Puheenjohtajien jaosto, kokous 8.6.2021

Perustelut

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 108 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Liitteenä on luonnos Järvenpään kaupungin toimielinten kokouskalenteriksi kevätkaudelle 2021. Kokouskalenteri on ollut arvioitavana lautakuntien puheenjohtajilla ja esittelijöillä sekä valtuuston ja hallituksen puheenjohtajalla. 

IL 

Perustelut

Kokousajankohdat

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 108 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Puheenjohtajien jaosto on hyväksynyt kevään 2021 kokouskalenterin osaltaan kokouksessaan 24.11.2020 § 16 ja kehottanut toimielimiä käsittelemään kalanterin omalta osaltaan.

Kaupunginhallituksen kevätkauden 2021 kokoukset ehdotetaan pidettävän seuraavasti:

• 11.1.2021, 18.1.2021, 25.1.2021
• 1.2.2021, 8.2.2021, 
• 1.3.2021, 8.3.2021, 15.-16.3.2021 seminaari, 29.3.2021
• 6.4.2021, 12.4.2021, 19.4.2021
• 3.5.2021, 10.5.2021, 17.5.2021, 31.5.2021
• 16.6. tai 21.6.2021

Kokouspaikka ja kokoustapa

Kuntalain (410/2015) 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Sähköinen kokous voidaan järjestää myös siten, että osa toimielimen jäsenistä on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen etäyhteydellä. Myös tällöin on kuitenkin huolehdittava yhdenvertaisen näkö- ja puheyhteyden toteutumisesta.

Puheenjohtajien jaosto on kokouksessaan 9.6.2020 § 6 käsitellyt toimielinten kokouspaikasta ja -tavasta päättämistä. Vaikka valtioneuvoston etätyötä ja julkista kokoontumista koskevat linjaukset eivät sellaisenaan koske kunnallisten luottamustoimielinten kokouksia, on jaosto kuitenkin pitänyt luottamustoimielinten toimintakyvyn varmistamista tärkeänä kaupungin toiminnan turvaamisen näkökulmasta. Yhtä tärkeänä jaosto on pitänyt sen turvaamista, että myös riskiryhmiin kuuluvilla luottamushenkilöillä on mahdollisuus osallistua kokouksiin välttäen tarpeetonta altistumista infektioille. Jaoston päätös kuuluu seuraavasti:

"Puheenjohtajien jaosto päättää suosittaa Järvenpään kaupungin toimielimille

1. että ne kokoontuvat valtioneuvoston etätyösuosituksen ajan ensisijaisesti kokonaan sähköisesti.
2. että ne kokoontuvat toissijaisesti hybridikokouksin siten, että toimielimen jäsenet voivat päättää, osallistuvatko he kokoukseen fyysisestä kokoustilasta vai etäyhteyden kautta sähköisesti.
3. että kaupungin työntekijät ja viranhaltijat osallistuvat mahdollisesti pidettäviin hybridikokouksiin etäyhteyden kautta sähköisesti.
4. että toimielimet arvioivat kokouspaikkaa ja -tapaa uudelleen, kun valtioneuvosto on ottanut etätyösuositukseen kesän jälkeen uudelleen kantaa.
5. että ne tekevät päätöksen kokoustavasta ja -paikasta.

Lisäksi puheenjohtajien jaosto toteaa, että sähköisten ja hybridikokousten osalta noudatetaan kaupungilla voimassa olevaa ohjeistusta."

IL

Perustelut

Järvenpään kaupungin hallintosäännön mukaan puheenjohtajien jaosto huolehtii kaupungin strategian ohjauksesta ja seurannasta, toimielinten ja palvelualueiden keskinäisen yhteistyön edistämisestä sekä kaupungin yleistä toimintaa koskevien laajojen kehittämishankkeiden ohjauksesta.

Oheismateriaaliin on koottu kevään 2021 kaupunginvaltuuston käsittelyyn tulevia asioita. Käsittelyaikataulu on alustava ja kokousaiheet ja aikataulut täydentyvät kevään aikana.

IL