Kaupunginhallitus, kokous 29.1.2024

Perustelut

Asian taustaa

Hankinnan kohde on kuvattu päätöksen liitteellä olevalla tarjouspyynnöllä. Yhdyskuntatekniikan suunnittelupalveluiden sekä yhdyskuntasuunnittelun hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin, jotka vertaillaan erikseen. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan puitejärjestely,​ ja jokaiselle osakokonaisuudelle tullaan valitsemaan enintään seitsemän (7) palveluntuottajaa,​ jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttyjä tarjouksia ole vähemmän. Hankinnassa ei sitouduta mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin palvelujen ostojen määrän tai ostojen osalta,​ vaan palveluja hankintaan sopimuskaudella tarpeita vastaavasti. Alle kansallisen kynnysarvon (60 000 €) jäävät toimeksiannot tilataan vapaavalintaisesti osa-alueeseen hyväksytyiltä toimittajilta. Kansallisen kynnysarvon ylittävät toimeksiannot tilataan etusijajärjestyksessä tai kilpailutetaan osa-alueen toimittajien kesken.

Järvenpään kaupunki on julkaissut yhdyskuntatekniikan sunnittelupalveluita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 9.9.2023 (ilmoituksen numero 2023-137774) sekä ilmoitus EU:n virallisessa lehdessä 13.10.2023 (ilmoituksen numero: 2023/S 193-601527).

Ilmoitusta korjattiin kolme kertaa kysymys-vastaus -osiossa annettujen palautteiden ja niiden harkinnan jälkeen:

1. Laskettiin osa-alueen 11, vihersuunnittelu, referenssivaatimusten rajoja.

2. Laskettiin osa-alueen 9, liikennesuunnittelu, kuntapuolen referenssivaatimusten euromäärää.

3. Laskettiin osa-alueiden 3 – Ympäristöselvitykset sekä 15 tietomallien hallinta referenssivaatimusten euromäärää ja lisättiin konsulttiohjeen liite 13 koskien suojateiden suunnittelua. Sekä korjattiin kysymysosiossa esiinnousseita virheitä kriteeristöstä.

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 17.10.2023 23:59 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät tarjouksien avauspöytäkirjassa mainitut tarjoajat. Avauspöytäkirja on liitteenä.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten jättämisen jälkeen hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat:

1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen solmiminen.

Tarjoajan soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on pyydettäessä toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset:

1. Todiste siitä, että tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin (mikäli selviää vastuugroupin luotettava kumppani raportista, ei tarvetta lähettää).
2. Todiste siitä, että tarjoajalla on vastuuvakuutus minimissään 500 000 eurolle (mikäli selviää vastuugroupin luotettava kumppani raportista, ei tarvetta lähettää).
3. Dun & Bradstreet luottoluokitus vähintään A - ei tarvetta lähettää, olemme tarkastaneet tämän vastuugroupin valvoja -palvelusta.
4. Laadunvarmistusjärjestelmä sekä selvitys itselle luovuttamisen prosessista - Toimitettava.
5. Ympäristöjärjestelmä tai yrityksen ympäristöohjelma, joka ohjaa yrityksen toimintaa - Toimitettava.
6. Tarjoajalla on tekniset valmiudet ja käytössään tarpeelliset suunnitteluohjelmat hankinnan toteuttamiseen - Toimitettava tieto siitä, mitä suunnitteluohjelmistoja käytössä (luettelo riittää, ei tarvita sopimuksia tms).

Vaatimukset 1-3 voitiin tarkastaa hankintayksiköllä käytössä olevasta VastuuGroupin Valvoja -palvelusta. Seuraavien kolmen tarjoajan osalta selvisi, ettei luottoluokitus ollut riittävä ja heidät on näin ollen suljettava pois kisasta:

A-Insinöörit Civil Oy,

Gravicon Oy ja

Mitta Oy.

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.1.2024 - 31.12.2027 on 3 500 000 euroa.

Toimivalta

Hallintosäännön taloudellista toimivaltaa koskevan liitteen 1 investointiosan mukaan,​​kun kyse on useampivuotisesta ostopalvelusopimuksesta hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan. Hankinnan arvon ylittäessä 2 000 000 euroa,​​päätösvalta asiassa on kaupunginhallituksella.

HP

Perustelut

Asian taustaa

Hankinnan kohde on kuvattu päätöksen liitteellä olevalla tarjouspyynnöllä. Yhdyskuntatekniikan suunnittelupalveluiden sekä yhdyskuntasuunnittelun hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin, jotka vertaillaan erikseen. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan puitejärjestely,​ ja jokaiselle osakokonaisuudelle tullaan valitsemaan enintään seitsemän (7) palveluntuottajaa,​ jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttyjä tarjouksia ole vähemmän. Hankinnassa ei sitouduta mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin palvelujen ostojen määrän tai ostojen osalta,​ vaan palveluja hankintaan sopimuskaudella tarpeita vastaavasti. Alle kansallisen kynnysarvon (60 000 €) jäävät toimeksiannot tilataan vapaavalintaisesti osa-alueeseen hyväksytyiltä toimittajilta. Kansallisen kynnysarvon ylittävät toimeksiannot tilataan etusijajärjestyksessä tai kilpailutetaan osa-alueen toimittajien kesken.

Järvenpään kaupunki on julkaissut yhdyskuntatekniikan sunnittelupalveluita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 9.9.2023 (ilmoituksen numero 2023-137774) sekä ilmoitus EU:n virallisessa lehdessä 13.10.2023 (ilmoituksen numero: 2023/S 193-601527).

Ilmoitusta korjattiin kolme kertaa kysymys-vastaus -osiossa annettujen palautteiden ja niiden harkinnan jälkeen:

1. Laskettiin osa-alueen 11, vihersuunnittelu, referenssivaatimusten rajoja.

2. Laskettiin osa-alueen 9, liikennesuunnittelu, kuntapuolen referenssivaatimusten euromäärää.

3. Laskettiin osa-alueiden 3 – Ympäristöselvitykset sekä 15 tietomallien hallinta referenssivaatimusten euromäärää ja lisättiin konsulttiohjeen liite 13 koskien suojateiden suunnittelua. Sekä korjattiin kysymysosiossa esiinnousseita virheitä kriteeristöstä.

Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.

Määräaikaan 17.10.2023 23:59 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät tarjouksien avauspöytäkirjassa mainitut tarjoajat. Avauspöytäkirja on liitteenä.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten jättämisen jälkeen hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat:

1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen solmiminen.

Tarjoajan soveltuvuus

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on pyydettäessä toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset:

1. Todiste siitä, että tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin (mikäli selviää vastuugroupin luotettava kumppani raportista, ei tarvetta lähettää).
2. Todiste siitä, että tarjoajalla on vastuuvakuutus minimissään 500 000 eurolle (mikäli selviää vastuugroupin luotettava kumppani raportista, ei tarvetta lähettää).
3. Dun & Bradstreet luottoluokitus vähintään A - ei tarvetta lähettää, olemme tarkastaneet tämän vastuugroupin valvoja -palvelusta.
4. Laadunvarmistusjärjestelmä sekä selvitys itselle luovuttamisen prosessista - Toimitettava.
5. Ympäristöjärjestelmä tai yrityksen ympäristöohjelma, joka ohjaa yrityksen toimintaa - Toimitettava.
6. Tarjoajalla on tekniset valmiudet ja käytössään tarpeelliset suunnitteluohjelmat hankinnan toteuttamiseen - Toimitettava tieto siitä, mitä suunnitteluohjelmistoja käytössä (luettelo riittää, ei tarvita sopimuksia tms).

Kolme tarjoajaa eivät täyttäneet soveltuvuusvaatimuksia ja sen vuoksi heidät poissuljettiin kilpailusta. Poissulkeminen on tehty erillisellä päätöksellä ja tarjoajille ilmoitetaan tästä erikseen.

Kohtiin 4-6 pyydettiin dokumentit vain voittamassa olevilta tarjoajilta ja näiden perusteella tarjoajat todettiin soveltuvuusvaatimukset täyttäviksi. Soveltuvuuden tarkistaminen on liitteenä.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjouksissa laatuvertailuissa esitettyjä referenssejä jouduttiin täsmentämään sekä hylkäämään. Yhteenveto täsmennyksistä sekä referenssien hylkäyksistä on liitteenä. Hylkäyksien perusteella muutetut pisteet ovat vertailutaulukossa reunustettu mustalla viivalla.

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu paras hinta-​laatusuhde. Kilpailutuksen jokainen osakokonaisuus 1-​16 vertailtiin erikseen ja,​mikäli useampi tarjoaja antoi osakokonaisuuteen samat kokonaispisteet saaneen tarjouksen,​
etusijajärjestys arvottiin. Vertailutaulukko on liitteenä.

Hintavertailun lopputuloksen mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan osakokonaisuuksittain etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Osakokonaisuus 1 Maankäytön suunnittelu

1. Sitowise Oy 

2. Sweco Finland Oy

3. FCG Finnish Consulting Group Oy

4. Arkkitehdit Anttila Rusanen Oy

5. INARO Oy

6. Arkkitehtuuritoimisto BM Oy

7. VSU maisema-arkkitehdit Oy

Osakokonaisuus 2 Luontoselvitykset

1. Sitowise Oy

2. Ramboll Finland Oy

3. FCG Finnish Consulting Group Oy 

4. FINNMAP Infra Oy

5. SpringDNA

Osakokonaisuus 3 Ympäristöselvitykset

1. Taratest Oy

2. AFRY Finland Oy 

3. Ramboll Finland Oy

4. WSP Finland Oy

5. Geopalvelu Oy

6. A-Insinöörit Suunnittelu Oy 

7. Sitowise Oy 

Osakokonaisuus 4 Maastomittaukset ja maaperätutkimukset

1. GeoUnion Oy

2. Taratest Oy

3. Ramboll Finland Oy

4. Geopalvelu Oy 

Osakokonaisuus 5 Geotekninen suunnittelu

1. Taratest Oy

2. Geopalvelu Oy 

3. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

4. WSP Finland Oy 

5. Sitowise Oy 

6. Ramboll Finland Oy

7. GeoUnion Oy

Osakokonaisuus 6 Kadun ja vesihuollon yleissuunnittelu

1. FCG Finnish Consulting Group Oy 

2. Sitowise Oy 

3. WSP Finland Oy 

4. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

5. Ramboll Finland Oy

6. Fluidit Oy

7. AFRY Finland Oy 

Osakokonaisuus 7 Katusuunnittelu ja kadun rakennussuunnittelu sekä siihen liittyvä vesihuolto- ja yleisten alueiden suunnittelu 

1. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

2. Ramboll Finland Oy

3. AFRY Finland Oy 

4. WSP Finland Oy 

5. Sitowise Oy

6. FINNMAP Infra Oy

7. Proxion Plan Oy

Osakokonaisuus 8 Tiesuunnittelu ja tien rakennussuunnittelu 

1. WSP Finland Oy 

2. Sitowise Oy 

3. AFRY Finland Oy

4. Ramboll Finland Oy

5. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

Osakokonaisuus 9 Liikennesuunnittelu 

1. AFRY Finland Oy 

2. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

3. Sitowise Oy 

4. Ramboll Finland Oy

5. WSP Finland Oy

6. Sweco Finland Oy

7. FCG Finnish Consulting Group Oy 

Osakokonaisuus 10 Hule- ja jätevesipumppaamojen suunnittelu 

1. Ramboll Finland Oy

2. Sitowise Oy

3. Sweco Finland Oy

4. AFRY Finland Oy

5. FCG Finnish Consulting Group Oy 

Osakokonaisuus 11 Vihersuunnittelu 

1. Ramboll Finland Oy

2. Studio Terra Oy 

3. Sitowise Oy 

4. INARO Oy

5. FCG Finnish Consulting Group Oy 

6. Nomaji maisema-arkkitehdit Oy 

7. AFRY Finland Oy 

Osakokonaisuus 12 Siltasuunnittelu 

1. Sweco Finland Oy

2. Ramboll Finland Oy

3. Sitowise Oy 

4. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

5. AFRY Finland Oy

Osakokonaisuus 13 Taitorakenteiden suunnittelu 

1. Ramboll Finland Oy

2. Sitowise Oy 

3. Sweco Finland Oy

4. Destia Oy, Asiantuntijapalvelut

Osakokonaisuus 14 Suunnitteluttaminen ja valvonta 

1. Welado Oy

2. TK Infra Oy

3. Rakennuttajatoimisto HTJ Oy

4. WSP Finland Oy 

5. Sitowise Oy 

Osakokonaisuus 15 Tietomallien hallinta 

1. WSP Finland Oy 

2. Sitowise Oy

3. Ramboll Finland Oy

Osakokonaisuus 16 Infran yllä- ja kunnossapitoon liittyvät suunnittelutoimeksiannot 

1. WSP Finland Oy 

2. Ramboll Finland Oy

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.1.2024 - 31.12.2027 on 3 500 000 euroa.

Toimivalta

Hallintosäännön taloudellista toimivaltaa koskevan liitteen 1 investointiosan mukaan,​​kun kyse on useampivuotisesta ostopalvelusopimuksesta hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan. Hankinnan arvon ylittäessä 2 000 000 euroa,​​päätösvalta asiassa on kaupunginhallituksella.

HP