Kuvaus
Taustaa
Kaupunginhallitus hyväksyi Mestaritoiminta Oy:n kanssa tehtävän palvelusopimuksen 3.6.2024. Sopimus koostuu kiinteistöjohtamisen, ylläpidon ja rakennuttamisen palvelukokonaisuuksista. Palvelukuvaukset sekä hinnoittelut hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 16.12.2024 ja 20.1.2025.
Kohdekohtaiset budjetit liittyvät kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon palvelukokonaisuuksiin. Vuoden 2025 kohdekohtaiset budjetit hyväksyttiin toimitilajohtajan päätöksellä 18.8.2025.
Mestaritoiminta Oy:n kanssa olevan palvelusopimuksen hinnoittelu päätettiin 22.12.2025 ylätasoisesti ja kohdekohtaiset budjetit olivat tuolloin oheismateriaalina.
Kohdekohtaiset budjetit
Kohdekohtaisissa budjeteissa esitetään kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon tehtäviin varattujen rahojen jakaantuminen/kohdentuminen eri rakennuksille. Mestaritoiminta Oy on laatinut kohdekohtaiset budjetit (liite 1 ja liite 2) ja esittänyt, että ne vahvistettaisiin vuodelle 2026.
Palvelusopimuksen eri kokonaisuuksien hinnoitteluperiaatteet ovat keskenään erilaisia, kuten kaupunginhallitukselle joulukuussa 2024 asiasta päätettäessä kuvattiin. Kiinteistöjohtamisen kohdalla kokonaiskustannukset perustuvat Mestaritoiminta Oy:n palkkakustannuksiin sekä yleiskuluihin (toimitilakustannukset, ohjelmistot jne.). Kunnossapitoa tehdään toteumaperusteisesti ja kunnossapitotöitä tekevät ulkoiset palvelutuottajat sekä Mestaritoiminta Oy:n omat timpurit. Ylläpidon kustannukset perustuvat Mestaritoiminta Oy:n vuonna 2024 teettämään ns. kiinteistönhoidon työmäärä mitoitukseen (kohteen huoltotehtäviin perustuva ns. KIMI-mitoitus) sekä vuoden 2024 ja vuoden 2025 kohdebudjettien laadintahetken ostojen toteumaan.
Myös kustannusten jakamisessa kohteille on eroavaisuuksia. Jotkut kustannukset, esim. kiinteistönhoito, voidaan kohdentaa selkeästi kohteille siitä aiheutuvien kustannusten perusteella, mutta joidenkin kustannusten kohdalla, esim. hankintojen kilpailutus, neliöperusteinen jyvitys on tarkoituksenmukaisempi tapa.
Seuraavassa tiivistetysti kohdekohtaisten budjettien sisältämistä tehtävistä, muodostumisperusteista, kokonaiskustannuksesta ja kustannusten kohdekohtaisesti jakotavasta. Tiivistys perustuu Mestaritoiminta Oy:ltä saatuun tietoon:
Kiinteistöjohtaminen sis. turvallisuus:
- Tehtävät: mm. kohdejohtaminen (isännöinti), hankinnat, energiajohtaminen, vuokraus ja turvallisuuden palvelut
- Muodostumisperuste: Palkkakulut ja ohjelmisto ym. kiinteät kulut, ostot, liiketoiminnan tukipalvelut, liiketoiminnan muut kulut.
- Kokonaiskustannus: 731.869,03 €
- Jakotapa: Kohdeisännöinti, hankinnat ja energiajohtaminen on jaettu kohteille kokonaisneliöiden suhteen. Turvallisuuskokonaisuuden budjetointi on tehty kohdekohtaisen turvatekniikan ja palvelulaajuuden mukaisesti kohdekohtaisesti. Turvallisuuteen liittyvät Mestaritoiminnan omat kustannukset on jaettuna kohteille kokonaisneliöiden suhteen.
Kunnossapito (osa kiinteistöjohtamisen palvelukokonaisuutta):
- Tehtävät: Suunnitelmalliset kunnossapitotyöt, ilkivalta, keittiölaitteet, rikkokorjaukset ym.
- Muodostumisperuste: Laskutetaan toteuman mukaan
· Kokonaiskustannus: 783.872,11 €, josta kunnossapitotyöt, ml. ilkivalta, on 483.872,11 € ja rikkokorjaukset 300.000,00 €
- Jakotapa:
- Suunnitelmalliset kunnossapitotyöt (245.104,29 €) on jaettu kohteille laatimishetken työsuunnitelman mukaisesti
- Mestaritoiminta Oy:n timpuripalveluiden kustannukset (133.767,82 €) on jaettu kohteille vuoden 2025 toteumien mukaisesti.
- Keittiölaitekorjausvaraukset (80.000 €) on kohdennettu sellaisiin kohteisiin, joissa on valmistus tai jakelukeittiöitä.
- Rikkokorjausvaraus (300.000 €) on jaettu neliöperusteisesti kaikkiin kohteisiin. Rikkokorjausvaraukset (hissit, keittiölaitteet ym.) on jaoteltu kohteille neliöperusteisesti ja kohdekohtainen budjetointi niiden kohdalla lähinnä suuntaa antava. Käytetty budjetointiohjelmisto (Pandia) jakaa teknisten järjestelmien korjausvarauksia myös niille kohteille, jossa ko. järjestelmää ei ole. Näin ollen budjetti on joidenkin kohteiden osalta vääristynyt, mutta kunnossapidon toteumaperusteisuus korjaa asian, sillä ko. kustannusta ei tällöin kohteelle käytännössä toteudu.
Ylläpito
- Tehtävät: kiinteistönhoito sis. MT:n kiinteistönhoito, ulkoiset ostot, ulkoalueiden hoito, automaation palvelumaksut.
- Muodostumisperuste: Kiinteistönhoito ja ostot KIMI-mitoituksen mukaan sekä esimiestyön kustannukset, ostot 2024 sekä 2025 kohdebudjettien laadintahetken ostojen toteuma, ulkoalueiden talvikunnossapito läpilaskutuksena toteuman mukaan.
- Kokonaiskustannus: 1.384.258,86 €, josta talvikunnossapito 300.000,00 €
- Jakotapa:
- Kiinteistönhoito on jaettu Mestaritoiminnan mukaan kohteille Kimi-mitoituksen tuntimäärän ja siihen pohjautuvan hinnoittelun mukaisesti, huomioiden lisäksi ostot.
- Talvikunnossapidon noin 300.000 euron varaus on jaettu edellisten vuosien toteumien mukaisesti
Kohdekohtaiset budjetit kohdetasoisesti ja kootusti ovat liitteenä (liite 1 ja liite 2).
Vaikka budjetit on laadittu kohdetasoisesti, niin budjetit eivät ole kohdekohtaisesti sitovia, koska ne perustuvat monin paikoin arvioihin ja neliöperusteiseen jakoon. Vuoden aikana kohteiden välillä voidaan tehdä rahojen siirtoja tarpeiden mukaan. Esimerkiksi kunnossapidon tarpeet ja rahojen kohdentuminen tarkentuvat vuoden aikana. Sitova budjettitaso on kokonaissumma.
Budjettien hyväksyminen
Mestaritoiminta Oy:llä on aiemman allianssisopimuksen perusteella paras tieto kaupungin rakennusten ylläpitokustannuksista ja se on palvelusopimuksen mukaisesti laatinut kohdekohtaisen budjetoinnin vuodelle 2026.
Mestaritoiminta Oy:n palvelusopimuksen hinnoittelu vuodelle 2026 on hyväksytty kaupunginhallituksessa 22.12.2025. Mestaritoiminta Oy:n laatimat kohdekohtaiset budjetit ovat kaupunginhallituksen hyväksymien loppusummien mukaiset ja ne on Mestaritoiminta Oy:n mukaan muodostettu kaupunginhallitukselle päätöksenteon yhteydessä vuonna 2024 kuvatun mukaisesti.
Kohdekohtaiset budjetit on tarpeen vahvistaa, jotta palveluja ja kustannuksia sekä niiden poikkeamia saadaan seurattua kohdekohtaisesti.
Budjetit hyväksytään tämänhetkisen tiedon pohjalta ja tässä esitettyyn Mestaritoiminnan Oy:n toimittamaan tietoon pohjautuen. Mikäli seurannan yhteydessä tai muuta kautta budjetoinnissa havaitaan puutteita tai korjaustarpeita, neuvotellaan muutoksista Mestaritoiminnan kanssa.