Kaupunginhallitus, kokous 3.6.2024

Perustelut

Valmistelijat: talousjohtaja Kirsi Rinne, vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja

Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välillä on solmittu kiinteistöallianssisopimus vuonna 2014. Sopimuksella osapuolet ovat sopineet Järvenpään kaupungin kiinteistötoiminnan järjestämisestä toiminnan vaatimusten, kaupungin kiinteistöohjelman, kiinteistötoiminnan palveluvaatimusten ja kaupungin kustannusraamin mukaisesti sekä toiminnan pitkän tähtäimen kehittämisestä. Sopimuksen tavoitteena on alun perin ollut kaupungin talouden tasapainottaminen ja palvelun laadun parantaminen. Toimintaa johtamaan perustettiin kiinteistöallianssin johtoryhmä, jossa edustettuna ovat olleet kaupungin johto, palvelualueiden käyttäjien edustajat ja Mestaritoiminta Oy. Päätökset on ollut tarkoitus tehdä yhteistyössä niistä osapuolten kesken sopimalla siten, että niiden toimeenpanosta vastaa Mestaritoiminta.

Kaupungin näkökulmasta nykymallissa ei ole ollut selvää, mikä taho kaupungin päässä johtaa kiinteistötoimintaa. Kaupungin näkökulmasta sopimusta on syytä uudistaa siten, että kiinteistöjohtamista koskevat linjaukset tekee kaupunki, joka määrittää myös tuotettavan palvelun tason sekä laadun. Käyttäjätyytyväisyys palvelujen järjestämiseen nykyisellä mallilla on ollut korkea. Kaupungin taloustilanne huomioiden kaupungin on arvioitava palvelun tuottamisen tasoa sekä laatua myös kustannusnäkökulmasta.

Kaupunki on rekrytoinut tilakehitysjohtajan keväällä 2023. Henkilö on kuitenkin siirtynyt toisen työnantajan palvelukseen elokuussa. Kaupungin kannalta kyse on yhdestä keskeisimmästä sopimuskokonaisuudesta, jonka päivitystarve on ilmeinen ajan kulumisen sekä kaupungin tavoitteissa ja toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Resurssivajeesta johtuen päivitystyö voidaan käynnistää keväällä 2024, kun uusi henkilö on saatu rekrytoitua. Sopimuksen uudistaminen edellyttää muun muassa nykyistä tarkempia palvelukuvauksia ja kohdekohtaisten palvelusisältöjen ja laadun määrittelyjä. Edellä mainittujen aineistojen työstäminen on parhaillaan käynnissä.

Järvenpään kaupungin hallintosääntö § 35: "Kaupungin omistamien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen omistajuuteen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä vastaa kaupunginhallitus."

KR

Perustelut

Taustaa

Kaupunginhallitus päätti 4.9.2023 (§208) käynnistää allianssisopimuksen päivittämisen.

Järvenpään kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n välillä on solmittu kiinteistöallianssisopimus vuonna 2014. Ko. sopimuksella osapuolet ovat sopineet Järvenpään kaupungin kiinteistötoiminnan järjestämisestä toiminnan vaatimusten, kaupungin kiinteistöohjelman, kiinteistötoiminnan palveluvaatimusten ja kaupungin kustannusraamin mukaisesti sekä toiminnan pitkän tähtäimen kehittämisestä. Päätökset allianssissa on ollut tarkoitus tehdä yhteistyössä sopimalla asioista osapuolten kesken ja niiden toimeenpanosta on vastannut Mestaritoiminta.

Asian esittelyssä todettiin, että allianssimuotoisen kiinteistötoiminnan johtamiseen liittyvän epäselvyyttä ja kaupungin näkökulmasta sopimusta on syytä uudistaa siten, että kiinteistöjohtamista koskevat linjaukset tekee kaupunki, joka määrittää myös tuotettavan palvelun tason sekä laadun.

Kaupunginhallitus päätti käynnistää allianssisopimuksen päivittämisen valmistelun seuraavin periaattein:

-          Valmistelussa tavoitellaan tilaaja-palveluntuottaja -mallia

-          Sopimuksessa tulee selkeästi määritellä osapuolten vastuut ja velvoitteet

-          Tavoitteena on,​että uusi palvelusopimus tulee voimaan 1.6.2024

Valmisteltu sopimus

Sopimusta on valmisteltu kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n (myöhemmin Mestaritoiminta) yhteistyönä. Kaupungilta valmisteluun ovat osallistuneet Konsernipalveluihin sijoittuvat tilaomistus sekä lakipalvelut.

Uusi sopimus on laadittu tilaaja-palveluntuottaja-periaatteella, jossa kaupunki toimii tilaajana ja Mestaritoiminta palveluntuottajana.

Uudistetulla sopimuksella kaupunki hankkii Mestaritoiminnalta edelleen kattavasti kiinteistöjohtamisen, ylläpidon ja rakennuttamisen palveluita. Kiinteistöjohtaminen pitää sisällään mm. kohdeisännöinnin, hankintapalvelut sekä energiajohtamisen. Ylläpito puolestaan sisältää huollon ja ulkoalueiden hoidon. Rakennuttamisen palvelut koostuvat rakennusinvestointien hankevalmistelusta ja toteuttamisen projektinjohtotehtävistä sekä näihin liittyvistä kehittämistehtävistä.

Nykyisessä allianssisopimuksessa kiinteistöjohtamisen päätökset on tehty yhteisesti sopien. Keskeisin muutos nykytilanteeseen nähden tulee uuden sopimuksen mukaisesta tilaaja-palveluntuottaja-asetelmasta. Sen myötä kaupunki ohjaa kiinteistöjohtamista (tarkoittaen tässä yhteydessä kaikkia sopimuksen palvelukokonaisuuksia), tekee siihen liittyvät keskeisimmät päätökset sekä määrittelee hankittavan palvelun sisällön ja laadun. Muutoksen myötä kaupungin vaikutus kiinteistöhallintaan ja sen kustannuksiin vahvistuu. Operatiiviseen toimintaan liittyvät vastuut kaupungin ja Mestaritoiminnan välillä eivät uuden sopimuksen myötä merkittävästi muutu.

Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevaksi ja sen irtisanomisaika on 12 kk. Sopimus muodostuu pääsopimuksesta (liite 1) ja hankittavien palveluiden palvelukuvauksista (liitteet 2–4) sekä myöhemmin tarkentuvista hintaliitteistä ja vastuunjakotaulukoista.

Muutoksia nykyisiin toiminta- ja hinnoittelumalleihin

Siirtyminen malliin, jossa kaupunki johtaa sopimusta, on jo sinänsä merkittävä muutos aiempaan nähden, mutta myös toiminta- ja hinnoittelumalleja tullaan uuden sopimuksen myötä kehittämään.

Merkittävin toiminnallinen uudistus on kiinteistöjohtamisen palvelukokonaisuuteen sijoittuvan kohdeisännöitsijämallin käyttöönotto. Mallissa kaikille kohteille nimetään Mestaritoiminnan vastuullinen kohdeisännöitsijä, joka vastaa määritellystä kohdesalkusta. Mallilla haetaan kokonaisvastuullisempaa ja suunnitelmallisempaa kohteiden hallintaa sekä määrärahojen tehokkaampaa kohdentamista.

Ylläpitopalveluihin kuuluvan huollon kohdalla tullaan tekemään hinnoittelullinen muutos. Mestaritoiminnan nykyistä huollon palvelutuotannon kustannustasoa arvioidaan ulkoisten selvityksen kautta ja hinnoittelu on tarkoitus laskea markkinahintasuuntautuneelle tasolle.

Rakennusinvestointien toteutus ei ole pienempiä korjaus- ja toiminnallisia investointeja lukuun ottamatta kuulunut nykyiseen allianssisopimukseen, mutta se esitetään otettavaksi uuden sopimuksen piiriin. Rakennuttamisinvestointihankkeista tehdään jatkossa toteuttamissopimukset, jossa määritellään hankkeiden rakennuttamistehtävät ja toteutuksen tavoitteet nykyistä käytäntöä tarkemmin. Rakennusinvestointien toteutuksessa on tarkoitus siirtyä toimintamalliin, jossa Mestaritoiminta vastaa kaikkien rakennusinvestointien maksuliikenteen hoitamisesta, mikä on ollut tähän saakka osittain kaupungin vastuulla. Tämä esitettävä uusi toimintamalli parantaa Mestaritoiminnan projektinjohdon tietoisuutta hankkeiden kustannuksista ja niiden kertymästä. Malli lisää Mestaritoiminnan liikevaihtoa, määrän riippuessa vuosittaisesta investointitasosta.

Uuden sopimuksen kustannustaso

Nykyisen allianssisopimuksen vuotuinen kustannus on ollut käyttötalouden kustannusten huolto ja kunnossapito yms. osalta noin 3,5 M€ vuodessa. Tähän summaan on sisältynyt aiemmin mainitut kiinteistöjohtamisen tehtävät, kohteiden huolto ja kunnossapito sekä ulkoalueiden hoito ym. käyttötalouskustannukset. Rakennusinvestointien osalta allianssikokonaisuuteen on kuulunut pienempien korjaus- ja toiminnallisten investointien toteutus (ns. allianssi-investoinnit, viimevuosina yht. 3–7 M€/vuosi), minkä lisäksi Mestaritoiminta on toteuttanut erillislaskutuksella myös muut rakennusinvestoinnit.

Uuden sopimuksen hinnanmääritys on vielä kesken. Periaatteet, jolla hinnoittelu on asian jatkovalmistelussa tarkoitus muodostaa, on esitetty liitteenä olevassa taulukossa (liite 4).

Kiinteistöjohtamisen ja rakennusinvestointien toteuttamisen osalta palvelun hinnan muodostumisen periaatteet pysyvät pitkälti nykyisen kaltaisina, eli ne perustuvat osin toteutuneisiin (palkka- ja ohjelmisto ym.) kustannuksiin ja osin tuntiveloitukseen, mutta periaatteisiin lisätään tavoitteellisuutta mm. investointien rakennuttamiskustannusten osalta. Ylläpidon palvelukokonaisuuteen sijoittuvan huoltotoiminnan jo aiemmin mainitun uuden markkinasuuntautuneen hinnoittelun määrittelemiseksi tehdään kesän ja alkusyksyn aikana uudelleenmitoitus ja markkinahintavertailut, minkä kautta kustannustaso tarkentuu.

Ylläpidon osalta hinnoittelu on kohdekohtainen, eli jos kaupunki luopuu rakennuksista, niin myös kustannukset laskevat. Tätä samaa periaatetta noudatetaan kiinteistöjohtamisen palveluihin soveltuvin osin, eli kohdemäärän laskiessa palvelun hintaa tulee lähtökohtaisesti laskea. Näiden osalta tulee kuitenkin tiedostaa se, että kaikissa ko. palvelukokonaisuuden palveluissa kohdemäärällä ei välttämättä ole vaikutusta palvelun kustannuksiin, esimerkkinä tästä mm. puitesopimuskilpailutukset tai kiinteä hintaiset ohjelmistolisenssit. Palveluntuottajan tulee varmistaa, että sen henkilöresurssit ovat tehokkaassa käytössä ja tarvittaessa todentaa asia Tilaajalle erikseen sovittavalla tavalla. Palveluiden hinnoittelussa huomioidaan alan kustannuskehitys (vrt. indeksi) myöhemmin tarkennettavalla tavalla.

Uuden sopimuksen myötä kaupungin tilahallinnan kustannustasoa arvioidaan saatavan laskettua, mutta säästöjen kokonaismäärää on tässä vaiheessa vaikea arvioida. Kustannusten laskua arvioidaan tapahtuvan tämän sopimuksen kautta Mestaritoiminnalta ostettavien palveluiden kustannuksissa, mutta sen lisäksi sopimuksella on myös välillisiä säästövaikutuksia/-mahdollisuuksia. Välilliset vaikutukset syntyvät niissä tilahallinnan kustannuserissä, jotka tulevat suoraan kaupungin maksettaviksi, mutta joihin Mestaritoiminnalta ostettavilla palveluilla voidaan vaikuttaa. Esimerkkinä tällaisista ovat mm. energiakustannukset, joihin haetaan säästöjä sopimukseen kuuluvan energiajohtamisen palvelun kautta tunnistettavilla toimenpiteillä. Vastaavan tyyppisiä välillisiä säästömahdollisuuksia voidaan tunnistaa myös useissa muissa sopimuksella hankittavissa palveluissa.

Sopimuksen voimaantulo ja syksyn jatkovalmistelu

Sopimuksen on tarkoitus tulla voimaan kaupunginhallituksen 4.9.2023 päätöksen mukaisesti 1.6.2024. Vuoden 2024 loppuun saakka on ajateltu olevan ns. siirtymäaika, jonka aikana mm. tarkennetaan hinnoittelumalli, rakennetaan sopimuksen mukaiset uudet toimintamallit sekä tehdään uusien toimintamallien edellyttämät henkilöstön toimenkuvien muutokset. Siirtymäaikana toimintaa jatkuu pitkälti nykymuotoisena.

Yhteenveto

Uudistelulla sopimuksella pyritään kehittävään yhteistyöhön, eli palveluita kehitetään tilaajan tarpeiden ja vaatimusten mukaisesti. Hankittaviin palveluihin tulee tehdä jatkossa tarpeiden muuttuessa muutoksia ja täsmennyksiä, eli sopimus tulee ns. elämään ja kehittymään. Yhteistyötä ja sen kautta saatavia tuloksia tullaan aktiivisesti arvioimaan. Mikäli yhteistyöhön ei olla tyytyväisiä, esim. 2 vuoden tarkastelujaksolla, voidaan sopimusta ja sitä kautta Järvenpään kaupungin tilahallinnan organisoitumiskokonaisuuden tarkoituksenmukaisuutta arvioida uudelleen

Sopimus muodostuu sopimuksesta ja hankittavien palveluiden palvelukuvauksista sekä myöhemmin valmistuvista hintaliitteistä ja vastuunjakotaulukoista. Valmistelun tässä vaiheessa esitetään, että kaupunginhallitus hyväksyy pääsopimuksen ja alustavat palvelukuvaukset sekä alustavat hinnoittelun periaatteet.

Lopullinen sopimusdokumentaatio, eli sopimus, palvelukuvaukset, hintaliitteet sekä vastuujakotaulukot tarkentuvat jatkovalmistelussa. Esitetään, että sopimukseen ja palvelukuvauksiin tehtävät tekniset ja operatiiviset korjaukset sekä vastuunjakotaulukot ja lopullinen hinnoittelu voidaan hyväksyä viranhaltijoiden toimesta, kuitenkin sillä ehdolla, että sopimuksen euromääräinen arvo ei nouse nykyisestä. Hinnoittelua ja sitä kautta muodostuvaa kokonaiskustannusta arvioitaessa tulee verrattavien lukujen (vanha vs. uusi sopimus) olla sisällöllisesti vertailukelpoisia.

SF