Kaupunginhallitus, kokous 19.9.2022

Perustelut

Hallintosäännön § 48 mukaan kaupunginhallitus perustaa virat.

Konsernipalveluissa on tällä hetkellä täytettynä tilakehitysjohtajan tehtävä määräaikaisesti toimena. Määräaikaisuuden aikana on varmistunut, että kokonaisuuden johtamiseen on pysyvä työvoiman tarve.

Kyseiseen tehtävään liittyy merkittävä määrä asioita, joiden hoitamisessa virkavastuullinen asema on välttämätön (mm. kaupungin investointihankkeet, vuokrasopimukset). Tästä syystä kyseistä vakituisluonteista tehtävää esitetään hoidettavaksi virkana. 

Perustelut

Henkilöstöasiainjaosto 3.6.2022 § 17

Tilakehitysjohtajan tehtävä (toimi) on alun perin perustettu 1.4.2021 alkaen tukemaan vuosien 2020-23 aikana toimeenpantavien tilahallinnan tehostamistoimenpiteiden vaatimien toiminnallisten muutosten ja uudistusten toteuttamista ja läpivientiä. Tehtävän täytöstä on määräaikainen päätös vuoden 2022 loppuun saakka.

Hallintosäännön 35 § Konsernipalvelut mukaisesti Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä vastaa kaupunginhallitus. Kiinteistöasioista on lisäksi sovittu kiinteistöallianssisopimuksessa.  Kaupunginhallituksen toimintaohjeen mukaisesti talousjohtaja päättää kaupungin omistamien ja hallinnoimien kiinteistöjen ja tilojen käyttäjäohjauksesta sekä edellä mainittujen tilojen käyttäjäsuunnittelun ja vuokraamisen ohjaamisesta. Nämä tehtävät siirrettäisiin perustettavan viran päätäntävaltaan, joka toisi hyötyä organisaatiolle prosessin nopeutumisena, kun virkasuhteisessa tehtävässä olisi valtuutta päättää asioista.

Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvät tehtävät hoidetaan kiinteistöallianssisopimuksessa määritellyllä tavalla. Kaupungin säännöissä ei ole määritelty kiinteistöallianssisopimuksen vastinparia kaupungin virkaorganisaatiossa. Tästäkin syystä tehtävän hoito virkasuhteesta käsin on perusteltua. Tällä hetkellä rakennushankkeista päättäessään kaupunginhallitus on nykyisessä toimintamallissa valtuuttanut talousjohtajan tapaus kerrallaan päättämään investointihankkeiden lopullisista suunnitelmista ja euroista. 

Mestaritoiminnan tuottamien kiinteistöjohdon ja rakennuttamispalvelujen kautta vuosittain kulkeva euromäärä on erittäin merkittävä. Tilaajan roolia tulee vahvistaa ja siksi esitetään perustettavaa virkaa toistaiseksi voimassa olevana vakanssina. Virka mahdollistaa myös organisaation kokonaisvaltaisen kehittämisen. Talonrakennuksen ja tilahallinnan tehtävät ovat pysyviä, joten kyse on pysyvästä tehtävästä myös tämänhetkisen kehitystoiminnan siirtyessä osaksi arkipäiväistä tekemistä.

Em. muutosten jälkeen tilaomistuksen organisaatioon voitaisiin sijoittaa tätä palvelukokonaisuutta tukevia toimintoja. 

Tilakehitysjohtajan virka tulisi julkiseen hakuun haettavaksi. Viran kelpoisuusehdot on pyritty jättämään riittävän väljiksi, jotta niillä ei karsita päteviä hakijakandidaatteja.

ML

Perustelut

Kaupungin kirjaamoon toimitettu oikaisuvaatimus

Järvenpään kaupunginhallituksen päätöksestä 20.6.2022 § 170, Viran perustaminen Konsernipalvelut/tilakehitysjohtaja, on tehty oikaisuvaatimus. Oikaisuvaatimus on kuntalain (410/2015) 138 §:n sekä päätökseen liitetyn oikaisuvaatimusohjeen mukaan tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus on toimitettu Järvenpään kaupungin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen tiistaina 12.7.2022 klo 15.02. Oikaisuvaatimuksen tekijä on täydentänyt oikaisuvaatimustaan 27.7. ja 10.8. kaupungin kirjaamoon toimittamillaan asiakirjoilla.

Päätöksen tiedoksianto kuntalaiselle ja muutoksenhakuaika

Kuntalain 140 §:n mukaan valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 §:n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Laki säädettyjen määräaikain noudattamisesta (150/1930, myöhemmin määräaikalaki) 2 §:n mukaan jos ajanmääräyksenä on jokin määrä päiviä nimetyn päivän jälkeen, tätä päivää ei lueta määräaikaan. Oikaisuvaatimusaika alkaa siten kulua tiedoksiantopäivää seuraavasta päivästä.

Kaupunginhallituksen päätöstä 20.6.2022 § 170 koskeva pöytäkirja on julkaistu yleiseen tietoverkkoon tiistaina 21.6.2022. Tässä tapauksessa oikaisuvaatimusaika on alkanut kulumaan keskiviikkona 22.6.2022. Oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä kuntalaisten osalta on näin ollen ollut tiistai 12.7.2022 klo 15.00 (7 + 14 päivää). Koska oikaisuvaatimus on saapunut Järvenpään kaupungin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen 12.7.2022 klo 15.02, on oikaisuvaatimus toimitettu myöhässä.

Kaupunginhallituksen päätökseen 20.6.2022 § 170 liitetty oikaisuvaatimusohje, alkuperäinen oikaisuvaatimus ja sähköpostiviesti, jossa oikaisuvaatimuksen tekijä on ennen oikaisuvaatimusajan päättymistä tiedustellut kirjaamosta oikaisuvaatimuksen viimeisintä jättöajankohtaa, ovat liitteenä.

Asiakirjan lähettäjän vastuu ja oikaisuvaatimuksen jättäminen tutkimatta

Asiakirjan lähettäjä vastaa siitä, että asiakirja saapuu toimivaltaiselle viranomaiselle. Myös sähköisen viestin toimittaminen viranomaiselle, on lähettäjän omalla vastuulla (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 8 §). Lähettäjän vastuu tarkoittaa muun muassa sitä, että lähettäjä kantaa mahdolliset asian käsittelyyn liittyvät haitalliset seuraamukset, jotka johtuvat siitä, etä asiakirja ei saavu viranomaiseen ajoissa, lainkaan tai että asiakirja on vahingoittunut lähetyksen aikana. Tällainen haitallinen seuraamus on etenkin asian jääminen tutkimatta, jos vireillepanoasiakirja saapuu määräajan jälkeen. Lähettäjän vastuuta ei tältä osin poista tai vähennä se, että asiakirjan saapumatta jäämisen syynä on voinut olla esimerkiksi postinkulun tai verkkoliikenteen häiriö. (Hallintolaki ja hyvän hallinon takeet, Olli Mäenpää, Edita 2021, s. 133)

Tilanteissa, joissa vireillepanolle on määritelty määräaika, asiakirjan lähettäjän on siis huolehdittava siitä, että asiakirja saapuu viranomaiseen määräajassa toimittamistavasta riippumatta. Lähettäjällä on vastuu siitä, että asiakirja tulee ajoissa perille. Määräajan noudattaminen edellyttää, että asia pannaan vireille viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä (määräaikalaki 6.1 §). Vireillepanoa koskeva määräaika on luonteeltaan sitova ja ehdoton. Tällaisen määräajan jälkeen eli myöhässä toimivaltaiseen viranomaiseen tullut asia on jätettävä tutkimatta (hallintolaki 434/2003, 49 c §). Asiaa käsittelevän viranomaisen on myös selvitettävä määräajan noudattaminen viran puolesta ennen kuin se ryhtyy käsittelemään asiaa.

Tilanteessa, jossa oikaisuvaatimus jätetään tutkimatta, oikaisuvaatimusta ei ryhdytä sisällöllisesti käsittelemään, eikä oikaisuvaatimusperusteisiin oteta kantaa. Hallintopalvelut esittää näkemyksenään, että oikaisuvaatimus tulee jättää tutkimatta, koska oikaisuvaatimus on toimitettu Järvenpään kaupungin kirjaamon sähköpostiosoitteeseen oikaisuvaatimusajan päättymisen jälkeen.

IL