§ 10 Hankintapäätös taloussuunnittelujärjestelmäratkaisun vaihdosta Sarastia Oy:ltä (päätös lisähankinnasta)

Päätöksen peruste

Hallintosäännön (31.3.2025 §19) luku 18 irtaimen omaisuuden ja palvelun hankinta, talousjohtajalla on alaistaan koskevassa toiminnassa toimivalta alle 250 000 euron hankintoihin.

Kuvaus

Hankinnan kohde

Järvenpään kaupungilla on ollut käytössä Sarastia Oy:n FPM-ratkaisu taloussuunnittelussa. FPM-taloussuunnitteluratkaisun ylläpito on Sarastian ilmoituksen mukaan päättymässä 31.3.2027 ja Sarastia tarjoaa järjestelmän tilalle Accuna-taloussuunnitteluratkaisua, joten kyse on taloussuunnittelujärjestelmäratkaisun vaihdon hankinnasta Sarastia Oy:ltä nykyisen sopimuksen lisähankintana. Accuna-taloussuunnitteluratkaisu sisältää taloussuunnittelun ja lakisääteisen automaattisen kuntatietoraportoinnin.

Accuna-ratkaisu korvaa nykyisen Sarastian tarjoaman taloussuunnittelu ja Kuti-raportointiratkaisun ja kytkeytyy osaksi nykyistä Sarastia-sopimusta. Mikäli kaupunki ei hyväksy järjestelmän vaihtoa, tulee kaupungin järjestää taloussuunnittelu ja Kuntatieto-raportointi vaihtoehtoisin keinoin ja edelleen varmistaa, että vaihtoehtoiset ratkaisut ovat kytkettävissä kaupungin talousraportointiin ja seurantaan ja lakisääteiset Kuti-raportit saadaan toimitettua sähköiseen rajapinnan kautta Valtiokonttorille ilman katkoja. Nykyisin lakisääteinen kuntatieto-raportointi suoritetaan AURA-ratkaisulla osin manuaalisesti raportoiden, muutoksen jälkeen lakisääteistä raportointia hoidettaisiin Accunassa automatisoidusti. 

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan Sarastia-sopimuksen osana sopimuksen lisähankintana.

Hankinnan arvo

Järjestelmän vaihdosta ja käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset ovat arviolta yhteensä 31 152,85 euroa (alv 0%), joista kiinteä perustamiskustannus 17 000 € (alv 0%) ja työmääräarvioon perustuvat kustannukset yhteensä 14 152,85 € (alv 0%). Jatkuvan palvelun kustannus Accuna-taloussuunnittelusta on noin 12 600 € (alv 0%) /vuosi. Pääkäyttäjätehtävät on mahdollista ottaa kaupungin omaksi toiminnaksi. Hankinnan myötä poistuvan FPM-​ratkaisun jatkuvat kustannukset ovat olleet itse järjestelmästä 15 600€ (alv 0%) /vuosi sekä järjestelmään liittyvät pääkäyttäjätehtävät noin 14 000 € (alv 0%) /vuosi.

Kaupungin johtoryhmä / ICT-kehittämisen johtoryhmä puoltaa hankintaa.

Päätös

Päätän edellä esitetyin perustein hyväksyä Sarastia Oy:n tarjouksen FPM:n vaihdosta Accuna taloussuuunnittelu-​ratkaisuun. Hankinta kytkeytyy osaksi nykyistä Sarastia Oy:n hankintasopimusta.