Kaupunginhallitus, kokous 15.9.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 307 Vakuutusmeklaripalvelut

JARDno-2020-1288

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 1.6.2020

Valmistelija

Laura Kattelmäki, kaupunginlakimies, laura.kattelmaki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat

hankinta-asiantuntija Minna Ranki, kaupunginlakimies Laura Kattelmäki

Tausta

KL-Kuntahankinnat on alun perin kilpailuttanut Järvenpään kaupungin vakuutusmeklaripalvelut. Meklaripalvelut tuottaa tällä hetkellä kaupungille Novum Oy toimeksiantosopimuksella. Toimeksiantosopimus sisältää vakuutusten kilpailuttamisen, vakuutusturvan jatkuvan ylläpidon/hoidon sekä riskienhallintapalvelut.

Hankintalain mukaan valtion ja kuntien sekä muiden laissa tarkoitettujen hankintayksiköiden on kilpailutettava kynnysarvon ylittävät hankintansa ja käyttöoikeussopimuksensa määräajoin. Edellä mainitusta johtuen kaupungin ja Novum Oy:n välinen vakuutusmeklarisopimus joudutaan irtisanomaan ja vakuutusmeklaripalvelut kilpailuttamaan uudelleen. Kaupungin nykyinen toimeksiantosopimus Novum Oy:n kanssa päättyy 20.12.2020, mikäli kaupunginhallitus päättää irtisanoa sopimuksen 20.6.2020 (irtisanomisaika 6 kk).

Meklaripalvelun (sisältäen vakuutusten kilpailuttamisen, vakuutusturvan jatkuvan ylläpidon/hoidon sekä riskienhallintapalvelut) ennakoitu arvo sopimuskaudelta (48 kk) on noin 95 000,00 euroa.

IL

Toimivalta

Hallintosäännön 12 §:n mukaan:

"- -

Kaupunginhallituksen tehtävänä on lisäksi

- -

  • ratkaista omaisuuden vakuuttamisperusteita koskevat asiat,
  • vastata kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta,"

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää edellä kuvaus-kentässä esitetyillä perusteilla

  1. irtisanoa kaupungin nykyisen vakuutusmeklarisopimuksen Novum Oy:n kanssa 20.6.2020.
  2. kilpailuttaa vakuutusmeklaripalvelut hankintalain mukaisesti siten, että uusi sopimus tulee voimaan 21.12.2020.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti. 

Valmistelija

  • Laura Kattelmäki, kaupunginlakimies, laura.kattelmaki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat

kaupunginlakimies Laura Kattelmäki, lakimies Pekka Kääriäinen, hankinta-asiantuntija Minna Ranki

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 1.6.2020 § 221 päättänyt irtisanoa kaupungin nykyisen vakuutusmeklarisopimuksen Novum Oy:n kanssa 20.6.2020 ja kilpailuttaa vakuutusmeklaripalvelut hankintalain mukaisesti siten,​ että uusi sopimus tulee voimaan 21.12.2020. Päätösvalta asiassa on hallintosäännön 12 §:n mukaan kaupunginhallituksella, jonka tehtävä on kyseisen hallintosäännön pykälän mukaan ratkaista omaisuuden vakuuttamisperusteita koskevat asiat, vastata kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta sekä huolehtia riskienhallinnasta valtuuston linjausten mukaisesti.

Meklarikilpailutuksen alustava etenemisaikataulu on seuraava:

  • vko 36, markkinakartoitus ja palvelukuvauksen luonnostelu
  • vko 37, markkinakartoituksen perusteella pidettävät esittelytilaisuudet
  • vko 38, ma 14.9. KH:n päätös etenemistavasta ja alustavasta aikataulusta sekä omistajaohjauksen antaminen tytäryhtiöille
  • vko 38, tarjouspyyntöluonnoksen laatiminen
  • vko 39, tarjouspyynnön viimeistely ja julkaiseminen
  • vko 39-43, 24.9. - 22.10. tarjousaika
  • vko 43, saatujen tarjousten avaus ja vertailu
  • vko 46, ma 9.11. KH:n päätös meklarin valinnasta
  • vko 48, ke 25.11. päätös lainvoimainen ja sopimus voidaan allekirjoittaa valitun palveluntuottajan kanssa.

IL

Ehdotus

Esittelijä

  • Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. että asiassa voidaan edetä pykälän liitteenä olevan palvelunkuvausluonnoksen mukaisesti.
  2. merkitä meklarikilpailutuksen alustavan etenemisaikataulun tiedoksi.
  3. oikeuttaa talousjohtajan päättämään kilpailutuksen yksityiskohdista.
  4. oikeuttaa talousjohtajan tekemään tarvittavat hankintamenettelyn aikaiset päätökset (tarjoajien asemaan vaikuttavat ja tarjousmenettelyä koskevat ratkaisut, kuten mahdolliset poissulkupäätökset) poislukien lopullinen hankintapäätös.
  5. kehottaa kaupungin tytäryhtiöitä liittymään meklarikilpailutukseen tai toimittamaan kirjallisen selvityksen perusteluineen, jos ne eivät liity kilpailutukseen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Tytäryhtiöt
 Vakuutusmeklaripalvelu palvelunkuvausluonnos (ei vielä julkinen, JulkL 6 ja 7 §)
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) 6 ja 7 §