Hyvinvointilautakunta, kokous 10.9.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 27 Syksyn 2020 kokouskalenteri/HYVO

JARDno-2020-1548

Aikaisempi käsittely

Puheenjohtajien jaosto, 9.6.2020

Valmistelija

Lotta Kaje, johdon erityisavustaja, lotta.kaje@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 108 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Liitteenä on luonnos Järvenpään kaupungin toimielinten kokouskalenteriksi syyskaudelle 2020. Kokouskalenteri on ollut arvioitavana lautakuntien puheenjohtajilla ja esittelijöillä sekä valtuuston ja hallituksen puheenjohtajalla. 

IL 

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Puheenjohtajien jaosto päättää osaltaan hyväksyä liitteenä olevan ohjeellisen kokouskalenterin ja kehottaa toimielimiä päättämään osaltaan ohjeellisesta kokouskalenterista.

Käsittely

Keskustelun kuluessa kaupunginjohtaja muutti päätösehdotustaan siten, että jaosto lähettää kokouskalenterin jatkovalmisteluun seuraavasti:

- Kaupunginhallituksen seminaariin 3.10.2020 kutsutaan kaupunginhallituksen lisäksi myös lautakuntien ja ryhmien puheenjohtajat

- Kaupunginvaltuusto pitää iltakoulun 27.8.2020

- tarkastellaan uudelleen henkilöstöjaoston kokoontumistarvetta

- lautakuntien syyskuun kokouspäiviä tarkastellaan yhdessä puheenjohtajien kanssa

- suunnitellaan kaupunginhallitukselle ylimääräinen kokouspäivä valtuuston kokousta edeltävästi ja

- asia viedään jatkovalmisteltuna kaupunginhallitukseen.

Päätös

Hyväksyttiin täydennetyn päätösehdotuksen mukaisesti.

Kaupunginhallitus, 17.6.2020

Valmistelija

Iiris Laukkanen, hallintojohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 108 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Puheenjohtajien jaosto on käsitellyt asiaa kokouksessaan 9.6.2020 § 7 ja päättänyt lähettää kokouskalenterin jatkovalmisteluun ja edelleen kaupunginhallitukselle. 

Liitteenä on jatkovalmistelun jälkeen täydennetty ohjeellinen kokouskalenteri. 

IL

Ehdotus

Esittelijä

Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy osaltaan liitteenä olevan ohjeellisen kokouskalenterin ja kehottaa toimielimiä osaltaan käsittelemään asian.

Käsittely

Asia käsiteltiin § 244 jälkeen.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Riitta Murtokare, hallinnon asiantuntija, riitta.murtokare@jarvenpaa.fi

Perustelut

Kokousajankohdat

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 108 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt syksyn 2020 kokouskalenterin osaltaan kokouksessaan 17.6.2020 § 246 ja kehottanut toimielimiä käsittelemään kalanterin omalta osaltaan.

Hyvinvointilautakunnan syyskauden 2020 kokoukset ehdotetaan pidettävän seuraavasti:

  • ke 19.8.2020
  • to 10.9.2020
  • to 1.10.2020
  • to 5.11.2020
  • to 3.12.2020

Kokouspaikka ja kokoustapa

Kuntalain (410/2015) 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Sähköinen kokous voidaan järjestää myös siten, että osa toimielimen jäsenistä on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen etäyhteydellä (ns. hybridikokous). Myös tällöin on kuitenkin huolehdittava yhdenvertaisen näkö- ja puheyhteyden toteutumisesta.

Puheenjohtajien jaosto on kokouksessaan 9.6.2020 § 6 käsitellyt toimielinten kokouspaikasta ja -tavasta päättämistä. Vaikka valtioneuvoston etätyötä ja julkista kokoontumista koskevat linjaukset eivät sellaisenaan koske kunnallisten luottamustoimielinten kokouksia, on jaosto kuitenkin pitänyt luottamustoimielinten toimintakyvyn varmistamistamista tärkeänä kaupungin toiminnan turvaamisen näkökulmasta. Yhtä tärkeänä jaosto on pitänyt sen turvaamista, että myös riskiryhmiin kuuluvilla luottamushenkilöillä on mahdollisuus osallistua kokouksiin välttäen tarpeetonta altistumista infektioille. Jaoston päätös kuuluu seuraavasti:

"Puheenjohtajien jaosto päättää suosittaa Järvenpään kaupungin toimielimille

  1. että ne kokoontuvat valtioneuvoston etätyösuosituksen ajan ensisijaisesti kokonaan sähköisesti.
  2. että ne kokoontuvat toissijaisesti hybridikokouksin siten, että toimielimen jäsenet voivat päättää, osallistuvatko he kokoukseen fyysisestä kokoustilasta vai etäyhteyden kautta sähköisesti.
  3. että kaupungin työntekijät ja viranhaltijat osallistuvat mahdollisesti pidettäviin hybridikokouksiin etäyhteyden kautta sähköisesti.
  4. että toimielimet arvioivat kokouspaikkaa ja -tapaa uudelleen, kun valtioneuvosto on ottanut etätyösuositukseen kesän jälkeen uudelleen kantaa.
  5. että ne tekevät päätöksen kokoustavasta ja -paikasta.

Lisäksi puheenjohtajien jaosto toteaa, että sähköisten ja hybridikokousten osalta noudatetaan kaupungilla voimassa olevaa ohjeistusta."

Ehdotus

Esittelijä

  • Jari Lausvaara, vt palvelualuejohtaja / vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja, jari.lausvaara@jarvenpaa.fi

Hyvinvointilautakunta päättää:

  1. kokoontua syyskaudella 2020 edellä esitystekstissä mainituina ajankohtina.
  2. että kokoukset alkavat klo 16.30
  3. delegoida hallintosäännön 108 §:n mukaisen päätösvallan kokouspaikan, -ajan ja -tavan päättämisestä lautakunnan puheenjohtajalle 
  4. että päätösvallan delegointi lautakunnan puheenjohtajalle on voimassa valtuustokauden loppuun 31.5.2021 saakka.

 

Käsittely:

Keskustelun kuluessa esittelijä muutti päätösehdotuksensa kohdan 2 kuulumaan seuraavasti:

"Kokous 1.10.2020 alkaa kello 17.30. Muut kokoukset alkavat kello 16.30."

Päätös

Hyväksyttiin muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Listatiimi