Valmistelija
Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi
Perustelut
Valmistelija: Hanna Pölkki / Mestaritoiminta Oy
Asian taustaa
Mestaritoiminta Oy on julkaissut Julkisten rakennusten rakennustekniset-, lämpö-, vesi- ja viemäri-, ilmanvaihto-, sähkö- sekä automaatiotöiden puitejärjestelyä koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 23.11.2023 (ilmoituksen numero 2024-011200,TED numero 358075-2024).
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa,myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. Määräaikaan 12.8.2024 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät vertailutaulukoista löytyvät tarjoajat. Vertailutaulukot osa-alueittain ovat liitteenä. Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut. Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu,että tarjousten käsittely toteutetaan seitsemässä vaiheessa:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa tiedoksi kaikille tarjoajille, molemmat hankintayksiköt (Järvenpään kaupunki ja Mestaritoiminta Oy) tekevät itsenäisen päätöksen sekä tiedoksiannon
7. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa sen jälkeen,kun hankintapäätös on lainvoimainen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Tarjoajien soveltuvuus ja tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus
Poissuljettuja tarjouksia 0 kpl
Tarjousten käsittelyn vaiheissa 2.–5. hankintayksikkö on todennut, että määräaikaan toimitetut tarjoukset:
· ovat tarjouspyynnön mukaisia
· tarjoajat täyttävät kaikki tarjouspyyntöön määritellyt soveltuvuus- ja kelpoisuusehdot
Tarjousten vertailu,hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Laatu on otettu huomioon asetetuissa tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa, palvelun vähimmäisvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kuvauksessa sekä hankintasopimuksen ehdoissa. Kilpailutuksen jokainen osakokonaisuus vertailtiin erikseen. Kilpailutuksen ratkaisun perusteella puitejärjestelyn jokaiseen osakokonaisuuteen valitaan etusijajärjestykseen 3 toimittajaa. Valittujen toimittajien kanssa solmitaan puitejärjestelystä toimittajakohtaiset sopimukset.
Palvelut tullaan tilaamaan toimittajilta osakokonaisuuksissa etusijajärjestyksen mukaan, mikäli hankinnan arvo on alle 20 000 euroa, harkinnan varaista menettelyä hyödynnetään 60 000 euroon asti ja mikäli hankinnan arvo on yli 60000 euroa, järjestetään hankinnasta kevennetty kilpailutus. Hankintayksikkö voi aina halutessaan aloittaa harkinnan varaisen tai kevennetyn kilpailutuksen tilausmenettelyn piiriin kuuluvissa hankinnoissa puitesopimuksen ulkopuolisen julkisen hankinnan.
Hintavertailun lopputuloksen mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan osakokonaisuuksittain etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:
Osa 1. Rakennustekniset työt (RAKTEK)
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 5
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 3
Osa-alueen arvioitu arvo: 6,4 milj. €/ 48 kk
1. Parru-yhtiöt Oy
2. Rakennustyö Karvonen Oy
3. Mijorak Oy
Osa 2. Lämpö-, vesi- ja viemärityöt (LVV)
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 7
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 3
Osa-alueen arvioitu arvo: 0,92 milj. €/ 48 kk
1. Caves Oy
2. Suomen LVIS-Huolto Oy
3. Suomen LVI-Rakennushuolto Oy
Osa 3. Ilmanvaihtotyöt (IV)
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 5
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 3
Osa-alueen arvioitu arvo: 1,32 milj. €/ 48 kk
1. Caves Oy
2. LVI-Trio Oy
3. Suomen LVIS-Huolto Oy
Osa 4. Sähkötyöt (S)
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 6
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 3
Osa-alueen arvioitu arvo: 1,04 milj. €/ 48 kk
1. Suomen Sähkö- ja Kylmätekniikka Oy
2. TR-SÄHKÖ OY
3. Vantaan Sähköpalvelu Oy
Osa 5. Automaatiotyöt (RAU)
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 3
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 3
Osa-alueen arvioitu arvo: 0,12 milj. €/ 48 kk
1. Adconsys Oy
2. Are Oy
3. Consti Talotekniikka Oy, Service
Puitesopimuksessa määriteltyjen palvelujen tilaajana tilauskohtaisesti voi toimia kaupunki. Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kaupunki vastaa sopimuskumppaneihin nähden vain omista tilauksistaan aiheutuvista velvoitteista. Sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta,kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Mestaritoiminta Oy ja kaupunki tekevät optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassa olevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo neljän (4) vuoden sopimuskaudelle laskettuna on 10 000 000 euroa.
Toimivalta
Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa,jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 2 000 000 euroa,toimivalta on kaupunginhallituksella.
SF
Ehdotus
Esittelijä
Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää:
1. valita hankinnan palveluntuottajiksi osakokonaisuuksittain hintavertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä kohdassa "Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu" luetellut palveluntuottajat,
2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana,
3. että hankinnasta tehdään sopimukset vuosille 2024–2025,
4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valituilla palveluntuottajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta,kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet,ja
5. valtuuttaa toimitilajohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset sekä päättämään optioiden käyttämisestä.
Kokouskäsittely
Esittelijä muutti päätösehdotustaan seuraavasti:
päätösesityksen kohdasta 5. poistetaan lauseen lopusta "...sekä päättämään optioiden käyttämisestä".
Päätöesesityksen 5. kohta kuuluu siten seuraavasti: "valtuuttaa toimitilajohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset"
Päätös
Hyväksyttiin esittelijän muutetetun päätösehdotuksen mukaisesti.