Tarkastuslautakunta, kokous 31.10.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 34 Tilintarkastuspalveluiden hankinta tilikausille 2024-2027

JARDno-2023-685

Valmistelija

  • Petra Pantsar, hankintapäällikkö, petra.pantsar@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut kaupungin kuntalain mukaisten tilintarkastuspalvelujen hankinnan. 

Hankinnan kohteena on kuntalain 122 § mukainen Järvenpään kaupungin sekä kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen hankinta. Tilintarkastus koskee koko Järvenpään kaupungin konsernia neljän (4) vuoden sopimuskaudelle, joka käsittää tilikausien 2024 – 2027 tarkastukset. Lisäpalveluina sopimuksella voidaan hankkia:

1. Tarkastuslautakunnan valmistelijan/sihteeripalvelut.

2. Muut tuntityönä tehtävät tilintarkastukseen ja tarkastuslautakunnan toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen liittyvät konsultointi- ja valmennuspalvelut

Hankinnan kohteen sisältö on kuvattu tarjouspyynnössä.

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

 

Hankintamenettely

Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, joka toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 10.09.2023 Hilma- julkaisujärjestelmässä (ilmoituksen numero 2023-136243, Ilmoituksen TED-numero 2023/S 176-552361) ja Tarjouspalvelu.fi- toimittajaportaalissa.

Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen ovat päätöksen liitteenä.

Määräaikaan 17.10.2023 12:00 mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät:

BDO Audiator Oy (0904285-6)

KPMG Oy Ab (FI18054859)

TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy (0998761-4)

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat:

  1. Tarjousten avaaminen
  2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
  3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
  4. Tarjousten vertailu
  5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
  6. Voittaneen tarjoajan pakollisten poissulkuperusteiden tarkastaminen
  7. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella

 

Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että voittaneen tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.

 

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta. Tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

 

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteeksi oli tarjouspyynnössä ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan painoarvo on 90 % ja laadun 10 %

 

Tarjoustenvertailussa annetut pisteet: 

Tarjoaja

  Hinta  

Laatu       

Yhteensä

BDO Audiator Oy 

90   

8,846

98,846 

KPMG Oy Ab   

72,5668  

10

82,5668

TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy

73,42873

10 

83,42873

Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä. 

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella (tilikaudet 2024 - 2027) on noin 300.000 €.

 

Toimivalta

Kuntalaissa valtuuston tehtäväluettelon ja 14 §:n 2 momentin 12- kohdan mukaan valtuusto päättää tilintarkastajien valitsemisesta. 

Ehdotus

 

Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää:

  • valita tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n
  • että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  • että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.6.2024 - 1.5.2028 (tilikaudet 2024 - 2027). 
  • että sopimuskauden  aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu sekä muita tuntityönä tehtäviä tilintarkastukseen ja tarkastuslautakunnan toiminnan tukemiseen ja kehittämiseen liittyviä konsultointi- ja valmennuspalveluita.
  • että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt  ja kun valittu palveluntuottaja on esittänyt todistukset, ettei sitä rasita hankintalain mukaiset pakolliset poissulkuperusteet.
  • että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.

Päätös

Päätettiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Hankintapalvelut