Kaupunginhallitus, kokous 5.6.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 148 Hankinta / Päällystysurakka 2023

JARDno-2023-443

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 2.5.2023

Valmistelija

Marja-Liisa Tiensuu, projektipäällikkö, marja-liisa.tiensuu@jarvenpaa.fi

Perustelut

Hankinnan kuvaus 

Hankinnan kohteena on eripuolella Järvenpään kaupunkia sijaitsevien katujen, teiden ja kevyen liikenteen väylien sekä muiden liikenne-, piha- ym. alueiden päällystystyöt 2023.
Hankintailmoituksessa on ilmoitettu, että kilpailutuksen perusteella on tarkoitus valita yksi toimittaja. Järvenpään kaupunki on julkaissut 19.4.2023 hankintaa koskevan kansallisen hankintailmoituksen JARDno-2023-443 Cloudia kilpailutusjärjestelmän kautta. Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Määräaikaan 25.4.2023 klo 12:00 mennessä hankintayksikköön saapui kolme (3) tarjousta.

Hankintamenettelyn keskeyttäminen

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (”hankintalaki”, 1397 /2016) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain 104 §:n 1 momentin mukaan tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.  Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintalain esitöissä (HE 108/2016 vp s. 223) todetun mukaan 125 § on säilynyt muuttumattomana aiemmin voimassa olleen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Viimeksi mainittua säännöstä koskevissa esitöissä (HE 182/2010 vp s. 22–23) on todettu, että hankintamenettelyn keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Oikeuskäytännössä hyväksyttäväksi hankinnan keskeyttämisen perusteeksi on katsottu muun muassa se, että tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi taikka virheelliseksi. 


Hankintayksikön tarjouspyynnössä on edellytetty, että tarjouksissa annetaan hinta urakkaan kuuluvan jäteasfaltin hyvityksestä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että hinta tulee antaa negatiivisena hintana. Kilpailutusjärjestelmä vähentää hyvityshinnan vertailuhinnasta. Mikäli urakoitsija ei halua hyvittää jäteasfaltista tulee kohtaa ilmoittaa hinnaksi 0 euroa. Urakoitsija on tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti velvollinen poiskuljettamaan urakkaan kuuluvan asfaltin. Tarjouspyynnön hinnan realistisuutta koskeva vaatimus on tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisen yhteydessä osoittautunut tulkinnanvaraiseksi ja epäselväksi. 


Hankintayksikkö katsoo, että tarjoajat ovat perustellusti voineet ymmärtää hintojen realistisuutta koskevan vaatimuksen eri tavoilla, jolloin tarjousten vertailukelpoisuus ja tasapuolinen vertailu ovat vaarantuneet. Lisäksi vaatimusta ei voida pitää sillä tavalla tarkkarajaisena ja yksiselitteisenä, että tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta voitaisiin tasapuolisesti arvioida sen perusteella. Edellä kuvatuin perustein tarjouspyyntö ei ole ollut hankintalain edellyttämällä tavalla niin selvä, että se olisi ollut omiaan tuottamaan vertailukelpoisia tarjouksia. Hankintayksiköllä on siten hankintalain 125 §:n mukaisesti todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta. Hankinnan keskeyttämistä koskevan ratkaisun ei voida katsoa vaikuttavan syrjivästi tarjoajiin. Hankintayksikkö katsoo, että hankinnasta tulee järjestää uusi kilpailutus, jossa hankinnan keskeyttämiseen johtaneet syyt huomioidaan.

HP

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää keskeyttää "päällystysurakka 2023" hankinnan kuvaustekstissä mainituin perustein. 

 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti. 

 

Valmistelija

  • Marja-Liisa Tiensuu, projektipäällikkö, marja-liisa.tiensuu@jarvenpaa.fi

Perustelut

Hankinnan tausta

Järvenpään kaupunki on julkaissut Päällystysurakka 2023 kansallisen hankintailmoituksen Hilma- julkaisujärjestelmässä 4.5.2023. 

Hankinnan kohteena on eripuolella Järvenpään kaupunkia sijaitsevien katujen, teiden ja kevyen liikenteen väylien sekä muiden liikenne-, piha- ym. alueiden päällystystyöt.

Hankinnan perusteella tehtävän sopimuksen kesto on 12 kk. Sopimusta on mahdollista jatkaa kolmella (3) erikseen päätettävällä optiovuodella vuosi kerrallaan.

Tarjouspyyntöasiakirjat on julkaistu Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset tuli toimittaa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. 

Määräaikaan 22.5.2023 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

- Asfalttikallio Oy (2501081-1)

- Peab Industri Oy (2977551-2)

Tarjoajien soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset. Saapuneet tarjoukset täyttivät soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus (yhteiset kriteerit)

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus tehtiin tarjousten muotoseikkojen ja tarjouspyynnössä edellytettyjen hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevien vähimmäisvaatimusten täyttämisen osalta. 

Saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin vertailuhinta. Laatu on otettu huomioon asetetuissa tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa, vähimmäisvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kuvauksessa sekä hankintasopimuksen ehdoissa. 

Tarjousvertailun perusteella halvimman vertailuhinnan jätti Peab Industri Oy 1 295 007,50 euroa (alv 0%). Asfalttikallio Oy:n tarjouksen vertailuhinta oli 1 619 627,50 euroa (alv 0%).

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudella mukaan lukien kaikki optiovuodet (1+1+1) on noin kaksi miljoonaa euroa (2 000 000) euroa (alv 0%).

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintavolyymiin sopimuskauden aikana vaan hankinta tehdään tilaajan hankintatarpeen mukaisesti ja voimassa olevien määrärahojen puitteissa.

Päällystysurakka on yksikköhintaurakka. Urakkasumma ja laskutus muodostuu toteutuneiden määrien mukaisesti tilaajan hyväksymien mittauspöytäkirjojen mukaisesti. 

Määräraha on varattu vuoden 2023 investointiohjelmassa ja käyttötalousosassa. Mahdollisten optioiden käyttöönottoon varaudutaan vuosittain Järvenpään kaupungin talousarviossa ja määrärahojen puitteissa.

Sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Optioiden käytöstä tehdään erillinen päätös optiokausi kerrallaan.

Hankinnan sopimusvastuuhenkilönä toimii kaupunkitekniikan johtaja.

Toimivalta

Toimivalta perustuu Järvenpään kaupungin Hallintosääntöön (kaupunginvaltuusto hyväksynyt 21.6.2021 § 53) liite 1 taloudellinen toimivalta investointiosa kohta 5

HP

Ehdotus

Esittelijä

  • Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. valita hankinnan "Päällystysurakka 2023" sopimuskumppaniksi Peab Industri Oy:n
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
  4. valtuuttaa kaupunkikehitysjohtajan allekirjoittamaan urakkasopimuksen 
  5. valtuuttaa kaupunkikehitysjohtajan päättämään selostustekstissä mainittujen optioiden käytöstä (1+1+1 vuotta, vuosi kerrallaan).

 

 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti. 

Tiedoksi

Tarjoajat (tiedoksianto tehdään  Cloudia kilpailutusjärjestelmästä)