Kaupunginhallitus, kokous 13.5.2024

Perustelut

Järvenpään kaupungissa käynnistettiin hallintosääntöuudistus alkuvuonna 2023. Uudistuksessa tarkastellaan koko hallintosääntökokonaisuus, mikä pitää hallintosäännön lisäksi sisällään myös palvelualueiden ja konsernipalvelujen toimivallan delegointia määrittelevät toimintasäännöt.

Uutta hallintosääntöä valmistellaan viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja sidosryhmien tiiviissä yhteistyössä. Projektin tavoiteaikataulu on, että valtuusto vahvistaisi uuden hallintosäännön joulukuussa 2023, jonka jälkeen kaupunginhallitus ja palvelualuelautakunnat päättävät toimintasääntöjensä hyväksymisestä.

Hallintosääntöuudistusta koskien järjestetään keväällä 2023 kolme valtuustoseminaaria, joista ensimmäisessä 5.4.2023 pidetyssä seminaarissa työstettiin uudistuksen keskeisiä tavoitteita.

Seminaarityöskentelyn pohjaksi projektin valmistelutyöryhmä ja hankkeen ohjausryhmänä toimiva kaupungin johtoryhmä valmistelivat 15 tavoiteluonnosta. Seminaarissa osallistujat käsittelivät tavoiteluonnoksia ja ottivat niihin kantaa.

Sekä työryhmien nostoissa että henkilökohtaisissa Mentimeterillä toteutetuissa valinnoissa eniten kannatusta saivat samat viisi tavoitetta. Lisäksi henkilökohtaisissa vastauksissa nousi esille kuudes yhtä tärkeäksi koettu tavoite.

Seminaarin jälkeen valmistelutyöryhmä totesi, että se yhtyy näkemykseen keskeisistä tavoitteista. Puheenjohtajien jaostolle esitetään, että se hyväksyy hallintosääntöuudistuksen tavoitteiksi nämä kuusi tavoitetta.

LR

Perustelut

Alkuvuonna 2023 käynnistetyn hallintosääntöuudistuksen tiimoilta järjestettiin keväällä kolme valtuustoseminaaria. Sen lisäksi asiaa on käsitelty kaupunginhallituksen iltakouluissa ja puheenjohtajajaostossa. Hallintosäännön sisältöä on valmisteltu tiiviissä yhteistyössä viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja sidosryhmien kanssa.

Uudistuksessa tarkastellaan koko hallintosääntökokonaisuus, mikä pitää hallintosäännön lisäksi sisällään myös palvelualueiden ja konsernipalvelujen toimivallan delegointia määrittelevät toimintasäännöt.

Yhteisvalmistelun edetessä on sovittu, että valtuustoryhmille tuotetaan materiaalia, jonka pohjalta hallintosääntöuudistusta koskevia kysymyksiä on mahdollista käsitellä kesän aikana. Oheinen aineisto on valmisteltu luottamushenkilöiden hyödynnettäväksi kevään valtuustoseminaarien tulosten pohjalta.

Perustelut

Valmistelijat: johtava asiantuntija Saara Ojala, vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja, vs.kaupunginlakimies Eveliina Taipale ja lakimies Antti Ali-Sisto

Tasavallan presidentti vahvisti 16.2.2023 kuntalain muuttamisesta annetun lain (199/2023), jolla lisättiin kuntalain 90 §:ään uusi 3 momentti:

” Edellä 1 momentissa säädetyn lisäksi hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset hallinnon ja toiminnan järjestämisestä, päätöksenteko- ja hallintomenettelystä sekä valtuuston toiminnasta poikkeusoloissa ja normaaliolojen häiriötilanteissa. (16.2.2023/199)”

Uusi momentti tuli voimaan 1.3.2023 ja kuntien hallintosääntöjen on oltava 90 §:n 3 momentin mukaisia 30.9.2023.

Järvenpään voimassa olevan hallintosäännön 133 § ”Normaaliolojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen” ei kaikilta osin täytä muutetun kuntalain vaatimuksia, jonka vuoksi hallintosääntöä on tarpeen päivittää. Muutoksena aiempaan pykälissä säädetään esimerkiksi valtuuston ja kaupunginjohtajan toimivallasta, raportoinnista sekä siitä, kenellä on toimivalta päättää poikkeusolojen ja normaaliolojen häiriötilanteen aikaisen toimivallan käyttöönotosta.

Muutostarpeen taustoja esiteltiin ensimmäisen kerran valtuustoseminaarissa 5.4.2023 ja ensimmäistä luonnosta pykälästä valtuustoseminaarissa 19.4.2023. Valmistelun edetessä yksi pykälä on päätetty kuntaliiton hallintosääntömallia mukaellen ja luettavuuden parantamiseksi muuttaa yhdeksi luvuksi, joka sisältää seitsemän pykälää. Pykäläluonnokset olivat osa puheenjohtajien jaoston 20.6.2023 kokouksen materiaaleja.

LR

Perustelut

Hallintosääntö on kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä keskeinen asiakirja. Hallintosääntö on strategian, talousarvion ja taloussuunnitelman ohella keskeinen kunnan ohjausväline.  Hallintosäännön sisällön määrittelee kuntalain (410/2015) § 90. Kuntalain lähtökohtana on, että kaikki johtosäännöllä määrättävät asiat kootaan hallintosääntöön, jolloin ei tarvita muita johtosääntöjä. Hallintosääntöön otetaan määräykset, jotka aiemmin olivat valtuuston työjärjestyksessä, hallintosäännössä, toimielinten johtosäännöissä, taloussäännössä ja tarkastussäännössä. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja toiminnan järjestämisestä, päätöksenteko- ja hallintomenettelystä sekä valtuuston toiminnasta. Kuntalain 121 §:n  2. momentin 6. kohdan mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys itseään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi.  Hallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä.

Perustelut

Kaupunginhallitus 21.8.2023 § 188

Perustelut

Puheenjohtajien jaosto käsitteli katsausta hallintosääntöuudistuksen ajankohtaisiin kysymyksiin edellisen kerran kokouksessaan 20.6.2023 § 11. Kyseisessä kokouksessa jaostolle esiteltiin valtuustoryhmille tuotettu materiaali,​ jonka pohjalta hallintosääntöuudistusta koskevia kysymyksiä oli mahdollista käsitellä kesän aikana. Yhteenveto vastauksista on pykälän oheismateriaalina.

Puheenjohtajien jaoston kesäkuussa pidetyn kokouksen jälkeen tarkastuslautakunta teki kokouksessaan 5.9.2023 § 22 kaupunginhallitukselle esityksen tehtäviään koskeviksi hallintosäännön muutoksiksi. Lisäksi valtuusto hyväksyi kokouksessaan 11.9.2023 § 48 hallintosäännön 133 §:n muuttamisen kuntalain 90 §:n 3 momentin mukaiseksi.

Puheenjohtajien jaostolle annetaan tilannekatsaus hallintosääntöuudistusta koskevaan valmistelutilanteeseen kokouksessa.

Toimivalta: Järvenpään kaupungin hallintosääntö 15.1 §: "Puheenjohtajien jaosto huolehtii kaupungin strategian ohjauksesta ja seurannasta, toimielinten ja palvelualueiden keskinäisen yhteistyön edistämisestä sekä kaupungin yleistä toimintaa koskevien laajojen kehittämishankkeiden ohjauksesta."

Perustelut

Valmistelijat: Saara Ojala, Laura Rainetoja ja Eveliina Taipale

Hallintosääntöuudistuksen tiimoilta järjestettiin tammikuussa 2024 kaksi valtuustoseminaaria. Ensimmäisessä 16.1. pidetyssä seminaarissa esiteltiin hallinnon ja toiminnan järjestämistä, valtuustoa sekä taloudenhoitoa, valvontaa ja riskienhallintaa koskevia pykäläluonnoksia. Jälkimmäisen 22.1. seminaarin aiheita olivat toimivallan delegoinnin ratkaisut, toimintasäännöt sekä hankinnat ja taloudellinen toimivalta.

Valmistelua jatkettiin edellisvuoden tapaan yhteisvalmistelun hengessä. Molemmissa seminaareissa osallistujat työskentelivät työryhmissä ja käsittelivät viranhaltijatyönä valmisteltuja pohjaluonnoksia. Valtuustoryhmät esittelivät seminaarissa työryhmänsä johtopäätökset ja aiheista käytiin yhteistä keskustelua. Seminaarien työryhmien tuloksista tehdyt yhteenvedot ovat kokouksen oheismateriaalina.

Valtuustoryhmille osoitettu "talvitehtävä" käsittelee pykäliä, jotka on toimitettu osana 16.1. seminaarin aineistoa. Vastaukset pyydetään 3.3. mennessä, mutta mikäli mahdollista, valtuustoryhmän vastaus on hyvä lähettää valmistelijoille mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Uudistuksessa edetään sovitun aikataulun mukaisesti tavoitteena, että valtuusto päättää uudistetusta hallintosäännösta huhtikuun kokouksessaan.

 

Perustelut

Hallintosääntöuudistusta on käsitelty edellisen ja kuluvan vuoden aikana yhteensä kuudessa valtuustoseminaarissa. Seuraavan kerran hallintosääntöluonnosta käsitellään kaupunginhallituksen seminaarissa 26.3.2024 sekä tämän jälkeen pidettävässä kaupunginhallituksen kokouksessa. Tavoite on, että valtuusto hyväksyisi hallintosäännön huhtikuun kokouksessaan. Tällöin uusi hallintosääntö astuisi voimaan 1.7.2024.

16.1. pidetyssä valtuustoseminaarissa valtuustoryhmille annettiin tehtäväksi ja lausuttavaksi 97 pykälän kokonaisuus, jonka vastaukset pyydettiin toimittamaan 3.3. mennessä. Kahdeksan valtuustoryhmää toimitti vastauksensa nk. ”talvitehtävään”.

Valmistelijat kävivät valtuustoryhmien vastaukset läpi ja tekivät niiden pohjalta muutoksia hallintosääntöluonnokseen sekä kirjasivat kommentit valtuustoryhmiltä saatuihin näkemyksiin. Valmistelijoiden kirjauksista ilmenee, miten valtuustoryhmien näkemykset on huomioitu valmistelussa ja vaikuttaneet hallintosääntöluonnoksen kirjauksiin. Koonti valtuustoryhmien vastauksista ja valmistelijoiden kommenteista on toimitettu valtuustoryhmien puheenjohtajille 13.3., jotta valtuustoryhmien neuvottelukunta voi käsitellä materiaaleja 15.3. kokouksessaan. Koonnin yhteydessä lähetettiin myös viimeisin luonnos hallintosäännön perusteluosasta sekä eläkeläisneuvoston ja nuorisovaltuuston jättämiä lausuntoja koskevat aineistot.

Perustelut

Järvenpään kaupungissa käynnistettiin vuoden 2023 alussa hallintosäännön kokonaisuudistus, jonka tavoitteena on uudistaa voimassa oleva hallintosääntö sekä tätä toimeenpanevat toiminta- ja johtosäännöt.

Uudistuksen aikataulun mukaisesti valtuusto päättäisi hyväksyä uuden hallintosäännön 22.4.2024 kokouksessaan. Tällöin uusi hallintosääntö astuisi voimaan 1.7.2024. Palvelualuelautakuntien ja kaupunginhallituksen on tarkoitus käsitellä toimivallan siirtoja kevään 2024 aikana valtuuston päätettyä hallintosäännöstä. Tavoite on, että kaupunginhallitus hyväksyisi konsernipalveluiden toimintasäännön ja palvelualuelautakunnat palvelualueiden toimintasäännöt kesäkuun kokouksissaan.

Uudistus on toteutettu laajana viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden välisenä yhteisvalmisteluna. Hallintosääntöä on käsitelty edellisen ja kuluvan vuoden aikana yhteensä kuudessa valtuustoseminaarissa. Lisäksi uudistusta on käsitelty puheenjohtajien jaostoissa ja valtuuston työskentelyä tukevan valtuustoryhmien neuvottelukunnan kokouksissa. Viranhaltijaorganisaation sisällä valmistelua on johdettu valmisteluun nimetyn työryhmän toimesta siten, että yhteistyö on ollut tiivistä kaupungin johtoryhmän, konsernipalveluiden ja kaupungin palvelualueiden kesken. Helmikuussa 2024 toteutettiin lausuntokierros, jossa konsernipalveluiden ja palvelualueiden lisäksi myös kaupungin vaikuttamistoimielimillä oli mahdollisuus lausua hallintosääntöluonnoksesta.

Tammikuussa valtuustoryhmille annettiin lausuttavaksi 97 pykälän kokonaisuus, jonka vastaukset pyydettiin toimittamaan 3.3.2024 mennessä. Kahdeksan valtuustoryhmää toimitti vastauksensa nk. ”talvitehtävään”. Valmistelijat tekivät valtuustoryhmien vastausten pohjalta muutoksia hallintosääntöluonnokseen ja kirjasivat kommentit valtuustoryhmiltä saatuihin näkemyksiin. Valmistelijoiden kirjauksista ilmeni, miten valtuustoryhmien näkemykset on huomioitu valmistelussa. Koonti valtuustoryhmien vastauksista ja valmistelijoiden kommenteista toimitettiin valtuustoryhmien puheenjohtajille. Koonnin yhteydessä lähetettiin myös viimeisin luonnos hallintosäännön perusteluosasta sekä eläkeläisneuvoston ja nuorisovaltuuston jättämiä lausuntoja koskevat aineistot. Valtuustoryhmien neuvottelukunta käsitteli materiaaleja 15.3. kokouksessaan ja toimitti viranhaltijoille kokousmuistion, josta ilmeni valtuustoryhmien näkemykset jatkovalmistelun pohjaksi. Viimeisen kerran hallintosäännön tilannekatsaus annettiin puheenjohtajien jaostossa 19.3.2024.

Kaupunginhallituksen 25.-26.3. seminaarissa tullaan käsittelemään valtuustoryhmien lausuntojen pohjalta tehtyjä valmisteluja sekä hallintosääntöä kokonaisuudessaan. Tarkoitus on saattaa hallintosääntöuudistus vaiheeseen, jossa kaupunginhallitus pystyy muodostamaan näkemyksensä siitä miltä osin hallintosääntö edellyttää jatkovalmisteluja ennen valtuustokäsittelyä. 

Seminaarin jälkeen pidettävässä 26.3. kokouksessaan kaupunginhallitus linjaa ja evästää hallintosäännön jatkovalmistelun.

SF  

Perustelut

Hallintosääntöuudistusta käsiteltiin edellisen kerran kaupunginhallituksen seminaarissa 26.3. Seminaarissa esiteltiin tammikuun 2024 valtuustoseminaarien jälkeistä valmistelutyötä, johon merkittävimmin on vaikuttanut valtuustoryhmien hallintosääntöluonnoksen pykälistä antamat lausunnot. Kaupunginhallitus käsitteli hallintosääntöä seminaarin jälkeisessä kokouksessaan ja kävi asiasta lähetekeskustelun.

Hallintosääntöluonnokseen on tehty tarkennuksia niiden näkemysten pohjalta, joita kaupunginhallituksen 26.3. kokouksessa käydyssä lähetekeskustelussa ilmeni. Tarkennukset näkyvät punaisella värillä liitteenä olevassa hallintosäännössä sekä oheismateriaalina annetussa perusteluosassa.

Uudistus on edennyt päätetyn aikataulun mukaisesti vaiheeseen, jossa kaupunginjohtajan esitys uudesta hallintosäännöstä on valmis kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

SF

Perustelut

 Kaupunginhallitus 8.4.2024 § 76.

Päivitetyt kohdat on merkitty punaisella värillä sekä liitteen hallintosääntöön että oheismateriaalina annettuun perusteluosaan.

 

Perustelut

Kaupunginhallitus käsitteli hallintosääntöä edellisen kerran kokouksessaan 15.4.2024. 

Liitteenä olevaan hallintosääntöön on tehty päivityksiä kaupunginhallituksen edellisessä kokouksessa antaman evästyksen pohjalta. Päivitetyt kohdat on merkitty punaisella värillä sekä hallintosääntöön että oheismateriaalina annettuun perusteluosaan.

Hallintosääntöuudistuksen aikataulutavoitetta on tarkennettu siten, että huhtikuun asemesta valtuusto hyväksyisi hallintosäännön 27.5. kokouksessaan. Ennen valtuuston kokousta kaupunginhallituksella on mahdollisuus käsitellä hallintosääntöä tarpeen mukaisesti, kuitenkin niin, että kaupunginhallituksen esitys valtuustolle annetaan viimeistään 13.5. kokouksessa.

Toimivallan siirtojen vuoksi hallintosäännön tulee astua voimaan siten, että ennen voimaan astumista toimielimet ehtivät päättää toimintasäännöistään. Kokouksen oheismateriaaleina ovat kaupunginhallituksen ja palvelualueiden toimintasääntöluonnokset, jotka valmistelun tässä vaiheessa ovat työversioita. 

Päivitetyssä aikataulussa esitetään, että toimintasääntöjen tarkastelu toimielinten kanssa aloitetaan heti valtuuston päätettyä hallintosäännöstä. Aikataulun mukaisesti toimintasäännöistä järjestetään kaupunginhallitukselle ja palvelualuelautakunnille seminaari 30.5. ja tavoite on, että toimielimet päättävät toimintasäännöistään kesäkuun kokouksissaan.

Muista toimielimiestä poiketen lupajaoston toimintasäännön päivittäminen toteutetaan vasta syksyn 2024 aikana. Uuden rakentamislain johdosta tehdyt hallintosääntökirjaukset astuvat voimaan 1.1.2025, joten toimintasäännön valmistelua ei ole tarve kiirehtiä.

Päivitetty aikataulu ei muuta aiempaa aikataulutavoitetta, jonka mukaisesti uusi hallintosääntö astuisi voimaan 1.7.2024.

SF