Perustelut
Valmistelijat: Pekka Koponen, Markus Lauriala
Toimistotyön automatisointi on Järvenpään kaupungin yksi merkittävimmistä kehityskohteista. Palvelualueiden toimintaprosesseja, joissa on paljon manuaalista työtä, tullaan automatisoimaan lähivuosina hyödyntämällä kaupungin omia teknisiä ratkaisuja. Vuoden 2020 aikana toteutettiin Järvenpään kaupungin toimistotyön automaatiopalvelu. Sen avulla luotiin tekniset edellytykset erilaisille automaation käyttötapauksille palveluiden ja prosessien automatisointitarpeita varten. Lisäksi kuvattiin toimintamallit niin toiminnan tarpeiden hallintaan kuin teknisten toteutuksien hallintaan. Kehitystyön etenemiseen ja seurantaan otettiin soveltuvin osin käyttöön ketterä kehitysmenetelmä ja toteutettiin ensimmäiset pilottiautomatisoinnit.
Vuoden 2021 aikana kartoitettiin laajemmin palvelujen prosessien automatisointitarpeita ja toteutettiin automatisointiratkaisuja näiden tarpeiden pohjalta sekä kilpailutettiin asiantuntijapalvelut teknisiä toteutuksia varten. Strategisten tavoitteiden mukaisesti kaupungin palveluiden sisäisiä prosesseja tullaan kehittämään tehokkaasti ja taloudellisesti lähivuosina. Kehittämisen lähtökohtana on:
- Tunnistaa ja minimoida sisäisten prosessien manuaalisia työvaiheita ja poistaa ja automatisoida turhia työvaiheita
- Automatisoida merkittävien uusien ja nykyisten järjestelmien tiedonsiirtoa
- Luoda näkyvyys kaupungin tietojen automaattiseen käsittelyyn
- Yhdenmukaistaa toimintamalli, esim. huomioidaan uusien järjestelmien vaatimusmäärittelyssä
- Auttaa palveluita uudelleen kohdentamaan vapautuvaa työaikaa tehokkaammin
- Hyödyntää uusinta teknologiaa ja mahdollisuuksia; esim. tekoäly ja koneoppimisen mallit
Henkilöstökulusäästöt perustuvat vuoden 2021 automaatiototeutuksiin. Vuoden 2021 toteutuksien perusteella yksi toteutus on säästänyt työaikaa noin 501 tuntia vuodessa. Vuoden 2022 osalta on arvioitu, että toteutuksia tehdään minimissään 10 kappaletta ja näin ollen työajansäästö tulee olemaan noin 5010 tuntia vuodessa. Laskentaperusteena on käytetty alemman toimihenkilön tuntipalkkaa (24€/h). Henkilöstökulusäästöjen lisäksi automatiikan avulla tiedon laatu ja käytettävyys paranee.
Kaupunginvaltuuston 15.11.2021 § 113 talousarviopäätöksen mukaisesti kaupunginhallitus päättää kehitysinvestointimäärärahan käytöstä hankkeisiin, joiden kustannukset ovat yli 100.000 euroa.
TP
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää myöntää kehitysinvestointimäärärahoista 250 000 euroa toimistotyön automatisointipalvelun asiantuntijapalveluihin vuodelle 2022.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.