Perustelut
Asian taustaa
Hankinnan kohde on kuvattu päätöksen liitteellä olevalla tarjouspyynnöllä. Yhdyskuntatekniikan suunnittelupalveluiden sekä yhdyskuntasuunnittelun hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin, jotka vertaillaan erikseen. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan puitejärjestely, ja jokaiselle osakokonaisuudelle tullaan valitsemaan enintään seitsemän (7) palveluntuottajaa, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia tai hyväksyttyjä tarjouksia ole vähemmän. Hankinnassa ei sitouduta mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin palvelujen ostojen määrän tai ostojen osalta, vaan palveluja hankintaan sopimuskaudella tarpeita vastaavasti. Alle kansallisen kynnysarvon (60 000 €) jäävät toimeksiannot tilataan vapaavalintaisesti osa-alueeseen hyväksytyiltä toimittajilta. Kansallisen kynnysarvon ylittävät toimeksiannot tilataan etusijajärjestyksessä tai kilpailutetaan osa-alueen toimittajien kesken.
Järvenpään kaupunki on julkaissut yhdyskuntatekniikan sunnittelupalveluita koskevan EU-kynnysarvon ylittävän hankintailmoituksen Hilma-julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 9.9.2023 (ilmoituksen numero 2023-137774) sekä ilmoitus EU:n virallisessa lehdessä 13.10.2023 (ilmoituksen numero: 2023/S 193-601527).
Ilmoitusta korjattiin kolme kertaa kysymys-vastaus -osiossa annettujen palautteiden ja niiden harkinnan jälkeen:
1. Laskettiin osa-alueen 11, vihersuunnittelu, referenssivaatimusten rajoja.
2. Laskettiin osa-alueen 9, liikennesuunnittelu, kuntapuolen referenssivaatimusten euromäärää.
3. Laskettiin osa-alueiden 3 – Ympäristöselvitykset sekä 15 tietomallien hallinta referenssivaatimusten euromäärää ja lisättiin konsulttiohjeen liite 13 koskien suojateiden suunnittelua. Sekä korjattiin kysymysosiossa esiinnousseita virheitä kriteeristöstä.
Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, myös tarjoukset oli lähetettävä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.
Määräaikaan 17.10.2023 23:59 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät tarjouksien avauspöytäkirjassa mainitut tarjoajat. Avauspöytäkirja on liitteenä.
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten jättämisen jälkeen hankintamenettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen solmiminen.
Tarjoajan soveltuvuus
Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että tarjoajan on pyydettäessä toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja/tai selvitykset:
1. Todiste siitä, että tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin (mikäli selviää vastuugroupin luotettava kumppani raportista, ei tarvetta lähettää).
2. Todiste siitä, että tarjoajalla on vastuuvakuutus minimissään 500 000 eurolle (mikäli selviää vastuugroupin luotettava kumppani raportista, ei tarvetta lähettää).
3. Dun & Bradstreet luottoluokitus vähintään A - ei tarvetta lähettää, olemme tarkastaneet tämän vastuugroupin valvoja -palvelusta.
4. Laadunvarmistusjärjestelmä sekä selvitys itselle luovuttamisen prosessista - Toimitettava.
5. Ympäristöjärjestelmä tai yrityksen ympäristöohjelma, joka ohjaa yrityksen toimintaa - Toimitettava.
6. Tarjoajalla on tekniset valmiudet ja käytössään tarpeelliset suunnitteluohjelmat hankinnan toteuttamiseen - Toimitettava tieto siitä, mitä suunnitteluohjelmistoja käytössä (luettelo riittää, ei tarvita sopimuksia tms).
Vaatimukset 1-3 voitiin tarkastaa hankintayksiköllä käytössä olevasta VastuuGroupin Valvoja -palvelusta. Seuraavien kolmen tarjoajan osalta selvisi, ettei luottoluokitus ollut riittävä ja heidät on näin ollen suljettava pois kisasta:
A-Insinöörit Civil Oy,
Gravicon Oy ja
Mitta Oy.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.1.2024 - 31.12.2027 on 3 500 000 euroa.
Toimivalta
Hallintosäännön taloudellista toimivaltaa koskevan liitteen 1 investointiosan mukaan,kun kyse on useampivuotisesta ostopalvelusopimuksesta hankintapäätöksen tekijä määräytyy hankinnan kokonaisarvon mukaan. Hankinnan arvon ylittäessä 2 000 000 euroa,päätösvalta asiassa on kaupunginhallituksella.
HP
Ehdotus
Esittelijä
-
Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi
Kaupunginhallitus päättää:
1. sulkea pois kilpailutuksesta seuraavat tarjoajat: A-Insinöörit Civil Oy, Gravicon Oy ja Mitta Oy.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.