Kaupunginhallitus, kokous 9.5.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 127 Levysepänkadun varikko, hankebudjetin muutos

JARDno-2020-884

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 7.4.2020

Valmistelija

Kirsi Rinne, talousjohtaja, kirsi.rinne@jarvenpaa.fi

Perustelut

Hankkeen tausta
Levysepänkadun varikkomoduulia on valmisteltu kaupungin yksiköiden ja Järvenpään veden käyttöön. Varikko palvelee pääsääntöisesti Kaupunkikehityksen mittauspalvelujen ja rakentamispalvelujen, liikuntapalvelujen ja Järvenpään Veden kenttähenkilökuntaa ja se korvaa Kulmatalon ja Seutulantalon pihassa olevan toimistokontin sekä nykyiset Seutulan varikolla ja ulkopuolisissa vuokratiloissa olevat liikuntapalvelujen, lukion ja Järvenpään veden varastot. Kohteeseen tulee varastotilaa myös yleisiin konsernin varastotarpeisiin (esim. ICT). 

Tilojen keskittäminen mahdollistaa tehokkaamman tilakäytön ja helpottaa samankaltaisten toimintojen uudelleen järjestelyä tarvittaessa. Nykytiloista Seutulan varikon kulmatalossa ja varastorakennuksessa on sisäilmaongelmia, joten kohteiden käyttöä ei voitaisi jatkaa tulevaisuudessa ilman merkittäviä peruskorjaustoimenpiteitä. Henkilöstö joutuu todennäköisesti siirtymään väistötiloihin Seutulan alueelta jo ennen, kuin uusi varikko valmistuu. 

Seutulan alue on tarkoitus jalostaa, kun varikkotoiminnot ovat siirtyneet toisaalle ja kohteet on purettu. Vuokratiloista luovutaan kohteen valmistumisaikataulussa. 

Hankkeen kuvaus

Alustava tilaohjelma on viimeistelty helmikuussa sen jälkeen, kun kaupunki linjasi mitkä yksiköt sijoittuvat Perhelään ja mitkä toiminnat siirtyvät Levysepänkadulle. 

Tämän hetken mitoituksessa mittauksen henkilöstölle on suunniteltu omalla sisäänkäynnillä varustettu toimistotila. Lisäksi kohteeseen on suunniteltu kompakti monitilatoimisto, joka on varusteltu taukokeittiöllä ja kokoushuoneella. Koko toimiston pysyvä käyttäjämäärä on noin 15 hlö. Lisäksi tiloissa järjestetään suunnittelukokouksia ja tiloissa työskentelevät joustavasti myös muissa kaupungin toimipisteissä toimivat henkilöt tarpeen mukaan. 

Sosiaalitiloja on mitoitettu 35 henkilölle. Toimiston ja sosiaalitilojen mitoitus on noin 450 m2. Työtiloja tilaohjelmassa on noin 220 m2. Tilat on tarkoitettu mm. laitteiston ja kaluston huoltoon ja puhdistukseen. Lämmintä tai puolilämmintä varastotilaa on suunnitelmassa 1500 m2 ja kylmää varastokatosta 675 m2. Piha-aluetta on noin 4400 m2. Piha-alue sisällytään alustavasti urakkaan. Kohteen suunnitelmat on esitetty liitteenä.

Rakennushankkeeseen sisällytetään alustavasti toimisto-osan kiinteistökalusteet sekä irtokalusteet. Työtilojen ja varaston kalusteet (työkoneet, varastohyllyt ym.) sekä piha-alueen erilliset rakennelmat hankkii käyttäjä erikseen. 

Hankkeen budjetti on kaupunginvaltuuston 11.11.2019 § 81 hyväksymän talousarvion investointiosan mukaan 3,75 milj. euroa (alv 0%). Hanke toteutetaan kaupungin taseeseen. 

Hankintaprosessi

Hankinta on tarkoitus toteuttaa KVR- hankintana neuvottelumenettelyllä. Alustavien tarjousten jälkeen määritellään hankkeen lopullinen laajuus tarjousten perusteella. Mikäli alustavat tarjoukset ylittävät hankkeelle varatun budjetin, tehdään tilaohjelman karsinta ensisijaisesti varaston määrää pienentämällä. 

Neuvotteluryhmään kutsutaan Mestaritoiminnan lisäksi 1-2 käyttäjän edustajaa. Neuvotteluiden ja lopullisen toteuttajan valinnan jälkeen hanke suunnitellaan loppuun KVR-toteuttajan kanssa. 

Hankkeen alustava aikataulu: 

Alustava tarjouspyyntö 15.4. 
Alustavat tarjoukset 30.4. 
Työpaja 15.5. 
Lopullinen tarjouspyyntö 30.5.  
Lopulliset tarjoukset 15.6. 
Tarjoajan valinta 22.6.  
Sopimuksen allekirjoitus 30.6.
Rakennuslupa 8/2020 
Tavoite hankkeen valmistumiselle Q1/2021 

Investoinnin kannattavuus

Levysepänkadun kohteen vuotuiset ylläpitokustannukset ovat n. 131 000 euroa. Poistuvien kohteiden vuotuiset kustannukset ovat n. 239 000 euroa. Tehokkaampi tilaohjelma mahdollistaa noin 108 000 euron vuosittaisen säästön käyttökuluista. 

Hanke mahdollistaa Seutulan varikon alueen kaavallisen kehityksen ja kaupungin maaomaisuuden myymisen. Alueelta saatava myyntitulo on yhteensä arviolta 6 milj. euroa. Myynti jakautuu usealle vuodelle. Mikäli varikkotoimintaa ei siirretä, ei kohdetta voida kehittää kaavallisesti.

Hanke maksaa itsensä takaisin 4,5 vuodessa maanmyyntien toteutuessa. Yhteenveto investoinnin kannattavuuslaskelmasta on esitetty liitteenä. 

Mestaritoiminnan valtuutus

Mestaritoiminta Oy hakee kaupungin valtuutusta valmistella sekä päättää toteutusvaihetta koskevat hankinnat sekä allekirjoittaa ja valvoa asiaa koskevat sopimukset kaupungin puolesta hyväksytyn budjetin puitteissa. Hankinnat ja ratkaisut käsitellään ennen päätöksen tekemistä investointi- ja kiinteistöallianssin johtoryhmässä (INKAJR) ja/tai hankkeen neuvotteluryhmässä Mestaritoiminta Oy:n valmistelusta.

KR

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. että hanke toteutetaan hyväksytyn budjetin puitteissa
  2. antaa Mestaritoiminta Oy:lle valtuutuksen valmistella sekä päättää hanketta koskevat hankinnat sekä allekirjoittaa ja valvoa asiaa koskevat sopimukset kaupungin puolesta.

 

Käsittely

Asian käsittelyn aikana Mikko Vesterinen ilmoitti olevansa esteellisiä asian käsittelyyn ja poistui kokouksesta asian käsittelyn aikana ennen päätöksentekoa. (Peruste: HL 28.1 § 7-kohta)

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Kirsi Rinne, talousjohtaja, kirsi.rinne@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelija: talousjohtaja Kirsi Rinne ja Jani Kervinen Mestaritoiminta Oy

Tausta

Levysepänkadun varikkohankkeen KVR-sopimus laadittiin Tekova Oy:n ja Järvenpään kaupungin välillä 27.8.2021 kaupunginhallituksen Mestaritoiminta Oy:lle (7.4.2020) antaman mandaatin mukaan.

Hanke kilpailutettiin touko-kesäkuussa 2020. Hankinnan päätös julkaistiin 17.6.2020. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Tekova Oy. KVR-urakoitsijaksi valittiin Tekova Oy. Lehto Tilat Oy teki ko. hankinnasta valituksen markkinaoikeuteen 1.7.2020. Markkinaoikeus antoi ratkaisunsa 5.7.2021. Markkinaoikeus hylkäsi valituksen kaikilta osin ja velvoitti valittajan maksamaan vastapuolen oikeudenkäyntikulut.

KVR-sopimuksen laadinta ja sopimusneuvottelut aloitettiin uudestaan elokuussa 2021. Heti neuvottelujen alussa jouduttiin yhteisesti toteamaan, että rakentamisen kustannukset olivat nousseet kesäkuun 2020 ja elokuun 2021 välisenä aikana merkittävästi (pääsyinä korona-pandemian aiheuttama epävarmuus ja rakennusmateriaalien hinnannousu). Hankkeen käynnistysviiveestä johtuen KVR-urakkaa ei voida toteuttaa kesäkuussa 2020 tarjottuun hintaan.

Sopimusneuvottelut koostuivat kahdesta osasta:

  1. Kohteen uusi vastaanottoaika; Tekova Oy esitti, että kohde valmistuu ja on vastaanotettavissa KVR-sopimuksen ehtojen mukaisesti 16.9.2022
  2. Uusi urakkahinta; Tekova Oy esitti 24.8.2021, että muuttuneen markkinatilanteen johdosta rakennusmateriaalien hinnat ovat kohonneet. Kokonaisuudessaan urakan omakustannehinta on noussut 324.000 euroa.
     

Neuvottelujen lopputuloksena todettiin:

  1. Kohde otetaan vastaan KVR-sopimuksen ehtojen mukaisesti 16.9.2022
  2. KVR-urakkahintaa korotetaan 200 000 euroa alkuperäiseen tarjoukseen nähden
     

Muutokset, jotka ovat syntyneet KVR-sopimuksen teon jälkeen:

  • Toiminnallisuustavoitteiden varmistamiseksi on tehty asioita alkuperäistä tarjouspyyntötasoa korkeampitasoisena (esim. Järvenpään Veden tarkkaamoiden sijoittaminen toimistotilojen yhteyteen, katos pääsisäänkäynnin yhteyteen ja lattiakaivojen määrän nostaminen) tai asioita, jotka eivät sopimuksen mukaan kuulu KVR-urakkaan, mutta ovat tarpeellisia toiminnallisuuden takaamiseksi (tilaajahankintojen siirto KVR-hankinnoiksi).
  • Bitumituotteiden hinnat on nousseet voimakkaasti Ukrainan sodan johdosta, joka vaikuttaa korottavasti pihan asfaltointi kuluihin.  
  • Tontin maakerroksista on löytynyt suuri määrä asfalttijätettä. Levysepänkadun varikon tontin maakerroksien rakenteesta ei ollut tarkkaa tietoa, mutta mistään pilaantuneesta- tai jätemaasta ei ollut tietoa. Myöskään maaperätutkimukset eivät osoittaneet tavallisesta poikkeavia maakerroksia. Maansiirtotöiden alettua löytyi kuitenkin suuri määrä asfalttijätettä pintamaan alle kätkettynä. Asfalttijätettä ei voitu jättää rakennusten alle, vaan se oli kaivettava pois ja korvattava murskeella. Poisvietävää asfalttijätettä on tämän hetken arvion mukaan yhteensä 6020 tonnia.
  • Nykyinen maailmantilanne aiheuttaa kustannusriskejä. Venäjän hyökkäys Ukrainaan 24.2.2022 on johtanut tilanteeseen, jossa tuotanto- ja hankintakustannukset ovat nousseet yllättäen ja merkittävästi. Myös materiaalien toimitusajat ovat joillain tuotteilla pidentyneet merkittävästi.

Tarkemmat laskelmat on esitetty pykälän liitteenä.

Kustannusmuutosten perusteet

Muutokset ovat syntyneet KVR-urakkatarjouksen teon jälkeen. Kustannusmuutoksien syitä ovat:

  1. KVR-urakkatarjouksen ja KVR-urakkasopimuksen teon välillä ehti kulua aikaa 12 kk johtuen markkinaoikeuteen jätetystä valituksesta. Rakentamisen kustannukset nousivat hyvin voimakkaasti tuona odotusaikana korona-pandemiasta johtuen. Jotta KVR-urakkasopimus saatiin aikaiseksi, oli välttämätöntä tarkistaa KVR-urakan urakkahintaa vastaamaan rakennuskustannusten hinnannousua.
  2. Rakennettavalta tontilta löytynyt asfalttijäte; Tilaaja vastaa tontin rakentamiskelpoisuudesta ja mahdollisen pilaantuneen maamassan poistamisen kuluista, joten asfalttijätteen poistamisen kulut lankeavat tilaajan maksettaviksi.
  3. Toiminnallisuustavoitteiden varmistaminen; Suunnittelun edetessä on huomattu asioita, jotka on tullut lisätä suunnitelmiin toiminnallisuuden varmistamiseksi. Kaikkia asioita ja yksityiskohtia ei ole kyetty yksilöimään KVR-urakan tarjouspyyntöön ja siksi ne eivät kuulu KVR-urakkasopimuksen piiriin. Nämä suunnitelmamuutokset toteutetaan lisä- ja muutostöinä, jotka nostavat osaltaan hankkeen kokonaiskuluja.
  4. Pihan asfaltointi; Pihan asfaltointi on sovittu tilaajan hankinnaksi. Korkeammat asfaltoinnin kulut nostavat suoraan rakentamisen kokonaiskustannuksia.
  5. Nykyinen maailmantilanne; Maailmantilanteesta johtuen urakoitsijoilta voi tulla force majeure- perusteeseen eli ylivoimaiseen esteeseen perustuvia vaatimuksia koskien suoritusaikaa ja suorituksen viivästymisestä aiheutuvia korvauksia. Urakoitsijat viittaavat tällöin YSE:n 20 §:n mukaisiin ylivoimaisiin esteisiin. Urakoitsija voi esittää myös YSE:n 50 §:n mukaisia taloudellisia vaatimuksia. 

Esitys lisärahoitukselle

Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt hankkeelle 3,75 Me budjetin. Hankevalmistelun kustannusarviossa on varauduttu mahdollisiin yllätyksiin suunnittelun ja rakentamisen aikana (ns. rakentamisen riskivara). Poikkeuksellinen maailmantilanne ja rakennettavalta tontilta löytynyt iso asfalttijätemäärä ovat kuitenkin olleet niin isoja ja ennalta-arvaamattomia riskejä, ettei niihin ole osattu varautua hankevalmistelun kustannusarvioita tehtäessä riittävästi, eikä kustannusarvioon osoitettu riskivara riitä kattamaan kaikkia ilmenneitä kustannusnousua.

Jotta hanke voidaan toteuttaa onnistuneesti laatutavoitteiden mukaan, esitetään hankkeen kokonaisbudjetin nostoa 270 000 eurolla. Lisämäärärahatarve katetaan talonrakennuksen investointiohjelmaan vuodelle 2022 sisältyvästä 1 miljoonan euron riskivarauksesta. Riskivaraukselle ei tällä hetkellä ole tiedossa muita käyttötarpeita.

KR

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. hyväksyä Levysepänkadun varikko -hankkeen kokonaisbudjetin korotuksen 270 000 eurolla 
  2. kohdentaa vuoden 2022 talonrakennuksen investointiosaan sisältyvästä 1 miljoonan euron riskivarauksesta 270 000 euroa Levysepänkadun varikko -hankkeen kulujen kattamiseen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Mestaritoiminta Oy, Taloussuunnittelupäällikkö, Tilakehitysjohtaja

Liitteet

Levysepänkadun varikko riskivaraus.pdf (pdf, 470 kt)