Kaupunginhallitus, kokous 19.5.2025

Perustelut

Valmistelijat: talousjohtaja Kirsi Rinne, vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja

Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välillä on solmittu kiinteistöallianssisopimus vuonna 2014. Sopimuksella osapuolet ovat sopineet Järvenpään kaupungin kiinteistötoiminnan järjestämisestä toiminnan vaatimusten, kaupungin kiinteistöohjelman, kiinteistötoiminnan palveluvaatimusten ja kaupungin kustannusraamin mukaisesti sekä toiminnan pitkän tähtäimen kehittämisestä. Sopimuksen tavoitteena on alun perin ollut kaupungin talouden tasapainottaminen ja palvelun laadun parantaminen. Toimintaa johtamaan perustettiin kiinteistöallianssin johtoryhmä, jossa edustettuna ovat olleet kaupungin johto, palvelualueiden käyttäjien edustajat ja Mestaritoiminta Oy. Päätökset on ollut tarkoitus tehdä yhteistyössä niistä osapuolten kesken sopimalla siten, että niiden toimeenpanosta vastaa Mestaritoiminta.

Kaupungin näkökulmasta nykymallissa ei ole ollut selvää, mikä taho kaupungin päässä johtaa kiinteistötoimintaa. Kaupungin näkökulmasta sopimusta on syytä uudistaa siten, että kiinteistöjohtamista koskevat linjaukset tekee kaupunki, joka määrittää myös tuotettavan palvelun tason sekä laadun. Käyttäjätyytyväisyys palvelujen järjestämiseen nykyisellä mallilla on ollut korkea. Kaupungin taloustilanne huomioiden kaupungin on arvioitava palvelun tuottamisen tasoa sekä laatua myös kustannusnäkökulmasta.

Kaupunki on rekrytoinut tilakehitysjohtajan keväällä 2023. Henkilö on kuitenkin siirtynyt toisen työnantajan palvelukseen elokuussa. Kaupungin kannalta kyse on yhdestä keskeisimmästä sopimuskokonaisuudesta, jonka päivitystarve on ilmeinen ajan kulumisen sekä kaupungin tavoitteissa ja toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Resurssivajeesta johtuen päivitystyö voidaan käynnistää keväällä 2024, kun uusi henkilö on saatu rekrytoitua. Sopimuksen uudistaminen edellyttää muun muassa nykyistä tarkempia palvelukuvauksia ja kohdekohtaisten palvelusisältöjen ja laadun määrittelyjä. Edellä mainittujen aineistojen työstäminen on parhaillaan käynnissä.

Järvenpään kaupungin hallintosääntö § 35: "Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä vastaa kaupunginhallitus."

KR

Perustelut

Taustaa

Kaupunginhallitus päätti 4.9.2023 (§208) käynnistää allianssisopimuksen päivittämisen.

Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välillä on solmittu kiinteistöallianssisopimus vuonna 2014. Ko. sopimuksella osapuolet ovat sopineet Järvenpään kaupungin kiinteistötoiminnan järjestämisestä toiminnan vaatimusten, kaupungin kiinteistöohjelman, kiinteistötoiminnan palveluvaatimusten ja kaupungin kustannusraamin mukaisesti sekä toiminnan pitkän tähtäimen kehittämisestä. Päätökset allianssissa on ollut tarkoitus tehdä yhteistyössä sopimalla asioista osapuolten kesken ja niiden toimeenpanosta on vastannut Mestaritoiminta.

Asian esittelyssä todettiin, että allianssimuotoisen kiinteistötoiminnan johtamiseen liittyvän epäselvyyttä ja kaupungin näkökulmasta sopimusta on syytä uudistaa siten, että kiinteistöjohtamista koskevat linjaukset tekee kaupunki, joka määrittää myös tuotettavan palvelun tason sekä laadun.

Kaupunginhallitus päätti käynnistää allianssisopimuksen päivittämisen valmistelun seuraavin periaattein:

-          Valmistelussa tavoitellaan tilaaja-palveluntuottaja -mallia

-          Sopimuksessa tulee selkeästi määritellä osapuolten vastuut ja velvoitteet

-          Tavoitteena on,​että uusi palvelusopimus tulee voimaan 1.6.2024

Valmisteltu sopimus

Sopimusta on valmisteltu kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n (myöhemmin Mestaritoiminta) yhteistyönä. Kaupungilta valmisteluun ovat osallistuneet Konsernipalveluihin sijoittuvat tilaomistus sekä lakipalvelut.

Uusi sopimus on laadittu tilaaja-palveluntuottaja-periaatteella, jossa kaupunki toimii tilaajana ja Mestaritoiminta palveluntuottajana.

Uudistetulla sopimuksella kaupunki hankkii Mestaritoiminnalta edelleen kattavasti kiinteistöjohtamisen, ylläpidon ja rakennuttamisen palveluita. Kiinteistöjohtaminen pitää sisällään mm. kohdeisännöinnin, hankintapalvelut sekä energiajohtamisen. Ylläpito puolestaan sisältää huollon ja ulkoalueiden hoidon. Rakennuttamisen palvelut koostuvat rakennusinvestointien hankevalmistelusta ja toteuttamisen projektinjohtotehtävistä sekä näihin liittyvistä kehittämistehtävistä.

Nykyisessä allianssisopimuksessa kiinteistöjohtamisen päätökset on tehty yhteisesti sopien. Keskeisin muutos nykytilanteeseen nähden tulee uuden sopimuksen mukaisesta tilaaja-palveluntuottaja-asetelmasta. Sen myötä kaupunki ohjaa kiinteistöjohtamista (tarkoittaen tässä yhteydessä kaikkia sopimuksen palvelukokonaisuuksia), tekee siihen liittyvät keskeisimmät päätökset sekä määrittelee hankittavan palvelun sisällön ja laadun. Muutoksen myötä kaupungin vaikutus kiinteistöhallintaan ja sen kustannuksiin vahvistuu. Operatiiviseen toimintaan liittyvät vastuut kaupungin ja Mestaritoiminnan välillä eivät uuden sopimuksen myötä merkittävästi muutu.

Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevaksi ja sen irtisanomisaika on 12 kk. Sopimus muodostuu pääsopimuksesta (liite 1) ja hankittavien palveluiden palvelukuvauksista (liitteet 2–4) sekä myöhemmin tarkentuvista hintaliitteistä ja vastuunjakotaulukoista.

Muutoksia nykyisiin toiminta- ja hinnoittelumalleihin

Siirtyminen malliin, jossa kaupunki johtaa sopimusta, on jo sinänsä merkittävä muutos aiempaan nähden, mutta myös toiminta- ja hinnoittelumalleja tullaan uuden sopimuksen myötä kehittämään.

Merkittävin toiminnallinen uudistus on kiinteistöjohtamisen palvelukokonaisuuteen sijoittuvan kohdeisännöitsijämallin käyttöönotto. Mallissa kaikille kohteille nimetään Mestaritoiminnan vastuullinen kohdeisännöitsijä, joka vastaa määritellystä kohdesalkusta. Mallilla haetaan kokonaisvastuullisempaa ja suunnitelmallisempaa kohteiden hallintaa sekä määrärahojen tehokkaampaa kohdentamista.

Ylläpitopalveluihin kuuluvan huollon kohdalla tullaan tekemään hinnoittelullinen muutos. Mestaritoiminnan nykyistä huollon palvelutuotannon kustannustasoa arvioidaan ulkoisten selvityksen kautta ja hinnoittelu on tarkoitus laskea markkinahintasuuntautuneelle tasolle.

Rakennusinvestointien toteutus ei ole pienempiä korjaus- ja toiminnallisia investointeja lukuun ottamatta kuulunut nykyiseen allianssisopimukseen, mutta se esitetään otettavaksi uuden sopimuksen piiriin. Rakennuttamisinvestointihankkeista tehdään jatkossa toteuttamissopimukset, jossa määritellään hankkeiden rakennuttamistehtävät ja toteutuksen tavoitteet nykyistä käytäntöä tarkemmin. Rakennusinvestointien toteutuksessa on tarkoitus siirtyä toimintamalliin, jossa Mestaritoiminta vastaa kaikkien rakennusinvestointien maksuliikenteen hoitamisesta, mikä on ollut tähän saakka osittain kaupungin vastuulla. Tämä esitettävä uusi toimintamalli parantaa Mestaritoiminnan projektinjohdon tietoisuutta hankkeiden kustannuksista ja niiden kertymästä. Malli lisää Mestaritoiminnan liikevaihtoa, määrän riippuessa vuosittaisesta investointitasosta.

Uuden sopimuksen kustannustaso

Nykyisen allianssisopimuksen vuotuinen kustannus on ollut käyttötalouden kustannusten huolto ja kunnossapito yms. osalta noin 3,5 M€ vuodessa. Tähän summaan on sisältynyt aiemmin mainitut kiinteistöjohtamisen tehtävät, kohteiden huolto ja kunnossapito sekä ulkoalueiden hoito ym. käyttötalouskustannukset. Rakennusinvestointien osalta allianssikokonaisuuteen on kuulunut pienempien korjaus- ja toiminnallisten investointien toteutus (ns. allianssi-investoinnit, viimevuosina yht. 3–7 M€/vuosi), minkä lisäksi Mestaritoiminta on toteuttanut erillislaskutuksella myös muut rakennusinvestoinnit.

Uuden sopimuksen hinnanmääritys on vielä kesken. Periaatteet, jolla hinnoittelu on asian jatkovalmistelussa tarkoitus muodostaa, on esitetty liitteenä olevassa taulukossa (liite 4).

Kiinteistöjohtamisen ja rakennusinvestointien toteuttamisen osalta palvelun hinnan muodostumisen periaatteet pysyvät pitkälti nykyisen kaltaisina, eli ne perustuvat osin toteutuneisiin (palkka- ja ohjelmisto ym.) kustannuksiin ja osin tuntiveloitukseen, mutta periaatteisiin lisätään tavoitteellisuutta mm. investointien rakennuttamiskustannusten osalta. Ylläpidon palvelukokonaisuuteen sijoittuvan huoltotoiminnan jo aiemmin mainitun uuden markkinasuuntautuneen hinnoittelun määrittelemiseksi tehdään kesän ja alkusyksyn aikana uudelleenmitoitus ja markkinahintavertailut, minkä kautta kustannustaso tarkentuu.

Ylläpidon osalta hinnoittelu on kohdekohtainen, eli jos kaupunki luopuu rakennuksista, niin myös kustannukset laskevat. Tätä samaa periaatetta noudatetaan kiinteistöjohtamisen palveluihin soveltuvin osin, eli kohdemäärän laskiessa palvelun hintaa tulee lähtökohtaisesti laskea. Näiden osalta tulee kuitenkin tiedostaa se, että kaikissa ko. palvelukokonaisuuden palveluissa kohdemäärällä ei välttämättä ole vaikutusta palvelun kustannuksiin, esimerkkinä tästä mm. puitesopimuskilpailutukset tai kiinteä hintaiset ohjelmistolisenssit. Palveluntuottajan tulee varmistaa, että sen henkilöresurssit ovat tehokkaassa käytössä ja tarvittaessa todentaa asia Tilaajalle erikseen sovittavalla tavalla. Palveluiden hinnoittelussa huomioidaan alan kustannuskehitys (vrt. indeksi) myöhemmin tarkennettavalla tavalla.

Uuden sopimuksen myötä kaupungin tilahallinnan kustannustasoa arvioidaan saatavan laskettua, mutta säästöjen kokonaismäärää on tässä vaiheessa vaikea arvioida. Kustannusten laskua arvioidaan tapahtuvan tämän sopimuksen kautta Mestaritoiminnalta ostettavien palveluiden kustannuksissa, mutta sen lisäksi sopimuksella on myös välillisiä säästövaikutuksia/-mahdollisuuksia. Välilliset vaikutukset syntyvät niissä tilahallinnan kustannuserissä, jotka tulevat suoraan kaupungin maksettaviksi, mutta joihin Mestaritoiminnalta ostettavilla palveluilla voidaan vaikuttaa. Esimerkkinä tällaisista ovat mm. energiakustannukset, joihin haetaan säästöjä sopimukseen kuuluvan energiajohtamisen palvelun kautta tunnistettavilla toimenpiteillä. Vastaavan tyyppisiä välillisiä säästömahdollisuuksia voidaan tunnistaa myös useissa muissa sopimuksella hankittavissa palveluissa.

Sopimuksen voimaantulo ja syksyn jatkovalmistelu

Sopimuksen on tarkoitus tulla voimaan kaupunginhallituksen 4.9.2023 päätöksen mukaisesti 1.6.2024. Vuoden 2024 loppuun saakka on ajateltu olevan ns. siirtymäaika, jonka aikana mm. tarkennetaan hinnoittelumalli, rakennetaan sopimuksen mukaiset uudet toimintamallit sekä tehdään uusien toimintamallien edellyttämät henkilöstön toimenkuvien muutokset. Siirtymäaikana toimintaa jatkuu pitkälti nykymuotoisena.

Yhteenveto

Uudistelulla sopimuksella pyritään kehittävään yhteistyöhön, eli palveluita kehitetään tilaajan tarpeiden ja vaatimusten mukaisesti. Hankittaviin palveluihin tulee tehdä jatkossa tarpeiden muuttuessa muutoksia ja täsmennyksiä, eli sopimus tulee ns. elämään ja kehittymään. Yhteistyötä ja sen kautta saatavia tuloksia tullaan aktiivisesti arvioimaan. Mikäli yhteistyöhön ei olla tyytyväisiä, esim. 2 vuoden tarkastelujaksolla, voidaan sopimusta ja sitä kautta Järvenpään kaupungin tilahallinnan organisoitumiskokonaisuuden tarkoituksenmukaisuutta arvioida uudelleen

Sopimus muodostuu sopimuksesta ja hankittavien palveluiden palvelukuvauksista sekä myöhemmin valmistuvista hintaliitteistä ja vastuunjakotaulukoista. Valmistelun tässä vaiheessa esitetään, että kaupunginhallitus hyväksyy pääsopimuksen ja alustavat palvelukuvaukset sekä alustavat hinnoittelun periaatteet.

Lopullinen sopimusdokumentaatio, eli sopimus, palvelukuvaukset, hintaliitteet sekä vastuujakotaulukot tarkentuvat jatkovalmistelussa. Esitetään, että sopimukseen ja palvelukuvauksiin tehtävät tekniset ja operatiiviset korjaukset sekä vastuunjakotaulukot ja lopullinen hinnoittelu voidaan hyväksyä viranhaltijoiden toimesta, kuitenkin sillä ehdolla, että sopimuksen euromääräinen arvo ei nouse nykyisestä. Hinnoittelua ja sitä kautta muodostuvaa kokonaiskustannusta arvioitaessa tulee verrattavien lukujen (vanha vs. uusi sopimus) olla sisällöllisesti vertailukelpoisia.

SF

Perustelut

Kaupunginhallitus 20.5.2024 § 139

Valmistelijat: toimitilajohtaja Tuomas Koskiniemi, hallintojohtaja Sari Forsström, talousjohtaja Kirsi Rinne, Mestaritoiminta Oy:n toimitusjohtaja Jani Kervinen, vs. kaupunginlakimies Eveliina Taipale

Perustelut

Kaupunginhallitus päätti 3.6.2024 hyväksyä Mestaritoiminta Oy:n kanssa tehtävän palvelusopimuksen ja alustavat palvelukuvaukset sekä alustavat hinnoittelun periaatteet. Samalla päätettiin myös, että lopulliset sopimusliitteet (palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot ja hintaliitteet) tuodaan kaupunginhallituksen päätöksentekoon erikseen. Kaupunginhallitus päätti oikeuttaa kaupunginjohtajan tekemään sopimukseen teknisiä muutoksia ja täsmennyksiä, jotka eivät heikennä kaupungin asemaa sopimuskumppanina. Päätetty sopimus on voimassa vuoden 2026 loppuun. (tarkennettu palvelusopimus, oheismateriaali 1)

Kaupunginhallituksen päätöksen jälkeen asiaa on valmisteltu laajalla kokoonpanolla, johon on kuulunut edustusta konsernipalveluista (tilaomistus, lakiasiat ja talous), palvelualueilta (OPKA ja HYVO) sekä Mestaritoiminta Oy:stä. Valmistelussa on tarkennettu jo touko-kesäkuussa luonnosvaiheessa olleita palvelukuvauksia ja vastuunjakotaulukoita sekä hinnoittelua. Myös pääsopimukseen on tehty muutamia tarkennuksia ja niiden katsotaan olevan kaupunginjohtajan päätösvallassa olevia.

Kaupunki ostaa päätetyllä sopimuksella Mestaritoiminta Oy:ltä kiinteistöjohtamisen (ml. turvallisuus), ylläpidon ja rakennuttamisen palveluita. Palvelusopimuksessa ja sen perusteella tehtävässä yhteistyössä on periaatteena, että Mestaritoiminta Oy palveluntuottajana on operatiivinen toimija, kaupungin ollessa tilaaja joka ohjaa toimintaa tarvittavilta osin.

Palvelukuvauksia, vastuujakotaulukkoja sekä hinnoittelunperiaatteita on tarkennettu, mutta ne eivät ole keväällä esitellyistä alustavista versioista merkittävästi muuttuneet. Palvelukuvauksissa kuvataan mitä tehtäviä ko. palvelu sisältää sekä palveluiden laadullista määrittelyä. Vastuunjakotaulukot tarkentavat palvelukuvauksia. Hinnoittelu perustuu Mestaritoiminta Oy:n antamaan esitykseen palveluiden tuottamisen kustannuksista. Seuraavassa tiivistetysti ko. dokumenttien sisällöstä:

Kiinteistöjohtaminen

Palvelukuvaukset: Kiinteistöjohtamisen palveluille on laadittu palvelukuvaukset, joissa määritellään mitä tehtäviä palvelut sisältävät. Nykyiseen toimintaan nähden keskeinen uudistus on kohdejohtamismalli (isännöinti) sekä turvallisuustoimintojen aiempaa selkeämpi keskittäminen Mestaritoiminta Oy:lle. (liite 1)

Vastuunjakotaulukot: Kiinteistöjohtamisen palveluille on laadittu omat vastuunjakotaulukkonsa. (liite 2)

Hinnoittelu: Kiinteistöjohtamisen kokonaisuuden sopimushinta vuodelle 2025 on noin 0,97 M€ ja se jakaantuu eri palveluille hinnoitteluliitteessä kuvatulla tavalla. Tämän lisäksi kiinteistöjohtamisen kokonaisuuteen liittyy kohteiden kunnossapidon määräraha (laskutus toteumaperusteisesti), joka on esityksen mukaan vuonna 2025 noin 0,73 M€. (liite 3)

Ylläpito

Palvelukuvaukset: Ylläpidon palveluille (huolto ja ulkoalueet) on laadittu palvelukuvaukset, joissa määritellään mitä tehtäviä kukin palvelu sisältää sekä siihen liittyvää laadullista määrittelyä. Ylläpito pitää sisällään huoltokirjan mukaiset tehtävät (perushuolto ja tekninen huolto), palvelupyynnöt, vikakorjaukset. Palvelu pitää sisällään myös ulkoiset palvelunostot ko. tehtäviin liittyen. (liite 4)

Vastuunjakotaulukot: Ylläpidon palveluille on laadittu omat vastuunjakotaulukkonsa. Ylläpidon osalta asiaa on tarkennettu rakennustyyppikohtaisilla vastuunjakotaulukoilla, esim. päiväkodit, uimahalli, sillä vastuut Mestaritoiminnan ja kaupungin välillä ovat näissä keskenään erilaisia. (liite 5)

Hinnoittelu: Sopimushinta vuodelle 2025 on noin 1,53 M€. Palvelun hinta on huoltotehtävien (noin 1,23 M€:n) osalta kiinteähintainen. Ulkoalueiden (talvikunnossapito) osuus kokonaisuudesta on 0,30 M€ joka läpilaskutetaan Mestaritoiminnan kautta. (liite 6)

Ylläpidon hinta, ml. ulkoalueet, on laskenut nykyisestä noin 1,3 €/m2/kk-tasosta ja on uuden sopimuksen mukaan 1,0 €/m2/kk.

Rakennuttamisen palvelut

Palvelukuvaus: Mestaritoiminta toimii kaupungin sovittujen rakennusinvestointien toteuttajana ja se on ns. rakennuslain mukainen hankkeeseen ryhtyvä taho. Mestaritoiminta vastaa hankkeista niiden hankesuunnitteluvaiheesta alkaen aina takuuajan loppuun saakka. Rakennuttamisen palveluiden hankinnasta tehdään kaupungin ja Mestaritoiminnan välille erilliset sopimukset, joissa määritellään mm. kustannukset, aikataulu, käytettävät resurssit (Mestaritoiminta ja ulkoiset tahot) ja hankkeen rahaliikenne. Pienemmät investointihankkeet on tarkoitus koota yhden sopimuksen alle. (liite 7)

Vastuunjakotaulukko: Rakennuttamisesta on laadittu vastuun jakotaulukko, jonka mukaan Mestaritoiminta vastaa hankkeiden läpiviennistä, mm. hankesuunnittelusta, suunnittelun ohjaamisesta ja kilpailuttamisesta sekä töiden valvonnasta. Kaupungin päätöksiä ovat mm. hankesuunnitelmien hyväksyminen, pääurakoitsijavalinta ja hankkeen aikana tapahtuvien kustannusarviota kasvattavien laatu- ja laajuusmuutosten hyväksyntä. (liite 8)

Hinnoittelu: Rakennuttamisessa tehdään hanke- ja hankevaihekohtaiset sopimukset ja niissä hinnoittelun taustalla on työmäärä ja tuntihinnoittelu sekä hankkeen vaatimat ulkoiset palveluostot ja rakentamiskustannukset. Rakennuttamispalveluiden kustannukset maksetaan pääsääntöisesti investointiohjelman hankkeiden rahoituksen kautta. Rakennuttamispalveluiden hankinta riippuu käynnissä olevien hankevalmisteluiden ja hankkeiden määrästä ja siten sen euromäärä vaihtelee vuosittain. (rakennuttamisen tuntihintaliite, oheismateriaali 2)

Investointihankkeiden rahaliikenne ulkoisiin palveluntuottajiin ja urakoitsijoihin nähden on tarkoitus toteuttaa Mestaritoiminnan kautta, jolloin kaupunki maksaa hankkeiden kustannukset Mestaritoiminnalle toteutuneen laskutuksen mukaan. Toimintamalli edellyttää etumaksujärjestelyä, jotta Mestaritoiminta Oy ei joudu itse rahoittamaan hankkeita.

Tällä hetkellä käynnissä olevien hankkeiden keskeneräiset vaiheet saatetaan loppuun nykyisellä toiminta- ja laskutusmallilla. Uusi toiminta malli ja sen mukaiset sopimukset on tarkoitus ottaa käyttöön hankkeiden vaiheiden vaihtuessa, kuitenkin siten että aikataulukriittisten hankkeiden eteneminen ei vaarannut.

Yhteenveto

Uuden sopimuksen ja esitettävän hinnoittelun myötä kaupungin tilahallinnan kustannusten arvioidaan pysyvän suunnilleen vuoden 2024 tasolla. Alla olevassa taulukossa esitetty tätä uutta sopimusta edeltäneen ns. allianssisopimuksen budjetin kehitys vuosina 2023–2024 ja sen nyt korvaavan palvelusopimuksen hinnoittelu vuodelle 2025.

Taulukko. Allianssibudjetti 2023 ja 2024 sekä palvelusopimus 2025

Vuoden 2023 allianssibudjetti oli noin 3,53 M€, sisältäen kunnossapitoon kohdennettavaa rahaa noin 0,46 M€. Vuoden 2024 allianssibudjetti on ollut 3,35 M€, sisältäen kunnossapitovarausta 0,65 M€. Vuoden 2024 budjettia muodostettaessa allianssisopimuksen laskutukseen ja sitä kautta Mestaritoiminta Oy:n toimintaan kohdistettiin 0,20 M€ sopeutus. Sen saavuttaminen on aiheuttanut Mestaritoiminta Oy:lle taloudellisia haasteita, ja yhtiö on joutunut käymään muutosneuvottelut toimintansa tehostamiseksi. Vuoden 2025 budjetti on vuoden 2024 budjettia hieman alhaisempi (3,22 M€) ja se pitää sisällään aiempaa korkeamman kunnossapitovarauksen (noin 0,73 M€). Kiinteistöjohtamisen osuus kasvaa vuodelle 2025, mm. uuden isännöintitoiminnon käynnistymisen ja turvallisuuspalveluiden keskittämisen myötä.

Kustannukset ovat tämän mukaan laskeneet ja rakennuskannan kunnossapitoon kohdistettava osuus kasvaa. Kunnossapitovarausten määrän kasvun taustalla ovat mm. kaupungin tarkentuneet investointien kirjausohjeistukset, joiden myötä aiempaa suurempi määrä töitä katsotaan kuuluvaksi kunnossapitoon. Myös huoltotoiminnan osalta kirjaamista on tarkennettu ja osa aiemmin huoltoon kirjatuista töistä on siirretty kirjattavaksi kunnossapitoon.

Eri vuosien luvut eivät ole suoraan vertailukelpoisia, sillä myös mm. kohdekannan laajuus on muuttunut ja näiden budjettisummien lisäksi on tullut erillislaskutusta. Lisäksi uuden palvelusopimuksen myötä tarkentuvat vastuunjaot ja tehtävämääritykset siirtävät kaupungille tehtäviä, jotka ovat aiemmin olleet osa allianssisopimusta tai joiden vastuut ovat olleet epäselviä. Näihin tehtäviin kuuluvat mm. vastuut joistain käyttäjän toimintaan kuuluvista järjestelmistä sekä kuntoarvioiden tilaaminen, joista jälkimmäiseen kohdistuu kasvupaineita vuodelle 2025. Arvioidaan, että näiden kaupungin vastuiden määrä olisi vuonna 2025 noin 0,20–0,30 M€/vuosi, mutta tähän liittyy epävarmuutta ja asia tarkentuu vuoden 2025 aikana.

Mestaritoiminnan kanssa tehtävän sopimuksen kustannukset budjetoidaan kaupunkiorganisaatiossa konsernipalveluihin sijoittuvaan Tilaomistusyksiköön. Sopimukselle on vuoden 2025 talousarviovalmistelussa varattu 2,90 M€. Mestaritoiminnan esittämä noin 3,22 M€:n hinnoittelu tarkoittaisi, että tilaomistuksen budjettia tulisi muutostalousarviossa nostaa näiden erotuksella (noin 0,32 M€) ja lisäksi tulee huomioida varautuminen mainittuihin kaupungille siirtyneisiin vastuisiin ja niissä oleviin korotustarpeisiin (noin 0,20–0,30 M€).

Sopimusuudistuksen katsotaan selkeyttävän tämänhetkistä tilannetta erityisesti vastuiden osalta, mutta sen arvioidaan myös laskevan palveluiden hinnoittelua hieman. Kustannusvertailu nykytilan ja uuden sopimuksen välillä on hieman vaikeaa johtuen mm. uusista palveluista (operatiivisen kiinteistöturvallisuuden aiempaa laajempi keskittäminen Mestaritoiminta Oy:lle sekä uusi isännöintitoimintamalli), kunnossapitovarauksen sisällön ja rahallisen määrän muuttuessa sekä osapuolten välisten vastuiden muuttuessa. Mestaritoiminta Oy on saanut muutosprosessinsa myötä muutettua hinnoitteluaan markkinasuuntautuneemmaksi, mutta uuden sopimuksen mukaisella kustannustasolla ei saavuteta kaupungin talousarviovalmistelussa sille arvioituja säästötavoitteita. Hinnoittelun katsotaan kuitenkin olevan tässä tilanteessa hyväksyttävissä, mutta työtä Mestaritoiminta Oy:n palveluiden ja kiinteistökannan kokonaisukustannusten alentamiseksi tulee jatkaa. 

Uuden sopimuksen mukainen toiminta käynnistyy vuoden 2025 alussa. Toiminnan käynnistyessä eteen tulee varmasti ratkaistavia asioita ja siten on mahdollista, että palvelukuvauksia ja vastuunjakoja tulee joiltain osin tarkentaa ja muuttaa. Näillä muutoksilla on mahdollisesti myös vaikutusta hinnoitteluun.

Perustelut

Kaupunginhallitus hyväksyi 3.6.2024 (§156) Mestaritoiminta Oy:n kanssa tehdyn palvelusopimuksen edellyttäen, että palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot ja hinnoittelu tuodaan erikseen hyväksyttäväksi. Kaupunginhallitus hyväksyi ko. palvelusopimukseen liittyvät palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot 16.12.2024 (§313). Hinnoitteluista tuolloin hyväksyttiin kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon kokonaisuuksien hinnoittelut. Talonrakennusinvestointien rakennuttamisen palveluiden hinnoittelu oli tuolloin mukana oheismateriaalina, sillä sen markkinahintaisuuden varmentaminen oli tuolloin vielä hieman kesken.

Esiteltäessä sopimusuudistusta kaupunginhallitukselle mm. iltakoulussa 2.12.2024 kuvattiin rakennuttamisen palveluiden hinnoittelu. Hinnoittelun mainittiin mukailevan ns. SKOL-luokittelua (henkilön pätevyys/kokemus) sekä olevan linjassa markkinahintojen kanssa. Mestaritoiminta Oy:n tuottamien rakennuttamisen palveluiden tuntihinnoittelu on 96,2–42,2 €/tunti riippuen henkilön toimenkuvasta. Liitteenä Mestaritoiminta Oy:n rakennuttamisen palveluiden hinnasto vuodelle 2025 (liite 1).

Mestaritoiminta Oy on vuonna 2024 kilpailuttanut rakennuttamisen konsulttipalvelut ja sen perusteella Mestaritoiminta Oy:n rakennuttamisen palveluiden tuntihintatason arvioidaan olevan samassa suuruusluokassa ulkoisten konsulttien kanssa (Oheismateriaali 1, salainen).

Rakennuttamisen palveluiden hankinnasta tehdään erikseen hankekohtaiset toimeksiantosopimukset, joissa määritellään hankkeessa tarvittava työmäärä ja kustannukset. Pieniä hankkeita voidaan koota yhden sopimuksen alle (esim. <0,5 M€:n tekniset investoinnit). Rakennuttamisen tehtävien kokonaiskustannusten tavoitellaan olevan alle rakennuttamisen laskennallisten keskimääräisten kustannusten (vrt. tavoitehintalaskelman laskennalliset rakennuttamisen kustannukset).