Kaupunginhallitus, kokous 2.5.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 110 Kyrölän päiväkoti ja kouluhanke, hankebudjetin muutos

JARDno-2022-1952

Aikaisempi käsittely

Opetus- ja kasvatuslautakunta, 8.11.2022

Valmistelija

Jan Mikkonen, tilasuunnittelun kehittämispäällikkö, jan.mikkonen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat:
Jan Mikkonen, tilasuunnittelun pedagoginen kehittämispäällikkö, jan.mikkonen@jarvenpaa.fi 
Janne Mannersalo, rakennuttajapäällikkö, Mestaritoiminta, janne.mannersalo@mestaritoiminta.fi 

Perustelut 

Kyrölän päiväkoti on tulossa teknisen käyttöikänsä päähän. Lisäksi tarkentuneet oppilasennusteet sekä  perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen palveluverkkojen yhteensovittaminen edellyttävät Kyrölän koulun 
käyttötarkoituksen muutostöitä. 

Kaupunginhallitus on hyväksynyt 7.9.2020 § 302 JYK-hankelaajuuden siten, että Kyrölän vuosiluokkien 3 - 5 oppilaille varataan tilat JYKistä (VE2). Opetus- ja kasvatuslautakunta on käsitellyt asiaa JYK,  hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä 6.10.2020 § 37. 

Kyrölän yksikkö toteutetaan kaksisarjaisena pienten lasten kouluna (1.–2. lk) sekä 7-ryhmäisenä päiväkotina  sisältäen kaksi esiopetusryhmää. Kyrölän yksikkö korvaa nykyisen Kyrölän päiväkodin.  

Kyrölän yksikön toteuttamisesta perustellaan seuraavilla: 

  • tarkentuneet oppilasennusteet sekä perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen palveluverkkojen  yhteensovittaminen 
  • tarve Kyrölän päiväkotirakennuksen laajamittaiseen peruskorjaukseen tai sen korvaamiseen  uudisrakennuksella 
  • päätös Kyrölän koulun vuosiluokkien 3-5 siirtymisestä JYK:iin 

Kyrölän päiväkoti ja koulu -hankkeen hankesuunnitelman käsittely tapahtuu vaiheittain siten, että tavoiteaikataulun mukaan kaupunginhallitus käsittelee ja päättää hankesuunnitelman hyväksynnästä  marraskuun lopun 2022 kokouksessa. Tätä ennen lautakunnilta pyydetään hankesuunnitelmasta lausunto palvelualueen tehtävän ja toimivallan puitteissa. Hankesuunnitelman tarkoituksena on kuvata hankkeen yleispiirteet, tarve ja tavoitteet, kustannukset sekä menettely. 

Opetus- ja kasvatuslautakunnan tehtävän kannalta relevantit näkökulmat hankesuunnitelmaan ovat hankkeen pedagogiset ja palveluverkkoon liittyvät lähtökohdat.  

Ehdotus

Esittelijä

Merja Narvo-Akkola, palvelualuejohtaja, merja.narvo-akkola@jarvenpaa.fi

Opetus- ja kasvatuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus hyväksyy Kyrölän päiväkoti ja koulu -hankkeen hankesuunnitelman liitteiden mukaisesti.
 

Käsittely:

Rakennuttajapäällikkö Teemu Jaakkola ja tilasuunnittelun kehittämispäällikkö Jan Mikkonen selostivat asiaa. 

Kokoustauko klo 18.42.-18.59.

Pöytäkirjaa on täydennetty puheenjohtajan kanssa 10.11.2022 sisältämään palautusehdotuksen:

Reetta Nick teki kannattamattomana rauenneen palautusehdotuksen "Esitän hankesuunnitelman palauttamista valmisteluun. Päätöksentekoa varten tulee korjata hankesuunnitelman aikatauluvirheet sekä esittää mahdolliset vaihtoehtoiset toteutusaikataulut ja -tavat, joissa poikkeusjärjestelyjen ja väistötilojen tarve minimoidaan, sekä näihin liittyvät kustannusarviot. On aiheellista tarkastella myös vaihtoehtoa, jossa Kyrölän päiväkodin purku sekä pihatyöt irrotettaisiin erillisiksi projekteikseen. Hankesuunnitelman tulee sisältää lapsivaikutusten arviointi. Hankesuunnitelmaa tulee täydentää suunnitelmalla rakennustöiden aikaisesta opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämisestä ja mahdollisista väistötiloista, sekä näiden lapsi-, henkilöstö- ja kustannusvaikutuksista. Perusteluna palautusesitykselle ovat etenkin varhaiskasvatusikäisiin ja alkuopetusikäisiin lapsiin kohdistuvien poikkeusjärjestelyjen välttäminen tai ainakin minimointi sekä kielteisten henkilöstövaikutusten minimointi."

Reetta Nick teki muutosehdotuksen ja käydyn keskustelun perusteella lautakunta päätti yksimielisesti, että päätösehdotukseen lisätään teksti:

Hankesuunnitelmaa tulee korjata ja täydentää vuoden 2022 loppuun mennessä seuraavilla:

  •  Aikautauluvirheiden korjaaminen
  •  Osallistamissuunnitelma, jossa otetaan huomioon lasten, perheiden ja henkilöstön kuuleminen
  • Suunnitelma varhaiskasvatuksen ja opetuksen järjestämisestä rakennushankkeen aikana
  • Lapsi- ja henkilöstövaikutusten arviointi
  • Kuvaus hankkeen vaihtoehtoisten toteutustapojen arvioinnista ja hankesuunnitelmassa esitetyn etenemissuunnitelman valinnasta (mm. vaiheistaminen).

Päätös

Opetus- ja kasvatuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus hyväksyy Kyrölän päiväkoti ja koulu -hankkeen hankesuunnitelman liitteen mukaisesti siten, että hankesuunnitelmaa korjataan ja täydennetään vuoden 2022 loppuun mennessä seuraavasti;

  •  Aikautauluvirheiden korjaaminen
  • Osallistamissuunnitelma, jossa otetaan huomioon lasten, perheiden ja henkilöstön kuuleminen
  • Suunnitelma varhaiskasvatuksen ja opetuksen järjestämisestä rakennushankkeen aikana
  • Lapsi- ja henkilöstövaikutusten arviointi
  • Kuvaus hankkeen vaihtoehtoisten toteutustapojen arvioinnista ja hankesuunnitelmassa esitetyn etenemissuunnitelman valinnasta (mm. vaiheistaminen).

 

Kaupunginhallitus, 23.11.2022

Valmistelija

Jan Mikkonen, tilasuunnittelun kehittämispäällikkö, jan.mikkonen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat 
- Jan Mikkonen, tilasuunnittelun pedagoginen kehittämispäällikkö, jan.mikkonen@jarvenpaa.fi 
- Janne Mannersalo, rakennuttajapäällikkö, Mestaritoiminta, janne.mannersalo@mestaritoiminta.fi 

Opetus- ja kasvatuslautakunta 8.11.2022 § 48

Opetus- ja kasvatuslautakunta on esittänyt, että hankesuunnitelmaa korjataan ja täydennetään vuoden 2022 loppuun mennessä seuraavasti;​

  • Aikautauluvirheiden korjaaminen
  • Osallistamissuunnitelma,​ jossa otetaan huomioon lasten,​ perheiden ja henkilöstön kuuleminen
  • Suunnitelma varhaiskasvatuksen ja opetuksen järjestämisestä rakennushankkeen aikana
  • Lapsi-​ ja henkilöstövaikutusten arviointi
  • Kuvaus hankkeen vaihtoehtoisten toteutustapojen arvioinnista ja hankesuunnitelmassa esitetyn etenemissuunnitelman valinnasta (mm. vaiheistaminen).

Valmistelua on opetus- ja kasvatuslautakunnan käsittelyn jälkeen jatkettu seuraavasti:

Hankkeen kustannusarvio on kohonnut 1,51 miljoonasta eurosta 1,9 miljoonaan euroon, minkä vuoksi päätös on tehtävä ehdollisena sille, että kaupunginvaltuusto hyväksyy hankkeelle varatun määrärahan korottamisen.

Kyrölän päiväkoti on tulossa teknisen käyttöikänsä päähän. Lisäksi tarkentuneet oppilasennusteet sekä perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen palveluverkkojen yhteensovittaminen edellyttävät Kyrölän koulun 
käyttötarkoituksen muutostöitä. 
Kaupunginhallituksen kokouksissa 17.6.2020 sekä 7.9.2020 on hyväksytty JYK muuttunut laajuus, vaiheistettu aikataulu sekä alustava budjetti. 

KH 17.6.2020 päätös:  
• Kaupunginhallitus päättää, että hanke toteutetaan aiemmin suunniteltua pienempänä ja vaiheistaen. Liikuntatilojen ja Kyrölän koulun osalta pyydetään hyvinvointilautakunnalta ja opetus- ja kasvatuslautakunnalta vaikutusarvio VE1 ja VE2 väliltä. Lautakuntien tulee antaa arvionsa 19.8. mennessä.” 

KH 7.9.2020 päätös: 
• hyväksyä JYK- hankelaajuuden siten, että Kyrölän vuosiluokkien 3 - 5 oppilaille varataan tilat JYK:istä (VE2) 
• JYK-pykälästä irrotetaan Kyrölän liikuntahallikysymys omaksi pykäläksi, jonka hallitus lähettää 
valtuustoon saakka. 

Kyrölän koulun käyttötarkoitusta muutetaan niin, että siitä tulee pienten lasten yksikkö (päiväkoti, esiopetus ja alkuopetus 1 – 2 luokat). Kyrölän päiväkodista voidaan tällöin luopua. 

Kyrölän yksikkö toteutetaan kaksisarjaisena pienten lasten kouluna (1.–2. lk) sekä 7-ryhmäisenä päiväkotina sisältäen kaksi esiopetusryhmää. Kyrölän yksikkö korvaa nykyisen Kyrölän päiväkodin.  
Kyrölän päiväkoti ja koulu hankkeen hankesuunnitelman käsittely tapahtuu vaiheittain siten, että tavoiteaikataulun mukaan kaupunginhallitus käsittelee ja päättää hankesuunnitelman hyväksynnästä marraskuun lopun 2022 kokouksessa. Tätä ennen lautakunnilta on pyydetty hankesuunnitelmasta lausunto palvelualueen tehtävän ja toimivallan puitteissa. Hankesuunnitelman tarkoituksena on kuvata hankkeen yleispiirteet, tarve ja tavoitteet, kustannukset sekä menettely. 

 

MN-A

 

Ehdotus

Esittelijä

Eemeli Peltonen, hallituksen puheenjohtaja, eemeli.peltonen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää: 

  1. hyväksyä liitteenä 1 olevan hankesuunnitelman ja siihen sisältyvät hankkeen lähtökohdat 
  2. hyväksyä hankkeen budjetiksi 1 900 000 € 
  3. että hankkeen jatkosuunnittelu- ja toteutusvaihe voidaan aloittaa 
  4. antaa Mestaritoiminta Oy:lle valtuutuksen valmistella sekä päättää suunnittelu- ja toteutusvaihetta koskevat hankinnat sekä allekirjoittaa ja valvoa asiaa koskevat sopimukset kaupungin puolesta edellä hyväksytyssä budjetissa 
  5. valtuuttaa talousjohtajan opetuksen ja kasvatuksen palvelualuejohtajaa kuultuaan hyväksymään hankkeen yleissuunnitelmavaiheen suunnitteluratkaisut kustannuslaskelmineen. 
  6. että kohdat 1 – 5 ovat ehdollisia sille, että kaupunginvaltuusto hyväksyy hankebudjetin mukaiset 2023 –2032 investointiohjelmaan- sekä 2023-2026 talousohjelmaan esitetyt muutokset.

 

Käsittely

Opetuksen- ja kasvatuksen palvelualuejohtaja Merja Narvo-Akkola, tilasuunnittelun pedagoginen kehittämispäällikkö Jan Mikkonen ja rakennuttajapäällikkö Janne Mannersalo Mestaritoiminta Oy:sta selostivat asiaa.  

Esittelijä täydensi päätösehdotustaan seuraavasti: "Opetuksen järjestämistä koskevat ratkaisut täsmentyvät hankkeen edetessä."   

 

Päätös

Hyväksyttiin esittelijän täydennetyn päätösehdotuksen mukaisesti.  

Kaupunginhallitus päätti:  

  1. hyväksyä liitteenä 1 olevan hankesuunnitelman ja siihen sisältyvät hankkeen lähtökohdat  

  1. hyväksyä hankkeen budjetiksi 1 900 000 €  

  1. että hankkeen jatkosuunnittelu- ja toteutusvaihe voidaan aloittaa  

  1. antaa Mestaritoiminta Oy:lle valtuutuksen valmistella sekä päättää suunnittelu- ja toteutusvaihetta koskevat hankinnat sekä allekirjoittaa ja valvoa asiaa koskevat sopimukset kaupungin puolesta edellä hyväksytyssä budjetissa  

  1. valtuuttaa talousjohtajan opetuksen ja kasvatuksen palvelualuejohtajaa kuultuaan hyväksymään hankkeen yleissuunnitelmavaiheen suunnitteluratkaisut kustannuslaskelmineen.  

  1. että kohdat 1 – 5 ovat ehdollisia sille, että kaupunginvaltuusto hyväksyy hankebudjetin mukaiset 2023 –2032 investointiohjelmaan- sekä 2023-2026 talousohjelmaan esitetyt muutokset. 

 

Opetuksen järjestämistä koskevat ratkaisut täsmentyvät hankkeen edetessä. 

Opetus- ja kasvatuslautakunta, 13.12.2022

Valmistelija

Katja Kneckt, lakimies, katja.kneckt@jarvenpaa.fi

Perustelut

Kuntalain 136 § mukaan oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä,​ joka koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Oikaisuvaatimuksen asia on valmisteluvaiheessa, eli lopullinen, muutoksenhakukelpoinen päätös hankesuunnitelmasta tehdään kaupunginhallituksessa. Opetus- ja kasvatuslautakunnan pöytäkirjassa 8.11.2022 on ollut virheellinen muutoksenhakuosoitus. Pöytäkirja 8.11.2022 on korjattu muutoksenhakuosoituksen osalta. Virheellinen muutoksenhakuosoitus ei kuitenkaan tuota laajempaa oikeutta muutoksenhakuun, vaan muutoksenhakuoikeus on edelleen kuntalain mukaisesti lopullisesta asiaratkaisusta. Oikaisuvaatimusta ei näin ollen voida ottaa tutkittavaksi. Oikaisuvaatimus voidaan tehdä lopullisesta asiaratkaisusta, joka tässä asiassa on tehty kaupunginhallituksessa 23.11.2022 § 296.

 

Ehdotus

Esittelijä

Merja Narvo-Akkola, palvelualuejohtaja, merja.narvo-akkola@jarvenpaa.fi

Opetus- ja kasvatuslautakunta päättää jättää oikaisuvaatimuksen tutkittavaksi ottamatta, koska oikaisuvaatimuksen alainen päätös koskee valmistelua.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Kokouskäsittely

Keskustelun aikana käytiin läpi oikaisuvaatimuksen alaisen päätöksen tekemisen yhteydessä pyydetyt lisätiedot ja selvitykset.

Valmistelija

  • Kirsi Rinne, talousjohtaja, kirsi.rinne@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: projektipäällikkö Janne Mannersalo ja rakennuttaja- ja investointijohtaja Teemu Jaakkola, Mestaritoiminta Oy 

​​Hankkeen tausta

Kyrölän päiväkoti ja koulu -hankkeen muutostyöt toteutetaan kolmena eri urakkakokonaisuutena (Kyrölän koulun muutostöiden suunnittelu ja toteutus, Kyrölän uuden yksikön väestösuojan rakentaminen ja Kyrölän uuden yksikön pihaurakka). Kaikkiin kolmeen urakkakokonaisuuteen on saatu tarjoukset, mutta hankintapäätöksiä ei ole voitu julkaista, koska urakkakokonaisuuksien yhteissumma ylittää hankebudjetin. Lisäksi väestösuojan rakentamisen urakkakokonaisuuteen saatiin vain yksi tarjous ja tarjoussumma ylittää niin merkittävästi hankebudjetin arvion, että ko. hankinta on päätetty keskeyttää. Väestönsuojan urakkakokonaisuus kilpailutetaan uudestaan eri urakkamallilla. Samassa yhteydessä väestösuojan kokoa pienennetään kustannussäästösyistä. 

Kyrölän moduulikoulu rakennettiin väliaikaisella rakennusluvalla ja tämän luvan määräaika on päättymässä 6/2023. Rakennukselle haetaan pysyvää rakennuslupaa nyt tehtävien muutos- ja laajennustöiden yhteydessä. Jotta pysyvä rakennuslupa olisi mahdollinen, käynnistettiin alueella syksyllä 2022 tarvittava kaavamuutosprosessi. Tämän hetken tiedon mukaan uusi kaava saadaan vahvistettua 7/2023. Kaavan kuulemisvaiheessa Järvenpään Vesi Oy esitti huomautuksen vesi- ja viemärirunkolinjojen sijoittumisesta tulevalla tontilla. Olemassa oleva vesi- ja viemärirunkolinja sijoittuu liian lähelle olemassa olevaa Kyrölän moduulikoulua ja linjan ns. turva-alue ei toteudu. Järvenpään Vesi Oy velvoittaa siirtämään ko. vesi- ja viemärilinjaa 42 metrin matkalla niin, että linjan turva-alue toteutuu. Järvenpään Vesi Oy:n kanssa käytyjen neuvottelujen tuloksena päädyttiin ratkaisuun, jossa Kyrölän päiväkoti ja koulu -rakennushanke vastaa vesi- ja viemärilinjan siirron vaatimista kaivu- ja maansiirtotöistä, Järvenpään Vesi Oy vastaa putkistojen asennus- ja materiaalikuluista.

Koska hankebudjetin ylitys on ollut nähtävillä alkuvuoden 2023 aikana, on kuluja pyritty karsimaan suunnittelu- ja toteutusratkaisujen avulla. Kuluja on saatu karsittua merkittävästi, mutta ei riittävästi. 

Kustannusmuutosten perusteet

Muutokset hankebudjetin teon jälkeen: 

  1. Ennakkotarjousten, joiden pohjalta hankebudjetti on laadittu, ja lopullisten tarjousten välinen hintaero on merkittävä. Vaikka hankebudjettiin on varattu ns. riskivara, ei näin suureen tarjoushintojen nousuun ole osattu varautua. Korkea inflaatio ja erityisesti määrättyjen rakennusmateriaalien hinnannousun jatkuminen on vaikuttanut korottavasti lopullisten tarjousten loppusummiin.
  2. Vesi- ja viemärirunkolinjan siirtoa ei olla osattu ennakoida millään tasolla hankebudjetin tekovaiheessa. Tämä asia kävi ilmi vasta uuden kaavan kuulemisvaiheessa (31.1.2023), eikä asiaa olla voitu ennakoida ennen Järvenpään Vesi Oy:n vaatimusta

​​”Kyrölän uuden yksikön väestösuojan rakentaminen” -urakkakokonaisuuden viimeisin hinta-arvio on tehty pohjautuen siihen, että Keski-Uudenmaan pelastuslaitos hyväksyy n. 90 m2 kokoisen väestösuojan. Annetun ohjeistuksen mukaan ko. neliömäärän tulisi riittää, mutta pelastuslaitoksella on mahdollisuus poiketa ohjeistuksesta. Lopullinen lausunto saadaan vasta rakennuslupahakemuksen yhteydessä. Mikäli pelastuslaitos vaatii suuremman väestönsuojan rakentamista, nousee ”Kyrölän uuden yksikön väestösuojan rakentaminen” -urakan hinta lisäneliöiden suhteessa.

Esitys lisärahoitukselle

Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt hankkeelle 1,9 Me budjetin. Hankevalmistelun kustannusarviossa on varauduttu mahdollisiin yllätyksiin suunnittelun ja rakentamisen aikana (ns. rakentamisen riskivara). Poikkeuksellinen inflaatio ja rakennettavalla tontilla vaadittava vesi- ja viemärirunkolinja siirto ovat kuitenkin olleet niin isoja ja ennalta-arvaamattomia riskejä, ettei niihin ole osattu varautua hankevalmistelun kustannusarvioita tehtäessä riittävästi, eikä kustannusarvioon sisällytetty riskivara riitä kattamaan kaikkia ilmenneitä kustannusnousua. 

Jotta hanke voidaan toteuttaa onnistuneesti laatutavoitteiden mukaan, esitetään hankkeen kokonaisbudjetin nostoa 80 000 eurolla. Esitetty lisämäärärahan tarve on summa, jonka arvioidaan syntyvän hankkeelle vesi- ja viemärilinjan siirrosta. Lisämäärärahatarve esitetään katettavaksi talonrakennuksen investointiohjelmaan vuodelle 2023 sisältyvästä 500 000 euron riskivarauksesta.

Kaupunginhallitus on aiemmin päättänyt valtuuttaa talousjohtajan opetuksen ja kasvatuksen palvelualuejohtajaa kuultuaan hyväksymään hankkeen yleissuunnitelmavaiheen suunnitteluratkaisut kustannuslaskelmineen (Kaupunginhallitus 23.11.2023 § 296). Tilakehitysjohtajan aloitetettua toimessaan valtuus esitetään siirrettäväksi substanssista vastaavalle viranhaltijalle. 

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. hyväksyä Kyrölän päiväkoti- ja kouluhankkeen kokonaisbudjetin korotuksen 80 000 eurolla 
  2. kohdentaa vuoden 2023 talonrakennuksen investointiosaan sisältyvästä 500 000 euron riskivarauksesta 80 000 euroa Kyrölän päiväkoti- ja kouluhankkeen kulujen kattamiseen
  3. valtuuttaa tilakehitysjohtajan opetuksen ja kasvatuksen palvelualuejohtajaa kuultuaan hyväksymään hankkeen yleissuunnitelmavaiheen suunnitteluratkaisut kustannuslaskelmineen. 

 

Käsittely

Mestaritoiminta Oy:n projektipäällikkö Janne Mannersalo selosti asiaa. 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Mestaritoiminta Oy, Tilaomistus