Perustelut
Keski-Uudenmaan työllisyysalueella on arvioitu liittymistä Helsingin kaupungin koordinoimaan Työllisyyspalveluiden Palvelumanuaaliin sopimuskaudeksi 2027–2029. Valmistelussa on hyödynnetty Helsingin toimittamaa aineistoa, käyttötapausinfoja, Keski-Uudenmaan omaa testausta sekä sisäisiä asiantuntija-, ICT-, esihenkilö- ja johtoryhmäkeskusteluita.
Asia tuodaan johtokunnan päätettäväksi toimivallan varmistamiseksi. Kyse ei ole Keski-Uudenmaan omasta erillisestä ICT-hankinnasta, vaan liittymisestä Helsingin koordinoimaan sopimus- ja yhteistyökokonaisuuteen. Helsinki vastaa kokonaisuuteen liittyvien teknisten palvelujen ja muiden tarvittavien palvelujen hankinnasta hankintalain mukaisesti. Sopimuskokonaisuuden ennakoitua arvoa on kuitenkin arvioitu varovaisuusperiaatteella hankintalain arvonlaskentaa vastaavalla tavalla neljän vuoden ajalta. Tällä perusteella kokonaisuuden arvo ylittää 250 000 euroa, jolloin asia toimintasäännön § 33 mukaan kuuluu johtokunnan toimivaltaan.
Palvelumanuaali on kuntayhteinen palvelutiedon, palveluohjauksen ja asiantuntijatyön työohjeiden hallintaratkaisu. Kyse ei ole pelkästä ICT-järjestelmästä tai verkkosivusta, vaan palvelutiedon, kumppanipalveluiden, työ- ja prosessiohjeiden sekä palveluohjauksen tietojen kokoamisesta yhteen ylläpidettävään rakenteeseen. Palvelumanuaalin seuraavan sopimuskauden sopimusosapuolina ovat Helsingin antaman tiedon mukaan Helsinki, Espoo, Vantaa, Kerava-Sipoon työllisyysalue ja Keski-Uudenmaan työllisyysalue, mikäli Keski-Uusimaa päättää liittymisestä. Lisäksi Raaseporin mahdollinen osallistuminen on vielä avoinna. Keski-Uusimaa liittyisi siten usean kunnan yhteiseen palvelutiedon ja palveluohjauksen kehittämiskokonaisuuteen.
Vuosien 2027–2029 sopimuskausi on Työllisyyspalveluiden Palvelumanuaalin kehittämiskausi. Tavoitteena on tehdä integraatiot kansalliseen palvelutietovarantoon ja Työmarkkinatorin aluesivuille sekä edistää kytkentöjä KEHA-keskuksen ylläpitämiin asiointikanaviin. Tavoitteena on, että palveluita voitaisiin myöhemmin kohdentaa asiakkaille nykyistä paremmin heidän taustatietojensa perusteella.
Keski-Uudenmaalla ei tällä hetkellä ole vastaavaa laajaa palvelutietokantaa ja siihen liittyvää käyttöliittymää. Käytössä oleva oma nykyinen intraratkaisu on rajatumpi ja ominaisuuksiltaan kevyempi. Oma intraratkaisu ei myöskään ole integroitu kansalliseen palvelutietovarantoon tai työmarkkinatorin aluesivuille. Palvelutiedon ja työohjeiden kokoamiselle, ylläpidolle ja ajantasaisuudelle on kuitenkin tarve riippumatta siitä, valitaanko Helsingin koordinoima Palvelumanuaali vai rakennetaanko oma ratkaisu.
Valmistelussa on vertailtu kolmea etenemisvaihtoehtoa:
- liittyminen Helsingin koordinoimaan Palvelumanuaaliin,
- oman kevyemmän paikallisen ratkaisun rakentaminen,
- KEHA-keskuksen mahdollisen valtakunnallisen järjestelmäkehityksen odottaminen.
Arvioinnin perusteella työllisyysalueen suosituksena on liittyä Palvelumanuaaliin. Suositus ei perustu siihen, että ratkaisu olisi riskitön tai täydellinen, mutta nykyisillä tiedoilla se on realistisin, nopeimmin käyttöönotettava ja toiminnallisesti vahvin vaihtoehto vuosille 2027–2029.
Strateginen yhteys
Palvelumanuaalia on arvioitu suhteessa Keski-Uudenmaan työllisyysalueen ohjelmaan 2026–2029.
Ratkaisu tukee erityisesti ohjelman tavoitteita, jotka liittyvät:
- asiakkaiden aktivointiin ja nopeampaan palveluohjaukseen,
- verkostomaiseen palvelukokonaisuuteen,
- yhteiseen palvelutietoon ja jaettuun tilannekuvaan,
- digitaalisten ratkaisujen hyödyntämiseen,
- henkilöstön työn sujuvoittamiseen, perehdytykseen ja yhdenmukaisiin toimintatapoihin.
Verkostomaisen palvelukokonaisuuden näkökulmasta Palvelumanuaalin lisäarvo on siinä, että palvelutieto ei jää vain oman organisaation sisäiseksi listaksi tai ohjepankiksi. Ratkaisu kokoaa samaan näkymään työllisyysalueen, kuntien, hyvinvointialueen, Kelan, oppilaitosten, järjestöjen, palveluntuottajien ja muiden kumppaneiden palveluita. Tämä parantaa asiantuntijoiden mahdollisuutta löytää asiakkaalle oikea palvelu ja ohjata asiakas siihen yhdenmukaisesti.
Digitaalisten ratkaisujen näkökulmasta Palvelumanuaali luo rakenteen, jonka päälle voidaan myöhemmin rakentaa PTV-, Työmarkkinatori- ja KEHA-kytkentöjä. Päätöstä ei kuitenkaan tule perustaa yksin tulevien integraatioiden varaan. Varmin nykyhyöty liittyy asiantuntijatyöhön, työohjeisiin, palvelutiedon hallintaan ja palveluohjauksen yhdenmukaistamiseen.
Palvelumanuaali tarjoaa myös näkymän asiakkaille palveluihin, joten se tukee asiakkaiden omaa toimijuutta. Tältä osin manuaalin hyödyntäminen tulee kuitenkin liittää osaksi henkilöasiakkaiden palveluprosessia ja ohjata asiakkaita käyttämään sivustoa.
Mitä sopimuksella saadaan
Liittymällä Palvelumanuaaliin Keski-Uusimaa ei tee omaa erillistä ICT-hankintaa. Päätös koskee liittymistä Helsingin koordinoimaan sopimus- ja yhteistyökokonaisuuteen. Helsinki hoitaa sopimuskumppaneiden puolesta yhteisen järjestelmän hankinnat, toimittajayhteistyön, teknisen toteutuksen, ylläpidon ja jatkokehittämisen.
Keski-Uudenmaan työllisyysalue saa käyttöönsä:
- valmiin, tuotantokäytössä olevan palvelutietokannan ja käyttöliittymän,
- asiantuntijan kirjautuneen näkymän työ-, prosessi- ja käsittelyohjeille,
- yhteisen Uudenmaan palvelu- ja työohjenäkymän,
- Helsingin koordinoiman teknisen kokonaisuuden,
- projektiorganisaation tuen, kuten ylläpidon, viestinnän, perehdytyksen ja kehittäjien työn ohjauksen,
- käyttöliittymäsuunnittelua ja kehittäjätyötä sopimuskauden kehittämiskohteisiin,
- käännöksiä kustannusarvion mukaisesti,
- ohjaus- ja työryhmärakenteet yhteiskehittämiseen,
- mahdollisuuden hyödyntää muiden alueiden palvelukuvauksia, työohjeita ja kehittämistyötä.
Keski-Uudenmaan työllisyysalueen oma vastuu liittyy erityisesti omiin palvelukuvauksiin, työ- ja prosessiohjeisiin, käyttäjähallintaan, paikalliseen käyttöönottoon, perehdytykseen, oman alueen sisältöjen omistajuuksiin ja tietojen ajantasaisuuteen.
Kustannukset
Keski-Uudenmaan työllisyysalueen arvioitu maksuosuus on noin 75 000 euroa vuodessa. Koko sopimuskauden 2027–2029 kustannus olisi noin 225 000 euroa, jos kustannukset toteutuvat täysimääräisesti. Koko sopimuskauden kustannusarvio koko yhteiselle kokonaisuudelle sopimuskaudella 2027-2029 on 1,995 miljoonaa euroa. Keski-Uudenmaan työllisyysalueen kustannus on siis rajallinen verrattuna kokonaiskustannuksiin.
Laskutus perustuu toteutuneisiin kustannuksiin. Toteutumattomasta kehittämisestä ei laskuteta sopimuskumppaneita. Noin kaksi kolmasosaa laskutuksesta kohdistuu kehittämiseen. Karkeasti arvioiden tämä tarkoittaa noin 50 000 euroa vuodessa kehittämiseen ja noin 25 000 euroa vuodessa projektiorganisaatioon, ylläpitoon, viestintään, perehdytykseen, koordinointiin, käännöksiin ja muihin yhteisiin kuluihin, jos kustannukset toteutuvat täysimääräisesti.
Kustannusta ei tule verrata nollavaihtoehtoon. Oma ratkaisu edellyttäisi joka tapauksessa palvelutietojen, työohjeiden, ylläpitomallin, käyttäjäohjeistuksen, teknisen toteutuksen, tietosuojan, saavutettavuuden, pääkäyttäjämallin ja jatkokehittämisen järjestämistä. Oman ratkaisun kustannus ja työpanos olisivat todennäköisesti vähintään samaa suuruusluokkaa, mutta hyödyt toteutuisivat hitaammin ja ratkaisu jäisi alkuvaiheessa kapeammaksi kevytversioksi.
Vaihtoehtojen arviointi
Helsingin koordinoima Palvelumanuaali on valmis ja tuotantokäytössä oleva ratkaisu. Sen etuna ovat valmis tekninen alusta, yhteinen palvelu- ja työohjerakenne, Uudenmaan laajempi palvelunäkymä, muiden alueiden työohjeiden ja lain soveltamiskäytäntöjen hyödyntäminen sekä yhteiskehittäminen Helsingin, Espoon, Vantaan, Kerava-Sipoon työllisyysalueen kanssa. Arvoa syntyy myös siitä, että kehittämistä tehdään ja kustannuksia jaetaan usean suuren työllisyysalueen kanssa eikä Keski-Uudenmaan työllisyysalue rakentaisi ratkaisua yksin.
Oma kevytversio olisi realistisesti alkuvaiheessa lähinnä palvelulista ja sisäinen ohjepankki. Se ei olisi nollakustannuksinen, koska palvelukuvaukset, työohjeet, omistajuudet, ylläpito, tietosuoja, saavutettavuus ja jatkokehitys pitäisi joka tapauksessa järjestää. Oma ratkaisu antaisi enemmän paikallista päätösvaltaa, mutta sisältäisi suuremman toteutus-, jatkuvuus- ja resursointiriskin. Lisäksi oma ratkaisu sitoisi käytännössä kehittämisresursseja omaan toteutukseen.
KEHA-keskuksen valtakunnallinen kehitys on tärkeä toimintaympäristötekijä, mutta sen varaan ei voida jäädä vuosiksi 2027–2029. KEHA:n tulevien ratkaisujen sisältö, aikataulu ja kattavuus eivät ole riittävän täsmällisesti tiedossa. Mahdollinen KEHA:n palveluohjuri tai palvelusuosittelu ei nykyisen tiedon perusteella korvaa Palvelumanuaalin käyttötapauksia, kuten kumppanipalveluiden näkyvyyttä ja asiantuntijoiden työ- ja prosessiohjeiden hallintaa.
Riskit ja niiden hallinta
Palvelumanuaaliin liittymiseen liittyy riskejä, mutta ne ovat hallittavissa jatkovalmistelulla.
Keskeiset riskit ovat:
- ratkaisu jää nykyisten kanavien rinnalle eikä korvaa tai vähennä ylläpitoa,
- oma työpanos aliarvioidaan,
- sisältöjen omistajuudet jäävät epäselviksi,
- KEHA:n ja PTV-rajapintojen kehitys viivästyy,
- asiakkaiden käyttö jää vähäiseksi,
- vuoden 2030 jälkeinen kustannus on vielä avoin.
Riskejä hallitaan laatimalla paikallinen käyttöönottosuunnitelma, nimeämällä sisältöjen omistajat, määrittelemällä mitä nykyisiä ohjeita ja palvelulistoja Palvelumanuaali korvaa tai vähentää. Vuoden 2030 jälkeinen jatko arvioidaan ja päätetään erikseen vuoden 2029 aikana.
Oman ratkaisun valinta ei poistaisi riskejä. Se muuttaisi niitä. Omassa vaihtoehdossa riskit liittyisivät erityisesti toteutuskykyyn, tekniseen ylläpitoon, resursointiin, jatkuvuuteen, avainhenkilöriippuvuuteen ja siihen, että ratkaisu jäisi alkuvaiheessa kevyeksi palvelulistaksi eikä vastaisi ohjelman tavoitetasoa digitaalisuuden edistämisessä ja verkostomaisessa toimintatavassa.
Oma ratkaisu voidaan pitää mahdollisena jatkopolkuna vuoden 2029 arviointipisteessä. Sen valitseminen nyt edellyttäisi kuitenkin erillistä konseptointia, toteutussuunnitelmaa, kustannusarviota, resursointia ja hallintamallia. Nykyisillä tiedoilla oma vaihtoehto ei ole realistisesti parempi, edullisempi tai riskittömämpi etenemistapa vuosille 2027–2029.
Aikataulu ja johtopäätös
Päätös tarvitaan kesäkuun 2026 alun aikana, koska sopimus tulee allekirjoittaa kesäkuun 2026 loppuun mennessä. Tämä mahdollistaa sen, että Helsinki ehtii hankkia tarvittavat palvelut vuoden 2027 alusta alkavalle sopimuskaudelle.
Jos Keski-Uudenmaan työllisyysalue ei liity Palvelumanuaaliin nyt, seuraava realistinen liittymismahdollisuus on uuden sopimuskauden alussa 1.1.2030. Tämä tarkoittaisi, että vuosille 2027–2029 olisi ratkaistava palvelutiedon ja työohjeiden hallinta omana kevyempänä ratkaisuna tai odotettava KEHA:n kehitystä, jonka aikataulu ja kattavuus ovat epävarmoja.
Valmistelun perusteella Helsingin koordinoimaan Palvelumanuaaliin liittyminen on nykyisillä tiedoilla vahvin etenemistapa vuosille 2027–2029.
Esityslistan liitteenä on sopimusluonnos sekä kustannusten jakautumista ja sopimuskauden tavoitteita koskevat keskeiset liitteet. Sopimusluonnoksessa viitatut muut liitteet sekä erillinen arviointimuistio ovat esityslistan oheismateriaalina, jotta johtokunnalla on käytettävissään koko sopimuskokonaisuus.
aj