Kaupunginhallitus, kokous 18.9.2023

Perustelut

Perustelut

Järvenpään kaupunki toimitti 29.08.2018 alustavan tarjouspyynnön Järvenpään kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksena neljälle osallistumishakemuksen jättäneelle yritykselle, Alltime Oy, Viherpalvelut Hyvönen Oy, VRJ Etelä-Suomi Oy ja YIT Rakennus Oy (Ilmoituksen numero 198382). Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Sopimusaika on 1.5.2019 – 1.10.2023, sopimukseen sisältyy optiovaraus kahdelle erikseen päätettävälle vuodelle. Optiovuosien arvioidut ajat ovat 2.10.2023- 1.10.2024 ja 2.10.2024-1.10.2025.

Hankinta perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Alustavien tarjousten vertailussa laatutekijöiden painoarvo oli 70% ja hinnan painoarvo 30%. Lopullisten tarjousten vertailussa laadun painoarvo oli 40% ja hinnan painoarvo oli 60%.   

Määräaikaan 5.10.2018 klo 12.00 mennessä alustavan tarjouskirjeen jättivät seuraavat yritykset:
Alltime Oy
YIT Rakennus Oy.

Tarjousten selonottokokous järjestettiin 9.10.2018. YIT Rakennus Oy ilmoitti saapuneessa tarjouskirjeessä, että ei jätä tarjousta.
Alustavaa tarjousten hinta- ja laatuvertailua ei tehty, koska oli saapunut vain yksi tarjous.  Alltime Oy:n tarjous täytti alustavalle tarjouspyynnölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja oli alustavan tarjouspyynnön mukainen.

Hankintamenettelyä jatkettiin neuvotteluihin Alltime Oy:n kanssa. Neuvottelumenettely sisälsi kaksi neuvottelukierrosta. Ensimmäinen neuvottelu järjestettiin 30.10.2018, jossa käsiteltiin liikkeenluovutukseen, sopimusasioihin ja kaupallisiin ja muihin asioihin liittyviä asioita. Toinen neuvottelu järjestettiin 6.11.2018, jossa käsiteltiin teknisiä ja laatuasioita.

Järvenpään kaupunki toimitti 3.12.2018 lopullisen tarjouspyynnön Järvenpään kaupungin kunnossapidon ulkoistaminen liikkeenluovutuksena alustavan tarjouksen jättäneelle ja neuvotteluihin osallistuneelle Alltime Oy:lle. Määräaikaan 11.1.2018 klo 12.00 mennessä lopullisen tarjouksen jätti Alltime Oy. Tarjouspyyntö ja tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä.

Tarjoajien soveltuvuus ja tarjouspyynnönmukaisuus

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjoajan kelpoisuus tarkistettiin 11.1.2019 tarjousten avauksen jälkeen. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden ja tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen on liitteenä.
Tarjouksen selonotto tehtiin 14.1.2019 tarjouksen muotoseikkojen ja tarjouspyynnössä edellytettyjen hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevien vähimmäisvaatimusten täyttämisen osalta.
Tarjoajalta pyydettiin lisäselvityksiä ja niihin saatiin vastaukset selonottoneuvottelussa 15.1.2019. Tarjoajan tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja tarjoaja täyttää tilaajan asettamat kelpoisuusehdot.

Hankinnan ratkaisuperuste ja taloudelliset vaikutukset

Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinta- ja laatuvertailua ei tehty koska saatiin vain yksi tarjous.

Alltime Oy:n kokonaishintainen tarjous sopimuskaudelle 1.5.2019 – 1.10.2023 on 17 974 590,00 euroa (alv 0 %). 
Hankinnan kokonaisarvo mahdolliset optiot mukaan lukien 1.5.2019 – 1.10.2025 on 26 067 590, 00 euroa (alv 0%). Optioiden (1+1) käytöstä tehdään erilliset päätökset.

Hankinnan määräraha on varattu kaupungin vuoden 2019 käyttötalousosassa. Sopimusvuosien 2020-2023 hankintaosuuteen varaudutaan tulevissa kaupungin budjeteissa.

Kustannukset osoitetaan kustannuspaikalle 18615000 / toiminto 186501 tai 186504 / seuranta 1 18641241.

Perustelut

Valmistelijat Mikko Autere, kaupunkitekniikan johtaja, Timo Väisänen, talouspäällikkö, Aija Schukov, vt. ylläpidon rakennuttajapäällikkö, Marja-Liisa Tiensuu, projektipäällikkö

Hankinta perustuu kaupunginhallituksen päätökseen 21.01.2019 § 13.

Järvenpään kaupungilla on voimassaoleva sopimus yleisten alueiden kunnossapidosta Alltime Oy:n, nykyinen Alltime Infrapalvelut Oy:n kanssa, Järvenpään alueurakka 2019-2023 (Cloudia sopimushallinnan numero 2019.7.1).

Sopimusaika on neljä ja puoli vuotta (1.5.2019 - 1.10.2023). Sopimusta voidaan jatkaa kahdella erikseen päätettävällä optiovuodella vuosi kerrallaan. Ensimmäisen option käyttöönotosta on ilmoitettava alueurakoitsijalle 30.9.2022. Optiopäätöksen tekee kaupunginhallitus.

Kaupunkikehityslautakunta päätti 25.8.2022 § 61 antaa kaupunginhallitukselle lausunnon asiassa ja esitti, että kaupunginhallitus ottaisi optiokauden käyttöön.

Kaupunkikehityslautakunta on asettanut kaupunkikehityksen palvelualueelle säästötavoitteita alueurakkaan liittyen. Kaupunkikehityslautakunta (26.9.2019 § 66) ​on päättänyt antaa lausuntonaan kaupunginhallitukselle esityksen alueurakan säästöistä. Lisäksi Kaupunkikehityslautakunta (16.9.2021 § 82) on päättänyt antaa lausuntonaan kaupunginhallitukselle talousarvion 2022 ja taloussuunnitelman 2022-​2025 yhteydessä esityksen sopeutustoimenpiteistä ja taloudellisen liikkumavaran lisäämisestä. Liikkumavaratoimenpiteiden osalta on asetettu selvitykseen alueurakan kustannusten tason alentaminen 280 000 eurolla vuosille 2023-​2025.

Kevään 2022 aikana on käyty markkinakartoitus ja tekninen vuoropuhelu yleisten alueiden kunnossapidon alueurakasta kiinnostuneiden yritysten kanssa. Käydyn vuoropuhelun perusteella voidaan todeta, ​että kustannussäästöjä ei saavuteta liittämällä uuteen kilpailutettavaan alueurakkaan liikuntapalveluiden ulkoalueiden hoito. Tämä johtuu muun muassa työhön liittyvän erityisosaamisen ja -​kaluston,​ sekä erillisen työnjohdon tarpeesta. Tekninen vuoropuhelu ei myöskään tuottanut arvioita tai tarkkoja kustannuksia siitä,​voidaanko kaupunkikehityslautakunnan asettamia säästötavoitteita saavuttaa kilpailuttamalla uusi alueurakka.

Kaupunkitekniikka on tarkastellut ja arvioinut Alltime Infrapalvelut Oy:n kanssa nykyisen alueurakan sisältöä ja mahdollisia taloudellisia kustannussäästöjä tehtävien sisällön ja toiminnallisuuden osalta. Kaupunkikehityslautakunnan asettamat taloudelliset tavoitteet voidaan toteuttaa nykyisessä alueurakassa ehdotettujen muutosten kautta. Mahdollisten optiovuosien hintoja ei sidota indeksiin.

Optiovuoden urakkahinta on muodostettu tarjousvaiheesta annetusta vuosikohtaisesta urakkahinnasta, johon on jo sisällytetty mahdolliset kunnossapidettävän omaisuuden kasvusta ja laatumuutoksista aiheutuneet muutokset. Optiourakkahinta on tarkistettu toukokuussa 2022 indeksillä urakkasopimuksen hintasidonnaisuuksien mukaan ja on kiinteä.

Optiovuonna 2.10.2023 - 1.10.2024 sopimus jatkuu entisin ehdoin.

HP