattu hyvin ja suuri osa vain osittain tai ei lainkaan. Vastauksessa on kokonaisuutena merkittäviä puutteita sisällön osalta.
0 pistettä = Pyydettyjä asioita ei ole kuvattu selkeästi tai ollenkaan. Tarjoajan vastaukset eivät osoita ymmärrystä hankinnan kohteesta eikä tarjoa siihen selkeää ratkaisumallia. Vastaus todentaa pyydetyistä asioista vain pienen osan ja suurinta osaa ei ole kuvattu lainkaan. Vastauksessa on kokonaisuutena hyvin merkittäviä puutteita sisällön osalta.
Kukin kolmesta arvioijasta arvioi käyttöönoton projektisuunnitelman erikseen. Arvioijien pisteet laskettiin yhteen ja lopuksi pisteistä muodostettiin keskiarvo. Maksimipistemäärä oli tällöin 10 pistettä.
Lopuksi painotetut hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja oli Certego Oy kokonaispistemäärällä 97,64. Tarjousten vertailutaulukko on hankintapäätöksen liitteenä. Certego Oy (Y-tunnus 2127363-0) ehdotetaan valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Taloudelliset vaikutukset
Koko hankinnan arvioitu arvo on noin 940 000 euroa kahden vuoden mittaisella määräaikaisella sopimuskaudella ja sen jälkeen jatkuvalla toistaiseksi voimassa olevalla sopimuskaudella.
- tilahallinnan kehittämisprojektin kautta toteutetaan uuden kulunhallintajärjestelmän käyttöönotto, joka mahdollistaa tulevaisuudessa kaupungin kiinteistöjen modernisoinnin saman järjestelmän alaisuuteen sekä kiinteistöjen lukituksen modernisoinnin – käyttöönottoprojektin kustannus 105 527 eur
- kaupungin tilaomistuksen tarpeen pohjalta määritetään vaiheistetusti ne kiinteistöt, joiden lukitus modernisoidaan hankittavan kulunhallintajärjestelmän piiriin – kustannus per modernisoitava kiinteistö – 31847 eur
Huom. hankinnan laskennallinen kokonaiskustannus neljälle vuodelle on 938 080,6 euroa. Summa pohjaa laskennalliseen 23 modernisoitavaan kiinteistöön ja sisältää käyttöönottoprojektin, kiinteistöjen lukituksen modernisoinnin ja toimittajan kokonaispalvelun (jatkuvat kuukausikustannukset ja asiantuntijatyö).
Huom. hinnoittelu on toimittajaa sitova ja hankinnan laskennallinen kokonaishinta pohjaa arvioon, mikäli kaupungilla modernisoidaan aiemmin tunnistettu määrä kiinteistöjä (23 kpl).
Huom. lopullinen toteutettava määrä ja niiden kustannus määrittyy kaupungin tarpeen ja taloudellisten realiteettien pohjalta – Järvenpään kaupunki ei sitoudu hankinnalla minimiostomääriin, mutta hankinta mahdollistaa kulunhallinnan kehittämisen kaupunkitasoisesti moderniin suuntaan.
ML
Ehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, hallintojohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
1. että Visma Megaflex Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena
2. että BLC Turva Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena
3. valita hankinnan palveluntuottajaksi/toimittajaksi Certego Oy:n
4. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
5. että hankinnasta tehdään sopimukset 1.8.2022 alkaen kohdassa 6 todetuin edellytyksin
6. että sopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valitulla palveluntuottajalla/toimittajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita/tavaroita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.