Kuvaus
Kaupunginjohtaja on päättänyt liittymisestä Hansel Oy:n yhteishankintaan autojen leasingpalvelut 2022-2024 24.6.2020. Tämä puitesopimus on päättynyt 10.1.2025. Autojen leasingtilauksia voidaan tehdä vain puitesopimuksen voimassaoloaikana. Asiakas voi kuitenkin tilata muita tämän sopimuksen kohteena olevia palveluita niin kauan kuin leasingsopimuksia on voimassa.
Järvenpään kaupungilla on vielä puitesopimuksen päättyessä 11 leasingautoa, jotka on hankittu puitesopimuksella ja kuusi (6) autoa, jotka on hankittu sen ulkopuolella: kaksi käytettyä autoa ja neljä Järvenpään veden pakettiautoa, joiden edellisellä sopimuksella hankittuja leasing kausia pidennettiin, koska autoihin oli asennettu arvokasta tekniikkaa. Puitesopimuksen hinnoittelua sovelletaan niihin 11 autoon, jotka ovat hankittu puitesopimuksella ja muihin kuuteen (6) autoon sovelletaan Arvalin omaa hinnoittelua. Hankinta tehdään siis osittain tilauksena sopimuksen sisällä ja osittain pienhankintana.
Järvenpään kaupunki on päättänyt ottaa käyttöön sähköisen ajoneuvopäiväkirjan, joka täyttää verottajan vaatimukset. Tähän saakka päiväkirjoja on pidetty paperilla. Sähköistä ajoneuvopäiväkirjaa on käsitelty kehittämisen ohjausryhmässä 18.11.2024 sekä pikku YT:ssä 17.12.2024. Sähköisen ajoneuvopäiväkirjan hankinta ja käyttöönotto hyväksyttiin molemmissa kokouksissa. Pikku YT:ssä päätettiin, että kaikkia asiaa koskevia kuljettajia on vielä tiedotettava erikseen ennen seurannan aloittamista.
Ajoneuvopäiväkirjat sekä niiden sisältämät henkilötiedot säilyvät järjestelmässä tilaajan määrittämän ajan, kuitenkin korkeintaan 10 vuotta. Tämän jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti. Mikäli sopimuksen päättyessä tilaajan on vielä säilytettävä tietoja, voidaan ne ladata järjestelmästä ja arkistoida tilaajan omaan järjestelmään.
Ajoneuvopäiväkirjan omistaa Timo Väisänen, kaupunkikehityksen talouspäällikkö ja pääkäyttäjinä toimivat Asmo Leskinen sekä Aki Mäkirinta. Pääkäyttäjät hallinnoivat RFID-lukijaa ja päivittävät RFID -tunnisteet jokaiselle kuljettajalle.
Projektia vetää hankintapäällikkö Petra Pantsar, joka vastaa käyttöönoton aikatauluttamisesta.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo laskettuna neljälle vuodelle, mikäli ajoneuvopäiväkirja otetaan käyttöön kaupungin kaikissa 17 autossa:
Käyttöönotto: 17 * 99 € = 1 683 €
Kuukausikustannukset puitesopimuksella hankituille autoille 4 vuodessa: 5 € * 12 * 4 = 240
Kuukausikustannukset puitesopimuksen ulkopuolella hankituille autoille 4 vuodessa: 9,90 € * 12 * 4 = 475,20 €
RFID lukija ja -tunnisteet: 350 €
Kokonaishinta 4 vuodessa: 1 683 € + 240 € * 11 + 475,20 * 6 + 350 € = 7 524,20 €