Perustelut
Valmistelija: Hanna Pölkki, Mestaritoiminta Oy
Asian taustaa
Mestaritoiminta Oy on julkaissut julkisten kiinteistöjen turvaurakointi ja lukitustöiden (Osa 1: Lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmät, Kameravalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmät, Henkilöturvajärjestelmät, Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät) puitejärjestelyä koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 11.3.2025 (ilmoituksen numero 2025-021600, TED numero 160390-2025 ).
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa ja myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta. Määräaikaan 16.4.2025 klo 12.00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät vertailutaulukoista löytyvät tarjoajat. Vertailutaulukot osa-alueittain ovat liitteenä. Myöhästyneitä tarjouksia ei tullut. Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu,että tarjousten käsittely toteutetaan kahdeksassa vaiheessa:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset
6. Järjestää selonottoneuvottelut
7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa tiedoksi kaikille tarjoajille
8. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa sen jälkeen, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Tarjoajien soveltuvuus ja tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjoajat täyttävät kaikki tarjouspyyntöön määritellyt soveltuvuus- ja kelpoisuusehdot.
Yhden (1) tarjouksen todettiin olevan tarjouspyynnön vastainen ja tarjous on hylättävä seuraavin perustein:
Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät, Helsingin Lukkokeskus Oy 24h, sijoitus 1. /3. : Tarjoaja on ilmoittanut tarjouspalvelu.fi tarjouslomakkeella tuotehinnat vertailuhinnan kohdassa arvon 33 ja alennusprosentti kohdassa arvon 17424. Tarjousten vertailun yhteydessä hankintayksikkö on todennut, että annetut tiedot on ilmoitettu virheellisesti ja erillisestä tarjouslomakkeesta poiketen ristiin. Tarjoajan ilmoittamat tiedot vääristävät tarjousten kokonaisvertailun. Tarjoaja ei ole ilmoittanut pyydettyjä tietoja esitettyjen vaatimusten mukaisesti ja näin ollen tarjous ei ole tarjouspyynnönmukainen. Esitetään tarjouksen hylkäämistä hankintalain 74 § 1 momentin nojalla.
Tarjousten käsittelyn vaiheissa 2.–6. hankintayksikkö on todennut, että muut määräaikaan toimitetut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu,hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteena oli tarjouspyynnössä ilmoitettu halvin hinta. Laatu on otettu huomioon asetetuissa tarjoajan soveltuvuusvaatimuksissa, palvelun vähimmäisvaatimuksissa ja hankinnan kohteen kuvauksessa sekä hankintasopimuksen ehdoissa. Kilpailutuksen kumpikin osakokonaisuus vertailtiin erikseen. Kilpailutuksen ratkaisun perusteella puitejärjestelyn kumpaankin osakokonaisuuteen valitaan etusijajärjestykseen 2 toimittajaa. Valittujen toimittajien kanssa solmitaan puitejärjestelystä toimittajakohtaiset sopimukset.
Palvelut tullaan tilaamaan toimittajilta osakokonaisuuksissa etusijajärjestyksen mukaan, mikäli hankinnan arvo on alle 20 000 euroa, kevennettyä kilpailutus menettelyä hyödynnetään 60 000 euroon asti ja mikäli hankinnan arvo on yli 60 000 euroa, järjestetään hankinnasta erillinen julkinen kilpailutus. Hankintayksikkö voi aina halutessaan aloittaa kevennetyn kilpailutuksen tilausmenettelyn piiriin kuuluvissa hankinnoissa puitesopimuksen ulkopuolisen julkisen hankinnan.
Hintavertailun lopputuloksen mukaisesti puitejärjestelyyn otetaan mukaan osakokonaisuuksittain etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:
Osa 1: Lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmät, Kameravalvonta- ja rikosilmoitinjärjestelmät, Henkilöturvajärjestelmät
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 3
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 2
1. LukkoLuket Oy
2. Turvaexpertit Helsinki Oy
Osa-alueen arvioitu arvo: 1,1 milj € 48 kk
Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät)
Tarjousten määrä yhteensä/ kpl: 6
Valittava kumppanien määrä/ kpl: 2
1. LukkoLuket Oy
2. KONE Hissit Oy
Osa-alueen arvioitu arvo: 0,15 milj € 48 kk
Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta,kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Mestaritoiminta Oy ja kaupunki tekevät optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassa olevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo neljän (4) vuoden sopimuskaudelle laskettuna on 1 250 000 euroa.
Toimivalta
Hallintosäännön (KV 27.5.2024) luvun 18 kohdan 2 mukaan kaupunginhallitus päättää yli 500 000 euron hankinnoista.
SF
Ehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää:
1. hylätä seuraavan tarjouksen: Osa 2: Automaattiset kääntö- ja liukuovijärjestelmät, Helsingin Lukkokeskus Oy 24h
2. valita hankinnan palveluntuottajiksi osakokonaisuuksittain hintavertailun lopputuloksen mukaisessa etusijajärjestyksessä kohdassa "Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu" luetellut palveluntuottajat,
3. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana,
4. että hankinnasta tehdään sopimukset vuosille 2025–2026,
5. että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja kun valituilla palveluntuottajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tarjottavia palveluita koskevat tarvittavat luvat tai ilmoitukset ja ne täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta,kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet, ja
6. valtuuttaa toimitilajohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.