Kaupunginhallitus, kokous 25.1.2021

Perustelut

Sarastia Oy (KuntaPro Oy) on tuottanut Järvenpään kaupungille taloushallinnon palvelut 1.6.2014 alkaen. Yhtiö tuottaa palveluja omistaja-asiakkailleen sidosyksikköasemassa. Palveluja tuotetaan kunnille Sarastian tarjoamilla järjestelmillä, joita kaupungin työntekijät hyödyntävät osana taloushallintoprosessien toteutusta. 

Järvenpään kaupungin taloushallinnon järjestelmänä on käytetty Sarastian toimittamaa Microsoft Dynamics AX2012 teknologiaa hyödyntävää Kuntax Talous -järjestelmää. Kyseisen teknologian tuki päättyy Microsoftin toimesta vuoden 2021 aikana. Sarastia Oy on kehittänyt Kuntaxin korvaajaksi Sarastia365 toiminnanohjausratkaisukokonaisuuden ja tarjoaa Järvenpään kaupungille Sarastia365 Talous -järjestelmän käyttöönottoa nykyisen taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden korvaavaksi ratkaisuksi. Vaihtoehtoisen järjestelmäkokonaisuuden hankinta edellyttäisi kaupungilta taloushallintopalvelujen tuottajan vaihtamista. 

Sarastia365 Talous on osa viidestä erillisestä osiosta muodostuvaa Sarastia365 ratkaisukokonaisuutta. Talouden lisäksi ratkaisukokonaisuuteen kuuluu Sarastia365 HR, Sarastia365 Asiakkuuden ja palvelunhallinta, Sarastia365 Materiaalihallinta ja Sarastia365 BI, jotka kukin voidaan voidaan hankkia erikseen organisaation tarpeen mukaan. Saatu tarjous sisältää Sarastia365 Talouden käyttöönoton sekä optiona Asiakkuuden ja palveluhallinnan alustan käyttöönoton. HR ratkaisun käyttöönotosta on käyty erillisiä neuvotteluja henkilöstöpalvelujen kanssa. BIn käyttöönotto on parhaillaan käynnissä. BI korvaa Sarastian nykyisen johdon raportointityökalun Kuntarin ja järjestelmän vaihto on toteutettu ilman erillisveloitusta asiakkailta. 

Sarastia365 Talous ratkaisu sisältää seuraavat toiminnallisuudet: kirjanpito, ostoreskontra, myyntireskontra, myyntilaskutus, käyttöomaisuuskirjanpito, ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Dooap, raportointi, integraatioalustan ja SarastiaApp:n kohdennetut käyttöliittymät erilaisiin asiointitoimiin sekä valmiit rajapinnat osana taloushallinnon palvelukokonaisuutta tarjottaviin toiminnallisuuksiin vaadittuihin maksuliikenteen, konsernilaskennan ja taloussuunnittelun valmisohjelmistoihin. Muutoksen yhteydessä kaupungin käytöstä poistuu Kuntax kirjanpidon ja Kuntax laskutuksen lisäksi nykyinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä BIP ja BIP Monitor ja taloussuunnittelujärjestelmä FPM päivittyy uuteen versioon. Käyttöönottoprojekti kestää noin kuusi kuukautta ja se on tarkoitus käynnistää maaliskuussa 2021, jolloin uusi ratkaisu olisi käytettävissä 1.10.2021. 

Sarastia365 Asiakkuuden ja palvelunhallinta ratkaisu sisältää erilliset asioinnin, viestinnän, työn ohjauksen, osallistumisen sekä elinvoiman moduulit. Alustan käyttöönoton kustannus on maltillinen. Alusta tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa joitakin asiakasrajapinnassa tehtävien prosessien kehittämisen mahdollisesti nopeammin kuin omilla käytettävissä olevilla ratkaisuilla ja resursseilla. Yksittäisten modulien osalta päätökset käyttöönotosta ja toteutettavista osakokonaisuuksista tulee tehdä perustuen tarkempiin selvityksiin, joten ensi vaiheessa esitetään edettävän vain alustan toteutuksen osalta. Talouden prosessien osalta asioinnin moduli, jolla voidaan muuttaa mm. myyntilaskuprosessin juoksutusta, olisi ensimmäinen tarkemmin arvioitava kohde.

Hankinnan perustelu

Kaupungin vuosien 2021-2023 talousohjelmaan sisältyy merkittävä hallinnon tehtävien tehostamistavoite vuodesta 2022 alkaen. Taloushallinnon tehtävät, kuten ostolaskujen käsittely ja laskutus työllistävät laajasti kaupungin henkilöstöä kaikilla palvelualueilla. Nykyiset käytössä olevat taloushallinnon järjestelmät eivät mahdollista prosessien tehostamista vaaditussa ja suunnitellussa laajuudessa. Järjestelmien päivittäminen nykyaikaisiksi, robotiikan ja tekoälyn hyödyntämisen mahdollistaviksi on edellytyksenä taloushallinnon liittyvien rutiiniprosessien tehostamiselle. 

Sarastian mukaan ratkaisukokonaisuus lisää automaatiota, kuntalaisten suoraa asiointia ajasta ja paikasta riippumatta sekä mahdollistaa kustannustehokkaammat palvelut. Ratkaisuilla voidaan vähentää niin kaupungin kuin Sarastian prosesseihin käyttämää työaikaa ja niistä syntyviä kustannuksia, mutta myös samanaikaisesti parantaa palveluita kaikissa eri prosessin vaiheissa. Sarastia365 Talous ratkaisussa on pyritty minimoimaan manuaalisen työn määrää sekä automatisoimaan prosesseja mahdollisimman pitkälle. Näin ollen ratkaisu tehostaa työtä ja vähentää kokonaiskustannuksia.

Tehostamisen mahdollistavat mm. prosessien digitalisoiminen (esim. muistiotositteiden kierrätys, asiakkaiden itseasiointi verkossa 24/7/365, tekemisen ohjaaminen erilaisilla SarastiaApp:lla), prosessien automatisoiminen (liikamaksujen palautusprosessi) sekä yhtenäiset ratkaisut ja prosessit Sarastian toimistoissa (päällekkäiset ratkaisut poistuvat, prosessit virtaviivaistuvat). Parempi järjestelmäintegraatio ja raportoinnin kytkeytyminen suoraan tiedon tuotantoon tuottaa ajantasaisempaa tietoa, oikeaan paikkaan ja ymmärrettävässä muodossa. 

Sarastian tuotteistetun projektimallin mukaisen käyttöönottoprojektin läpiviennin lisäksi Sarastian kanssa on sovittu erillisestä prosessiselvityksestä. Ennen järjestelmien käyttöönottoa tehtävällä selvityksellä varmistetaan, että uusien järjestelmien mahdollistamat prosessimuutokset saadaan toimeenpantua välittömästi käyttöönoton yhteydessä molempien osapuolten resurssikäyttö optimoiden. Selvityksellä varmistetaan, että tehostamista ei tehdä osa-optimoiden toisen osapuolen työmääriä kasvattamalla. Selvityksen tavoitteena on löytää toimenpiteet, joilla saadaan realisoitua kustannussäästöjä kummallekin osapuolelle ja joihin molemmat osapuolet voivat sitoutua.    

Taloudelliset vaikutukset

Sarastia365 Talous ratkaisun käyttöönottoprojektista on saatu Sarastia Oy:ltä tarjous. Tarjoukseen sisältyvien muutosten kokonaiskustannusarvio on 172.500 euroa. Sarastia sitoutuu tarjouksessaan kattamaan käyttönoton kustannuksista 95.700 euroa, jolloin kaupungille tehty tarjous on 76.800 euroa. Tarjous ei sisällä kolmansien osapuolien (laskutus)järjestelmiin mahdollisesti tehtävien muutostöiden kustannuksia eikä seuraavia laskutusliittymiä (Lupapiste, Opus, Helmi 53, Nets). Mahdolliset muutokset FPM-palkkabudjetointipohjiin ja sähköisen arkistoinnin käyttöönotto on myös tarjouksen ulkopuolella. Sähköisen arkistoinnin hinta selviää vuoden 2021 edetessä Sarastian tekemän kilpailutuksen jälkeen. 

Tarjoukseen on lisätty optiona Sarastia365 Asiakkuuden ja palvelunhallinta alustan käyttöönotto 12.000 euroa. Alustaan kytkeytyvän asiointimodulin käyttöönotto tarkoittaisi  2.500 € kuukausittaista käyttömaksua palvelusta. Jotta asiointipalvelun käyttöönotto olisi kannattavaa, tulisi sen vähentää Sarastian taloushallinnon palvelulaskutusta tai kaupungille omasta työstä aiheutuvia kuluja kuukausimaksuja enemmän. 

Käyttöönottoprojektin kokonaiskustannusten arviointi on tällä hetkellä epävarmaa tarjouksesta puuttuvien osakokonaisuuksien vuoksi, ja kaupungin toimintajärjestelmiin kohdistuvien muutostarpeiden riippuessa projektin aikana määriteltävistä osioista. Muutostarpeiden luonteesta riippuen kustannukset voivat vaihdella merkittävästi. Projektin arvioidaan sitovan kaupungin työntekijöiden työaikaa Sarastian esittämät 36-53 henkilötyöpäivää, minkä lisäksi tulee järjestelmien muutostöiden vaatima työaika, arviolta 20-30 htp. Kokonaisuuden kustannusarvio asettunee 150.000 - 200.000 euron välille. 

Käyttöönottoprojektiin ei ole varauduttu vuoden 2021 talousarvion investointiosassa. Järjestelmämuutoksen ollessa edellytyksenä taloushallinnon prosessien automatisoinnille ja tehostamiselle, esitetään projektin kustannusten kattamista tuottavuusinvestointimäärärahasta. Osa tehostamistavoitteesta voitaneen saavuttaa välittömästi järjestelmämuutoksen mahdollistamien prosessimuutosten seurauksena, mikä laskee prosesseista syntyviä kuluja, mutta osa vaatii toteutuakseen erillisiä pienkehitystehtäviä ja projekteja (esim. ostolaskujen tekoälyavusteinen tiliöinti). Ennen Sarastian kanssa tehtävää erillistä prosessiselvitystä, ei ole mahdollista tehdä hankkeesta luotettavasti tuottavuushankkeiden edellyttämää kannattavuus-/takaisinmaksuaikalaskelmaa.

Järjestelmien vaihto ei tuo korotuksia Sarastian normaaliin palvelulaskutukseen, mutta se mahdollistaa palvelukustannusten laskun jatkossa. Taloushallintopalvelujen hinnat tarkistetaan vuosittain käytävissä hintaneuvotteluissa. Vuoden 2021 ennakkolaskutus arvioiduilla volyymeillä ja hinnoilla on taloushallintopalvelujen osalta 401.000 euroa vuodessa ja talouden BI raportoinnista 25.600 euroa. Järjestelmä- ja prosessimuutosten vaikutus vuoden 2022 hintoihin neuvotellaan syksyllä 2021. Kaupunki ei ole sitoutunut kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Vuoden 2021 aikana uudistetaan myös koko Sarastian sopimusmalli. 

Hankintapäätöksessä huomioitavalla nelivuotiskaudella hinta vuoden 2021 volyymien ja kustannustason mukaisesti olisi 1,7 miljoonaa euroa. Jatkuvan palvelun taloushallinnon ja raportoinnin vuosimaksut on varattu Konsernipalvelujen talousarviomäärärahaan.

Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Toimivalta

Voimassa olevien rahamääräisten ratkaisuvaltarajojen mukaan sopimuksessa, jossa useampivuotisten ostojen hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan ja jossa hankinnan arvo on yli 500.000 euroa, toimivalta on konsernipalvelujen osalta kaupunginhallituksella.

Kaupunginvaltuuston 16.11.2020 § 73 talousarviopäätöksen mukaisesti kaupunginhallitus päättää tuottavuusinvestointimäärärahan käytöstä hankkeisiin, joiden kustannukset ovat yli 100.000 euroa. 

KR

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää

1. hankkia Sarastia365 Talous käyttöönottoprojektin Sarastia Oy:lta tarjouksen 76.800 euroa mukaisesti
2. valtuuttaa talousjohtajan päättämään tarjoukseen sisältyvän option (Sarastia365 Asiakkuuden ja palvelunhallinta alustan ja asiointimodulin käyttöönotto) tilaamisesta
3. että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
4. valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset
5. että Sarastia365 Talous käyttöönottoprojekti ja rahoitetaan tuottavuusinvestointimäärärahasta ja hankkeelle osoitetaan 200.000 euroa vuodelle 2021. 

Käsittely

Tämä asia käsiteltiin § 15 ilmoitusasian numero 6 jälkeen. Tämän asian jälkeen palattiin käsittelemään asiaa § 15.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.