Perustelut
Tausta
Sarastia Oy on kilpailuttanut sähköisen arkistointiratkaisun yhteydessä digitointipalveluiden hankinnan.
Järvenpään kaupungilla on vielä paljon pitkäaikaista säilyttämistä edellyttävää materiaalia paperisena. Strategiamme mukaisesti prosesseja on pyritty digitoimaan ja olemassa olevien materiaalien saattaminen digitaaliseen muotoon on osa tätä kehityskaarta. Jokaisen aineistoerän digitoimisen tarvetta on arvioitava erikseen käyttötarve sekä säilytysaika huomioon ottaen.
Taloudelliset vaikutukset
Mikäli kaikilla palvelualueilla päädyttäisiin laajaan digitointiin lähivuosina, olisi Järvenpään kaupungin tarve digitointipalveluille arviolta 1 000 000 euroa neljän (4) vuoden sopimuskaudelle laskettuna. Hankintapalvelut arvioi, että yhteishankintaan liittyminen on tarkoituksenmukaista huomioon ottaen hankinnasta aiheutuvat prosessikustannukset ja hankittavan palvelun laadun.
Päätösvalta
Hallintosäännön liitteen 1 mukaisesti kaupunginhallitus päättää konsernipalveluiden ja koko kaupunkia koskevien hankintojen osalta yli 500 000 euron hankinnoista.
IL
Ehdotus
Esittelijä
-
Olli Naukkarinen, kaupunginjohtaja, olli.naukkarinen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää
1. liittyä Sarastia Oy:n Sähköisen arkistointiratkaisun ja digitointipalveluiden yhteishankintasopimukseen seuraavin osin:
a) Sähköinen arkistointiratkaisu: ei liitytä
b) Digitointipalvelut: liitytään 1 000 000 euron ennakoidulla arvolla ja
2. että päätös pannaan toimeen sen lainvoimaa odottamatta.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.