Perustelut
Keravan ja Järvenpään kaupungit sekä Mäntsälän ja Tuusulan kunnat muodostavat yhdessä Kirkes-kirjastot, jonka toiminta alkoi vuonna 2004. Yhteistyö mahdollistaa asiakkaille koko alueen kattavan verkkokirjaston, yhteiset varaukset ja kuljetukset. Kirkes-yhteistyön kautta asiakkailla on käytettävissä laajat kokoelmat nopeasti ja edullisesti.
Kirkes-kirjastot ovat päätyneet ratkaisuun, jossa nykyinen Axiell Finland Oy:n vuonna 2016 käyttöön otettu Axiell Aurora-järjestelmä korvataan Koha-järjestelmällä vuoden 2022-2023 aikana.
Kohan käyttöönottoprojekti toteutetaan Kirkes-kirjastojen yhteishankkeena ja hankkeen kustannusarvio on 120 000 €, joka jakautuu kunnille asukasluvun suhteessa. Järvenpään osuus on n. 38 000 €. Projekti on aloitettu syksyllä 2022 ja Koha-järjestelmä on tuotantokäytössä syyskuussa 2023.
Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavat järjestelmän käyttäjät osana kansainvälistä Koha-yhteisöä. Vuonna 2016 perustettu kuntien omistama in-house -yhtiö Koha-Suomi Oy hallinnoi kirjastojärjestelmän ylläpitoa ja kehitystä. Yhtiön osakkaina ovat kaikki Koha-järjestelmää käyttävät kunnat. Nykyään Koha-Suomi Oy tuottaa kirjastojärjestelmäpalvelut osakaskunnille SaaS-palveluna yli 110 kunnassa ja kaupungissa.
Koha-Suomen vuosittainen palvelumaksu käyttöönoton jälkeen on 0,28 euroa/asukas. Kustannukset laskutetaan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan käyttöönottoa seuraavasta kuukaudesta lähtien. Kohan vuosimaksu Järvenpään kaupungille on 2022 asukasluvun perusteella 12 776 euroa.
Tietohallintojohtajan viranhaltijapäätöksellä 2.6.2022 § 8 (JARDno-2022-297) Järvenpään kaupunki lunasti kirjastojärjestelmän hankkimiseksi ja ylläpitämiseksi Koha-Suomi Oy:n osakkeita hintaan 0,15 euroa per asukas, yhteensä 6 784 euron edestä. Koha-Suomi Oy:n osakkuus ja järjestelmän käyttöönotto edellyttää osakassopimuksen (liite 1) hyväksymistä ja allekirjoittamista. Osakassopimus määrittelee myös nykyisten osakkeenomistajien aseman yhtiössä, uusien omistajien liittymisen yhtiöön sekä osakkeista luopumisen. Järvenpään kaupunki on 19.6.2023 pidetyssä Koha-Suomi Oy:n yhtiökokouksessa tehnyt osakasaloitteen osakassopimuksen päivittämisestä. Aloitteessa ehdotetaan lisäystä osakassopimuksen irtisanomisehtoon siten, että osakkaan kaikki velvollisuudet yhtiötä kohtaan lakkaavat, kun osakassopimus irtisanotaan.
Vt. tietohallintojohtajan viranhaltijapäätöksellä 16.8.2023 § 6 (JARDno-2022-909) Järvenpään kaupunki on hankkinut Koha-Suomi Oy:ltä kirjastojärjestelmän.
Tietohallintojohtaja on hyväksynyt ja allekirjoittanut palvelusopimuksen 11.9.2023, jolla on sovittu Koha-järjestelmään liittyvistä ylläpito- ja kehittämispalvelujen yksityiskohtaisesta sisällöstä. Palvelusopimuksessa on myös kuvattu ne ehdot, joiden mukaisesti Järvenpään kaupungille myönnetään oikeus käyttää Koha-järjestelmää.
Pykälän oheismateriaalina on palvelusopimus sekä vt. tietohallintojohtajan viranhaltijapäätös 16.8.2023 § 6.
KS
Ehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
- hyväksyä liitteenä olevan Koha-Suomi Oy:n osakassopimuksen Järvenpään kaupunkia sitovaksi
- valtuuttaa kaupunginjohtajan allekirjoittamaan Koha-Suomi Oy:n osakassopimuksen
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.