Perustelut
Taustaa
Järvenpään kaupunki hankkii talous- ja palkkahallinnon palveluita Numera Palvelut Oy:ltä (ent. Sarastia Oy). Numera Palvelut Oy on julkisomisteisena yhtiönä toiminut omistajiensa sidosyksikkönä, ja yhtiön omistajaosakkaat ovat hankkineet yhtiöltä palveluja sidosyksikköhankintana ilman hankintalain kilpailutusvelvoitetta.
Kaupungilla on toistaiseksi voimassa oleva sopimus taloushallinto-ja palkanlaskentapalveluista Numera Palvelut Oy:n kanssa. Kaupunki on antanut suostumuksen sopimuksen siirtämiseen (KH 13.10.2025 § 311.) Suostumuksessa sopijapuolet sopivat, että sopimuksen ehdoista huolimatta palveluntuottajalla (Numera Palvelut Oy) on oikeus siirtää sopimus ja sen mukaiset oikeudet ja velvollisuudet kokonaan tai osittain sen kanssa samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle, sekä liiketoimintakaupan tai muun yritysjärjestelyn taikka hallinnollisen järjestelyn yhteydessä kolmannelle ilmoittamalle tästä tilaajalle kirjallisesti.
Numera Palvelut Oy:n yhtiökokous hyväksyi kokouksessaan 30.6.2025 kunta-asiakkaiden talous-, palkka- ja ohjelmistopalveluliiketoiminnan myymisen Administer Oyj:lle. Kilpailu- ja kuluttajavirasto on antanut hyväksyntänsä liiketoimintakaupalle 15.12.2025. Yhtiöiden välisen liiketoimintakaupan johdosta Numera Palvelut Oy:n sidosyksikköasema suhteessa Järvenpään kaupunkiin päättyy, eikä perustettava yhtiö ole Järvenpään sidosyksikkö.
Numera Palvelut Oy on 11.2.2026 toimittanut tiedotteen, jossa ilmoitetaan sopimuksen siirtyvän Administer Oyj:n Sarastia Oy nimiselle tytäryhtiölle olemassa olevin sopimusehdoin. Uusi yhtiö Sarastia Oy on sitoutunut tuottamaan palvelut 1.4.2026 alkaen nykyisin järjestelmin, henkilöstöresurssein ja sopimusehtojen mukaisesti. Aiempi sidosyksikköhankintana toteutettu hankinta ei sopimuksen siirtyessä uudelle yhtiölle ole enää sidosyksikköhankintaa. Näin ollen kaupungin tulee jatkossa hankintalain mukaisesti kilpailuttaa taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon palvelut järjestelmäpalveluineen tai hankintaan tulee olla hankintalain 40 § mukainen suorahankintaperuste.
Liiketoimintakaupan seurauksena palveluiden ostot tulevat siirtymään markkinatoimijalle, jonka seurauksena on syntynyt hankintalain mukainen velvoite aloittaa valmistelut uudesta palvelukokonaisuuden kilpailutuksesta. Kaupunki on aloittanut talous- ja palkkahallinnon palveluihin tulevaa järjestämistä koskevan selvitystyön syksyllä 2025. Yhdessä neljän muun kunnan kanssa selvitetään ja arvioidaan kevään 2026 aikana mm. seuraavat palvelujen järjestämisvaihtoehdot:
- Talous- ja palkkapalveluiden tuottaminen omassa organisaatiossa (oman henkilöstön varaan rakentuva malli)
- Kuntakohtainen valittujen palveluiden ja järjestelmien kilpailuttaminen markkinoilla
- Valittujen palveluiden ja järjestelmien kilpailuttaminen markkinoilla usean kunnan yhteistyönä
- Kuntayhteistyö palveluiden järjestämisessä (esim. isäntäkuntamalli, yhteinen alueellinen yhtiö).
Selvitys tuottaa kunnille pohjan päättää talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tulevasta järjestämisestä sekä tunnistaa mahdollisuudet yhteisiin ratkaisuihin. Kaupunki päättää selvityksen valmistuttua omasta järjestämistavastaan jatkossa ja käynnistää sen mukaiset toimet muutoksen edistämiseksi.
Kaupungilla on lakisääteisen kirjanpitovelvollisuus ja velvollisuus järjestää työntekijöiden palkanmaksu. Huomioiden talous- ja henkilöstöhallinnon palveluihin liittyvien järjestelmäpalvelujen laajuus sekä kriittisyys Järvenpään kaupungin työntekijöille, lakisääteisten kirjanpito ja raportointivelvoitteiden noudattamiselle ja johtamiselle, kaupungin tulee varmistaa häiriötön ja katkeamaton palvelujen järjestäminen. Palvelukokonaisuuden laajuuden vuoksi niiden uudelleen järjestely edellyttää huomattavan määrän aikaa. Numera Palvelut Oy:ltä hankitut talous- ja palkkahallinnon palvelut järjestelmineen ovat kaupungin toiminnan kannalta kriittisiä ja palveluiden jatkuvuus tulee varmistaa myös valmistelun aikana. Tästä syystä palvelut on tarkoituksenmukaista hankkia väliaikaisesti liiketoimintakaupassa siirtyvän sopimuksen nojalla Administer Oyj:n markkinaehtoisesti toimivalta tytäryhtiöltä Sarastia Oy:ltä, millä parhaiten turvataan palveluiden jatkuvuus.
Hankintalain 40 §:n mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan muun ohella, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.
Taloudelliset vaikutukset
Arvio HR-palveluiden vuosikuluista on 525 000 € ja se jakautuu keskimäärin seuraavasti: Palvelut: 453 000 €, järjestelmät (sisältää BI:n HR-moduuli ja sen lisenssit): 72 000 €.
Arvio talouspalveluiden vuosikuluista on 570 000 €, joka jakautuu keskimäärin seuraavasti: Palvelut: 360 000 €, järjestelmät (sisältää myös lisenssit): 210 000 €.
Kokonaiskulut yhden (1) vuoden ajalta ovat yhteenlaskettuina 1 095 000 €.
Toimivalta
Hallintosäännön (KV 27.5.2024) luvun 18 kohdan 2 mukaan kaupunginhallitus päättää yli 500 000 euron hankinnoista.
SF
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
1. hankkia talous- ja palkanlaskentapalvelut suorahankintana 1.4.2026 alkaen Numera Palvelut Oy:n liiketoiminnan ostaneelta Administer Oyj:n tytäryhtiöltä Sarastia yhtiöltä siihen saakka, kunnes päätös palveluiden toteuttamisesta on saatu lainvoimaisesti ratkaistua ja palvelutuotanto käynnistettyä.