Perustelut
Valmistelijat: Janne Arponen, Marja-Liisa Tiensuu, Pekka Kääriäinen, Jari Lausvaara.
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut avoimella menettelyllä Juholanmäen pesäpallokentän tekojääkentän jäähdytyskoneiston ja siihen liittyvien rakenteiden suunnittelu- ja toteutusurakan (KVR-urakka). Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (”hankintalaki”) 25 §:ssä asetetun kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta.
Hankintaa koskeva hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoitusjärjestelmässä 16.3.2020, ilmoituksen numero 2020-041714. Tarjouspyyntö on liitteenä.
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin kokonaishinta.
Saapuneet tarjoukset
Määräaikaan 16.04.2020 klo 12:00 mennessä saapuivat tarjoukset seuraavilta tarjoajilta :
- Oy Yleiskylmä-Findri Ltd
- Suomen Tekojää Oy
Tarjoajien soveltuvuus
Tarjouspyynnössä on edellytetty, että tarjoajilla on työn laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta tarjouspyynnön kohteena olevista toiminnoista. Tarjouspyynnön mukaisesti riittävänä kokemuksena on pidetty vähintään 2 kpl vastaavalla tekniikalla rakennettuja jäähdytysjärjestelmiä viimeisen kolmen vuoden aikana. Tarjoajia on pyydetty osoittamaan vaatimuksen täyttyminen toimittamalla referenssiluettelo.
Molemmilta tarjoajilta on 16.4.2020 pyydetty lisäselvitystä ilmoittamiensa referenssien sisällöstä. Molemmat tarjoajat ovat toimittaneet vastauksensa lisäselvityspyyntöön asetetussa määräajassa. Saadun lisäselvityksen perusteella Suomen Tekojää Oy:n on todettu täyttävän tarjouspyynnössä tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Oy Yleiskylmä-Findri Ltd:ltä on pyydetty vielä uudestaan lisäselvitystä toimittamiensa referenssien sisällöstä 21.4.2020 ja 28.5.2020. Hankintayksikkö on pyytänyt Oy Yleiskylmä-Findri Ltd:ltä lisäselvitystä, koska sen toimittamasta referenssiluettelosta ei ole käynyt selkeästi ilmi referenssikohteissa käytetty tekniikka. Oy Yleiskylmä-Findri Ltd on toimittanut vastauksensa molempiin lisäselvityspyyntöihin niissä asetetuissa määräajoissa. Saadun lisäselvityksen perusteella Oy Yleiskylmä-Findri Ltd ei täytä tarjouspyynnössä tarjoajille asetettua referenssejä koskevaa soveltuvuusvaatimusta. Tarjouspyynnössä asetetut tekniset vaatimukset liittyivät referenssikohteessa käytettyyn kylmäaineeseen, lämmönsiirtoaineeseen ja kompressoriin.
Hankintalain 104.2 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Tarjoajan ei ole kuitenkaan sallittua tehdä olennaisia muutoksia toimittamiinsa tietoihin ja asiakirjoihin. Hankintayksikkö voi siten pyytää tarjoajalta lisäselvitystä ilmoitettujen referenssien sisällöstä, mutta tarjoajan ei ole sallittua esittää täysin uusia referenssejä.
Lisäselvityspyyntöön 28.5.2020 antamassaan vastauksessa Oy Yleiskylmä-Findri Ltd on ilmoittanut hankintayksikölle kaksi tarjouspyynnön vaatimukset täyttävää referenssikohdetta, joista toinen Virossa sijaitseva kohde ei ole kuitenkaan sisältynyt Oy Yleiskylmä-Findri Ltd:n tarjouksen yhteydessä toimittamaan referenssiluetteloon. Tarjoajan ei voida sallia esittää tässä vaiheessa hankintamenettelyä täysin uutta referenssikohdetta, eikä hankintayksikkö voi siten ottaa tällaista referenssikohdetta huomioon arvioidessaan tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetun soveltuvuusvaatimuksen täyttymistä. Saadun selvityksen perusteella Oy Yleiskylmä-Findri Ltd ei ole esittänyt tarjouspyynnön kokemus palvelutuotannosta -kohdan mukaista kahta referenssikohdetta viimeisen kolmen vuoden ajalta. Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Oy Yleiskylmä-Findri Ltd suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Hankinnan keskeyttäminen
Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Lain esitöissä (HE 108/2016 vp s. 223) todetun mukaan 125 § on säilynyt muuttumattomana aiemmin voimassa olleen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden.
Viimeksi mainittua säännöstä koskevissa esitöissä (HE 182/2010 vp s. 22–23) on todettu, että hankintamenettelyn keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin.
Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankintamenettely, jos sen saamat tarjoukset ylittävät hankintayksikön hankintaan varaamat määrärahat.
Suomen Tekojää Oy on ollut ainoa tarjoaja, joka on täyttänyt tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Suomen Tekojää Oy:n tarjoushinta kuitenkin ylittää hankintayksikön hankkeelle ja sähköliittymälle varatun määrärahan 730.000 euroa. Lisäksi hankintaan sisältyy merkittävä lisätöihin liittyvä riski. Hankintayksiköllä on siten hankintalain 125 §:n mukaisesti todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta. Hankinnan keskeyttämistä koskevan ratkaisun ei voida katsoa vaikuttavan syrjivästi tarjoajiin.
Hankintayksikkö katsoo, että hankinnasta tulee järjestää uusi kilpailutus, jossa hankinnan keskeyttämiseen johtaneet syyt huomioidaan.
Toimivalta
Hallintosääntö (Kaupunginvaltuusto hyväksynyt 25.5.2020 § 28, noudatetaan 25.5.2020 lähtien) liite 1 taloudellinen toimivalta, investointiosa kohta 5.
Ehdotus
Esittelijä
-
Jari Lausvaara, vt palvelualuejohtaja / vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja, jari.lausvaara@jarvenpaa.fi
Hyvinvointilautakunta päättää
1. sulkea Oy Yleiskylmä-Findri Ltd:n pois tarjouskilpailusta,
2. keskeyttää Juholanmäen pesäpallokentän tekojääkentän jäähdytyskoneiston ja siihen liittyvien rakenteiden suunnittelu- ja toteutusrakennusurakan (KVR-urakka) hankinnan.
Käsittely
Vt. palvelualuejohtaja Jari Lausvaara esitteli asiaa.
Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen johtaja Kirsi-Marja Karjalainen poistui klo 20.55.
Päätös
Hyväksyttiin päätöehdotuksen mukaisesti.