Perustelut
Valmistelijat: hallintojohtaja Iiris Laukkanen, hallinnon erityisasiantuntija Jaana Immonen, tietohallintopäällikkö Pentti Laari
Järvenpään kaupungin hallintosäännön sähköistä kokouskutsua ja sähköistä kokousmenettelyä koskevien säännösten mukaan kaupunki vastaa siitä, että työskentelyyn käytettävät laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla. Lisäksi on perusteltua, että laitteet ovat keskenään samankaltaisia siten, että ongelmatilanteissa laitteille ja siten työskentelylle voidaan tarjota riittävä tuki. Tasavertainen osallistuminen luottamushenkilötyöskentelyyn edellyttää myös, että laitteet ovat toimivia.
Oman laitteen käyttökorvauksesta luovuttaneen palkkiosääntöuudistuksen yhteydessä. Valtuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien varsinaisille jäsenille luovutetaan luottamushenkilötyöskentelyä varten kannettava tietokone lisälaitteineen. Varajäsenille osoitetaan laitteita, joita he voivat lainata tilapäisesti kokouskäyttöön.
Lähtökohtana on, että työskentelyyn käytetään kaupungin osoittamia laitteita, sillä ne ovat etähallinnassa ja kaupunki voi huolehtia niiden tietoturvallisuudesta ja ajantasaisuudesta.
Luottamushenkilöiden käyttöön annetaan kokoukseen osallistumiseksi tarvittavat ohjelmistot. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajalle, valtuuston ja hallituksen puheenjohtajalle sekä monijäsenisten valtuustoryhmien puheenjohtajille luovutetaan lisenssit, jotka mahdollistavat myös kokousten järjestämisen.
Kaupungilla on vastuu siitä, että henkilöstö ja luottamushenkilöt toimivat tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisesti. Kaupungin tulee myös kyetä osoittamaan, että se on ryhtynyt riittäviin toimenpiteisiin asian varmistamiseksi. Tämän vuoksi suositellaan vahvasti, että jo laitteen luovutuksen yhteydessä luottamushenkilö allekirjoittaa tietoturvallisuussitoumuksen ja suorittaa luottamushenkilön tietosuojakoulutuksen.
Laitteen luovutuksen yhteyteen järjestetään käyttöönotto-opastus sekä tukea muun ohella tietosuojakoulutukseen sekä luottamushenkilötyöhön ja palkkiomaksatukseen liittyvän luottamushenkilöilmoituksen tekemiseen. Tavoitteena on sujuvoittaa valtuustokauden alkua ja työskentelyn käynnistämistä.
Laiteluovutukset on suunniteltu toteutettavaksi viikolla 30. Tarkasta ajankohdasta ja ajanvarausjärjestelyistä tiedotetaan luottamushenkilöille erikseen myöhemmin. Syksyllä käynnistyvät myös muut luottamushenkilökoulutukset, joiden yhteyteen voidaan tarpeen mukaan kytkeä myös laiteopastusta.
IL
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Puheenjohtajien jaosto merkitsee edellä selostustekstissä olevan tiedoksi.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.