Valmistelija
Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi
Perustelut
Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut kaupungin kuntalain mukaisten tilintarkastuspalvelujen hankinnan.
Hankinnan kohteena on kuntalain 122 § mukainen Järvenpään kaupungin sekä kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen hankinta. Tilintarkastus koskee koko Järvenpään kaupungin konsernia neljän (4) vuoden sopimuskaudelle, joka käsittää tilikausien 2024 – 2027 tarkastukset. Lisäpalveluina sopimuksella voidaan hankkia:
1. Tarkastuslautakunnan valmistelijan/sihteeripalvelut.
2. Muut tuntityönä tehtävät tilintarkastukseen ja tarkastuslautakunnan toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen liittyvät konsultointi- ja valmennuspalvelut
Hankinnan kohteen sisältö on kuvattu tarjouspyynnössä.
Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.
Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Hankintamenettely
Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, joka toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 10.09.2023 Hilma- julkaisujärjestelmässä (ilmoituksen numero 2023-136243, Ilmoituksen TED-numero 2023/S 176-552361) ja Tarjouspalvelu.fi- toimittajaportaalissa.
Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen ovat päätöksen liitteenä.
Määräaikaan 17.10.2023 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät:
BDO Audiator Oy (0904285-6)
KPMG Oy Ab (FI18054859)
TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy (0998761-4)
Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat:
- Tarjousten avaaminen
- Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
- Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
- Tarjousten vertailu
- Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
- Voittaneen tarjoajan pakollisten poissulkuperusteiden tarkastaminen
- Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella
Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että voittaneen tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta. Tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu
Hankinnan ratkaisuperusteeksi oli tarjouspyynnössä ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan painoarvo on 90 % ja laadun 10 %
Tarjoustenvertailussa annetut pisteet:
|
Tarjoaja
|
Hinta
|
Laatu
|
Yhteensä
|
|
BDO Audiator Oy
|
90
|
8,846
|
98,846
|
|
KPMG Oy Ab
|
72,5668
|
10
|
82,5668
|
|
TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy
|
73,42873
|
10
|
83,42873
|
Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan arvo sopimuskaudella (tilikaudet 2024 - 2027) on noin 300.000 €.
Toimivalta
Kuntalaissa valtuuston tehtäväluettelon ja 14 §:n 2 momentin 12- kohdan mukaan valtuusto päättää tilintarkastajien valitsemisesta.
Ehdotus
Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää:
- valita tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n
- että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
- että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.6.2024 - 1.5.2028 (tilikaudet 2024 - 2027).
- että sopimuskauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu sekä muita tuntityönä tehtäviä tilintarkastukseen ja tarkastuslautakunnan toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen liittyviä konsultointi- ja valmennuspalveluita.
- että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt ja kun valittu palveluntuottaja on esittänyt todistukset, ettei sitä rasita hankintalain mukaiset pakolliset poissulkuperusteet.
- että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.
Päätös
Päätettiin päätösehdotuksen mukaisesti.