Kaupunginhallitus, kokous 9.3.2026

Esityslista on tarkastamaton

§ 63 MT Hankinta / Turvaurakointi ja lukitustyöt option käyttöönotto

JARDno-2025-562

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 28.4.2025

Valmistelija

Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelija: Hanna Pölkki, Mestaritoiminta Oy

Asian taustaa

Mestaritoiminta Oy on julkaissut julkisten kiinteistöjen turvaurakointi ja lukitustöiden (Osa 1: Lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmät, Kameravalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmät, Henkilöturvajärjestelmät, Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät) puitejärjestelyä koskevan EU-​kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-​ julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 11.3.2025 (ilmoituksen numero 2025-021600, TED numero 160390-2025 ).

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -​toimittajaportaalissa ja ​myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -​toimittajaportaalin kautta. Määräaikaan 16.4.2025 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät vertailutaulukoista löytyvät tarjoajat. Vertailutaulukot osa-​alueittain ovat liitteenä. Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut. Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu,​että tarjousten käsittely toteutetaan kahdeksassa vaiheessa:

Hankintayksikkö

1. Avaa tarjoukset

2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset

3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden

4. Vertailee tarjoukset

5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset

6. Järjestää selonottoneuvottelut

7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa tiedoksi kaikille tarjoajille

8. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa sen jälkeen, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

 

Tarjoajien soveltuvuus ja tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoajat täyttävät kaikki tarjouspyyntöön määritellyt soveltuvuus- ja kelpoisuusehdot.

Yhden (1) tarjouksen todettiin olevan tarjouspyynnön vastainen ja tarjous on hylättävä seuraavin perustein:

Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät, Helsingin Lukkokeskus Oy 24h, sijoitus 1. /3. : Tarjoaja on ilmoittanut tarjouspalvelu.fi tarjouslomakkeella tuotehinnat vertailuhinnan kohdassa arvon 33 ja alennusprosentti kohdassa arvon 17424. Tarjousten vertailun yhteydessä hankintayksikkö on todennut, että annetut tiedot on ilmoitettu virheellisesti ja erillisestä tarjouslomakkeesta poiketen ristiin. Tarjoajan ilmoittamat tiedot vääristävät tarjousten kokonaisvertailun. Tarjoaja ei ole ilmoittanut pyydettyjä tietoja esitettyjen vaatimusten mukaisesti ja näin ollen tarjous ei ole tarjouspyynnönmukainen. Esitetään tarjouksen hylkäämistä hankintalain 74 § 1 momentin nojalla.

Tarjousten käsittelyn vaiheissa 2.–6. hankintayksikkö on todennut, että muut määräaikaan toimitetut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

 

Tarjousten vertailu,​hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Laatu on otettu huomioon asetetuissa tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa,​ palvelun vähimmäisvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kuvauksessa sekä hankintasopimuksen ehdoissa. Kilpailutuksen kumpikin osakokonaisuus vertailtiin erikseen. Kilpailutuksen ratkaisun perusteella puitejärjestelyn kumpaankin osakokonaisuuteen valitaan etusijajärjestykseen 2 toimittajaa. Valittujen toimittajien kanssa solmitaan puitejärjestelystä toimittajakohtaiset sopimukset.

Palvelut tullaan tilaamaan toimittajilta osakokonaisuuksissa etusijajärjestyksen mukaan, mikäli hankinnan arvo on alle 20 000 euroa, kevennettyä kilpailutus menettelyä hyödynnetään 60 000 euroon asti ja ​mikäli hankinnan arvo on yli 60 000 euroa, järjestetään hankinnasta erillinen julkinen kilpailutus. Hankintayksikkö voi aina halutessaan aloittaa kevennetyn kilpailutuksen tilausmenettelyn piiriin kuuluvissa hankinnoissa puitesopimuksen ulkopuolisen julkisen hankinnan.

 

Hintavertailun lopputuloksen mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan osakokonaisuuksittain etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Osa 1: Lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmät, Kameravalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmät, Henkilöturvajärjestelmät

Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 3

Valittava kumppanien määrä/ kpl: 2

1. LukkoLuket Oy

2. Turvaexpertit Helsinki Oy

Osa-alueen arvioitu arvo: 1,1 milj € 48 kk

 

Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät)

Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 6

Valittava kumppanien määrä/ kpl: 2

1. LukkoLuket Oy

2. KONE Hissit Oy

Osa-alueen arvioitu arvo: 0,15 milj € 48 kk

 

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimus allekirjoitetaan vasta,​ kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta,​kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Mestaritoiminta Oy ja kaupunki tekevät optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassa olevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo neljän (4) vuoden sopimuskaudelle laskettuna on 1 250 000 euroa.

 

Toimivalta

Hallintosäännön (KV 27.5.2024) luvun 18 kohdan 2 mukaan kaupunginhallitus päättää yli 500 000 euron hankinnoista.

 

SF

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää:

1. hylätä seuraavan tarjouksen: Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät, Helsingin Lukkokeskus Oy 24h 

2. valita hankinnan palveluntuottajiksi osakokonaisuuksittain hintavertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä kohdassa "Tarjousten vertailu,​ hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu" luetellut palveluntuottajat,​

3. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana,​

4. että hankinnasta tehdään sopimukset vuosille 2025–2026,​ 

5. että sopimus allekirjoitetaan vasta,​ kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valituilla palveluntuottajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta,​kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet, ja

6. valtuuttaa toimitilajohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: toimitilajohtaja Tuomas Koskiniemi, hankintapäällikkö Petra Pantsar, Simo Mäkinen (Mestaritoiminta Oy)
 

Hankinta perustuu Järvenpään kaupungin hallituksen 28.4.2025 sekä Mestaritoiminta Oy:n hallituksen 6.5.2025 tekemiin hankintapäätöksiin koskien julkisten kiinteistöjen turvaurakointia ja lukitustöitä (548367).

Järvenpään kaupungilla ja Mestaritoiminta Oy:llä on voimassa oleva puitesopimus julkisten rakennusten turvallisuusjärjestelmien sekä automaattisten kääntö- ja liukuovijärjestelmien toteuttamisesta seuraavien toimittajien kanssa:
 

Osa 1: Lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmät, kameravalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmät, henkilöturvajärjestelmät

  1. Lukkoluket Oy
  2. Turvaexpertit Helsinki Oy

 

Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät

  1. Lukkoluket Oy
  2. Kone Hissit Oy

 

Sopimuskausi on yksi (1) vuosi ja ajoittuu ajalle 22.4.2025–21.4.2026. Puitesopimus sisältää mahdollisuuden kolmen (3) vuoden optiokauteen ajalle 22.4.2026–21.4.2029. Optiokauden käyttöönotosta päätetään erikseen varsinaisen sopimuskauden aikana sopimusehtojen mukaisesti.

Hankinnan kohteena ovat Järvenpään kaupungin omistamien julkisten rakennusten turvallisuusjärjestelmät sekä automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät. Palvelukumppanit toimivat sekä ylläpidon että korjausrakentamisen kumppaneina tarjouspyynnössä ja sen asiakirjoissa määritellyin rajauksin. Hankintojen toteutuksesta, sopimusten mukaisista tilauksista, rahoituksesta ja yhteistyönjohtamisesta vastaa Mestaritoiminta Oy Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välisen inhouse-kumppanuuden mukaisesti. Tilaajana voi tilauskohtaisesti toimia myös Järvenpään kaupunki.

Varsinaisen sopimuskauden aikana puitesopimuksen mukaiset palvelut ovat keskeisessä asemassa kaupungin kiinteistöjen turvallisuuden, toimivuuden ja jatkuvuuden varmistamisessa. Sopimuskokonaisuus mahdollistaa turvallisuusjärjestelmien hallitun ylläpidon, vikakorjaukset, päivitykset sekä investointiluonteiset toteutukset ennakoitavalla ja kilpailutetulla mallilla.

Asiassa on kuultu palveluntuottajan kanssa toimivia tahoja ja ovat olleet tyytyväisiä palveluun. Tämän lisäksi palvelu on tuoreelta kilpailutettu ja hintataso on kilpailukykyinen. On epätodennäköistä, että uudella kilpailutuksella olisi saavutettavissa kustannussäästöjä varsinkin, kun ottaa huomioon kilpailutuksesta ja mahdollisesta palveluntuottajan vaihdosta syntyvät kulut.

Option käyttöönoton tarkoituksena on varmistaa palveluiden jatkuvuus, sopimuskumppaneiden toiminnan ennakoitavuus sekä hallittu ja kustannustehokas ylläpito- ja kehittämistoiminta optiokaudella. 

Kustannusvaikutukset

Sopimuksen arvioitu kustannus on 312 500 euroa vuodessa eli 937 500 euroa kolmen (3) vuoden sopimuskaudelle laskettuna.

TK

 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. ottaa käyttöön puitesopimukseen sisältyvän kolmen (3) vuoden optiokauden ajalle 22.4.2026–21.4.2029 koskien julkisten kiinteistöjen turvaurakointia ja lukitustöitä (548367),
  2. että Järvenpään kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin optiokauden aikana, vaan palveluja tilataan tarpeen mukaan puitesopimuksen ehtojen mukaisesti, sekä
  3. että optiokaudella sopimus jatkuu alkuperäisin sopimusehdoin.

Tiedoksi

Sopimuskumppanit (tiedoksianto tehdään Mestaritoiminnan järjestelmästä)