Kaupunginhallitus, kokous 23.11.2020

Perustelut

Järvenpään kaupunki on julkaissut kiviaineksia koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 1.10.2020 (ilmoituksen numero 2020-055090) sekä ilmoitus EU:n virallisen lehdessä 6.10.2020 (ilmoituksen numero 2020/S 194-468396).

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 2.11.2020 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat:

Osakokonaisuus 1 Kiviainekset perille toimitettuina

• Destia Oy
• NCC Industry Oy
• Peab Industri Oy Swerock
• Rudus Oy
• Terrawise Oy

Osakokonaisuus 2 Kiviainekset noudettuina

• NCC Industry Oy
• Peab Industri Oy Swerock
• Rudus Oy
• Terrawise Oy

Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittely toteutetaan kuudessa vaiheessa:

Hankintayksikkö

1) Tarjoajan soveltuvuuden täyttymisen tarkastaminen

2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

3) Tarjousten vertailu ilmoitettua perustetta soveltaen

4) Parhaan tarjouksen valinta ilmoitetun valintaperusteen mukaisesti

5) Soveltuvuuteen liittyen selvitysten pyytäminen voittajalta ja soveltuvuusvaatimusten täyttämisen tarkastaminen

6) Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekeminen

Tarjoajan soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että Tarjoaja ei ole konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintaansa, eikä tarjoajan velkoja ole vahvistettu akordilla, saneerausohjelmalla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa menettelyssä järjestelty, tarjoajaorganisaation konkurssi tai purkaminen tai muu edellä mainittu menettely ei ole vireillä ja että tarjoajalla ei saa olla maksuhäiriöitä.

Kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän soveltuvuusvaatimukset. 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Laatu on otettu huomioon asetetuissa tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa, tavaran vähimmäisvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kuvauksessa sekä hankintasopimuksen ehdoissa. Kilpailutuksen molemmat osakokonaisuudet vertailtiin erikseen.

Kilpailutuksen ratkaisun perusteella puitejärjestelyn jokaiseen osakokonaisuuteen valitaan etusijajärjestykseen enintään 3 toimittajaa, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttyjä tarjouksia ole vähemmän. Valittujen toimittajien kanssa solmitaan puitejärjestelystä toimittajakohtaiset sopimukset.

Palvelut/tavarat tullaan tilaamaan toimittajilta osakokonaisuuksissa ensisijaisesti etusijajärjestyksen mukaisesti kuitenkin siten, että toimittajan valinnassa otetaan huomioon asiakkaan erityistarpeet.

Hintavertailun lopputuloksen mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan osakokonaisuuksittain etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Osakokonaisuus 1 Kiviainekset perille toimitettuina

1. NCC Industry Oy
2. Destia Oy
3. Peab Industri Oy Swerock

Osakokonaisuus 2 Kiviainekset noudettuina

1. NCC Industry Oy
2. Peab Industri Oy Swerock
3. Rudus Oy

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.1.2021 – 31.12.2022 on 1 000 000 € ja optiokausilla noin 1 000 000 €. Arvion mukaan hankinta tulee ylittämään 2 000 000 €.

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 2 000 000 euroa, toimivalta on kaupunginhallituksella (hallintosääntö, Liite 1, käyttötalous, useampivuotiset puitesopimukset).

OKT

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää

1. valita hankinnan toimittajaksi seuraavat toimittajat:

Osakokonaisuus 1 Kiviainekset perille toimitettuina, etusijajärjestyksessä seuraavasti:

1. NCC Industry Oy
2. Destia Oy
3. Peab Industri Oy Swerock

Osakokonaisuus 2 Kiviainekset noudettuina, etusijajärjestyksessä seuraavasti:

1. NCC Industry Oy
2. Peab Industri Oy Swerock
3. Rudus Oy

2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana

3. että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.1.2021 - 31.12.2022

4. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt  ja kun valitulla palveluntuottajalla/toimittajalla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita/tavaroita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet

5. että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen

6. valtuuttaa kaupunkitekniikan johtajan päättämään optiovuosien käyttämisestä

7. valtuuttaa kaupunkitekniikan johtajan allekirjoittamaan sopimukset.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.