Puheenjohtajien jaosto, kokous 26.9.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 14 Hallintosääntöuudistus 2023, tilannekatsaus

JARDno-2023-780

Aikaisempi käsittely

Puheenjohtajien jaosto, 9.5.2023

Valmistelija

Saara Ojala, johtava asiantuntija, saara.ojala@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungissa käynnistettiin hallintosääntöuudistus alkuvuonna 2023. Uudistuksessa tarkastellaan koko hallintosääntökokonaisuus, mikä pitää hallintosäännön lisäksi sisällään myös palvelualueiden ja konsernipalvelujen toimivallan delegointia määrittelevät toimintasäännöt.

Uutta hallintosääntöä valmistellaan viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja sidosryhmien tiiviissä yhteistyössä. Projektin tavoiteaikataulu on, että valtuusto vahvistaisi uuden hallintosäännön joulukuussa 2023, jonka jälkeen kaupunginhallitus ja palvelualuelautakunnat päättävät toimintasääntöjensä hyväksymisestä.

Hallintosääntöuudistusta koskien järjestetään keväällä 2023 kolme valtuustoseminaaria, joista ensimmäisessä 5.4.2023 pidetyssä seminaarissa työstettiin uudistuksen keskeisiä tavoitteita.

Seminaarityöskentelyn pohjaksi projektin valmistelutyöryhmä ja hankkeen ohjausryhmänä toimiva kaupungin johtoryhmä valmistelivat 15 tavoiteluonnosta. Seminaarissa osallistujat käsittelivät tavoiteluonnoksia ja ottivat niihin kantaa.

Sekä työryhmien nostoissa että henkilökohtaisissa Mentimeterillä toteutetuissa valinnoissa eniten kannatusta saivat samat viisi tavoitetta. Lisäksi henkilökohtaisissa vastauksissa nousi esille kuudes yhtä tärkeäksi koettu tavoite.

Seminaarin jälkeen valmistelutyöryhmä totesi, että se yhtyy näkemykseen keskeisistä tavoitteista. Puheenjohtajien jaostolle esitetään, että se hyväksyy hallintosääntöuudistuksen tavoitteiksi nämä kuusi tavoitetta.

LR

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Puheenjohtajien jaosto päättää hyväksyä hallintosääntöuudistuksen tavoitteiksi:

1) Selkeä toimivallan jako luo vakautta.

2) Organisaatio toimii tuottavasti, taloudellisesti ja vaikuttavasti.

3) Kykenemme reagoimaan tarpeen vaatiessa selkeästi, notkeasti ja nopeasti.

4) Säännöt ovat saavutettavat, selkeät ja käyttäjäystävälliset.

5) Kaupungin toiminta on läpinäkyvää.

6) Keskiössä on kaikkien kuntalaisten etu ja asioiden sujuvuus.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 

Kokouskäsittely

Johtava asiantuntija Saara Ojala selosti asiaa.

Puheenjohtajien jaosto, 20.6.2023

Valmistelija

Saara Ojala, johtava asiantuntija, saara.ojala@jarvenpaa.fi

Perustelut

Alkuvuonna 2023 käynnistetyn hallintosääntöuudistuksen tiimoilta järjestettiin keväällä kolme valtuustoseminaaria. Sen lisäksi asiaa on käsitelty kaupunginhallituksen iltakouluissa ja puheenjohtajajaostossa. Hallintosäännön sisältöä on valmisteltu tiiviissä yhteistyössä viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja sidosryhmien kanssa.

Uudistuksessa tarkastellaan koko hallintosääntökokonaisuus, mikä pitää hallintosäännön lisäksi sisällään myös palvelualueiden ja konsernipalvelujen toimivallan delegointia määrittelevät toimintasäännöt.

Yhteisvalmistelun edetessä on sovittu, että valtuustoryhmille tuotetaan materiaalia, jonka pohjalta hallintosääntöuudistusta koskevia kysymyksiä on mahdollista käsitellä kesän aikana. Oheinen aineisto on valmisteltu luottamushenkilöiden hyödynnettäväksi kevään valtuustoseminaarien tulosten pohjalta.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Puheenjohtajien jaosto päättää merkitä asian tiedoksi.

Päätös

Hyväksyttiin esittelijän muuttuneen päätösehdotuksen mukaisesti.

Kokouskäsittely

Projektipäällikkö, johtava asiantuntija Saara Ojala selosti asiaa.

Käsittelyn kuluessa esittelijä muutti päätösehdotustaan siten, että luottamushenkilöiden kommentit toimitetaan 30.8. mennessä.

Kaupunginhallitus, 21.8.2023

Valmistelija

Saara Ojala, johtava asiantuntija, saara.ojala@jarvenpaa.fi

Perustelut

Valmistelijat: johtava asiantuntija Saara Ojala, vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja, vs.kaupunginlakimies Eveliina Taipale ja lakimies Antti Ali-Sisto

Tasavallan presidentti vahvisti 16.2.2023 kuntalain muuttamisesta annetun lain (199/2023), jolla lisättiin kuntalain 90 §:ään uusi 3 momentti:

” Edellä 1 momentissa säädetyn lisäksi hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset hallinnon ja toiminnan järjestämisestä, päätöksenteko- ja hallintomenettelystä sekä valtuuston toiminnasta poikkeusoloissa ja normaaliolojen häiriötilanteissa. (16.2.2023/199)”

Uusi momentti tuli voimaan 1.3.2023 ja kuntien hallintosääntöjen on oltava 90 §:n 3 momentin mukaisia 30.9.2023.

Järvenpään voimassa olevan hallintosäännön 133 § ”Normaaliolojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen” ei kaikilta osin täytä muutetun kuntalain vaatimuksia, jonka vuoksi hallintosääntöä on tarpeen päivittää. Muutoksena aiempaan pykälissä säädetään esimerkiksi valtuuston ja kaupunginjohtajan toimivallasta, raportoinnista sekä siitä, kenellä on toimivalta päättää poikkeusolojen ja normaaliolojen häiriötilanteen aikaisen toimivallan käyttöönotosta.

Muutostarpeen taustoja esiteltiin ensimmäisen kerran valtuustoseminaarissa 5.4.2023 ja ensimmäistä luonnosta pykälästä valtuustoseminaarissa 19.4.2023. Valmistelun edetessä yksi pykälä on päätetty kuntaliiton hallintosääntömallia mukaellen ja luettavuuden parantamiseksi muuttaa yhdeksi luvuksi, joka sisältää seitsemän pykälää. Pykäläluonnokset olivat osa puheenjohtajien jaoston 20.6.2023 kokouksen materiaaleja.

LR

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Kaupunginhallitus päättää ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättää:

  1. poistaa Järvenpään voimassa olevasta hallintosäännöstä 133 §:n ”normaaliolojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen”.
  2. lisätä Järvenpään voimassa olevaan hallintosääntöön luvun 18 Toimivalta poikkeusoloissa ja normaaliolojen häiriötilanteissa ja tähän sisältyvät pykälät 133§ - 139 §
  3. muutos tulee voimaan kaupunginhallituksen päätettyä täytöntöönpanosta

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti. 

Tarkastuslautakunta, 5.9.2023

Perustelut

Hallintosääntö on kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä keskeinen asiakirja. Hallintosääntö on strategian, talousarvion ja taloussuunnitelman ohella keskeinen kunnan ohjausväline.  Hallintosäännön sisällön määrittelee kuntalain (410/2015) § 90. Kuntalain lähtökohtana on, että kaikki johtosäännöllä määrättävät asiat kootaan hallintosääntöön, jolloin ei tarvita muita johtosääntöjä. Hallintosääntöön otetaan määräykset, jotka aiemmin olivat valtuuston työjärjestyksessä, hallintosäännössä, toimielinten johtosäännöissä, taloussäännössä ja tarkastussäännössä. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja toiminnan järjestämisestä, päätöksenteko- ja hallintomenettelystä sekä valtuuston toiminnasta. Kuntalain 121 §:n  2. momentin 6. kohdan mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys itseään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi.  Hallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Vesa Müller, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, vesa.muller@jarvenpaa.fi

Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle muutokset tehtäviään koskeviksi hallintosäännön muutoksiksi esittelijän ehdotuksen mukaisesti.

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittää liitteen mukaisesti kaupunginhallitukselle muutokset tehtäviään koskeviksi hallintosäännön muutoksiksi

.

Kokouskäsittely

Kokouksessa käsiteltiin puheenjohtajan esityksestä tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevia hallintosäännön muutosehdotuksia. Käydyn keskustelun pohjalta tarkastuslautakunta laati kaupunginhallitukselle esityksen tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Tarkastuslautakunta kirjasi esitetyt muutokset asiatasolla ja jättää pykäläkohtien teknisen muotoilun valmistelevan virkamiehen harkintaan hallintosäännön johdonmukaisuuden ja eheyden varmistamiseksi. 

Tarkastuslautakunta sopi hallintosäännön muutosesityksen sisällöstä seuraavasti: 

1. Hallintosäännön 55 § 2. mom:n osalta tarkastuslautakunta esittää, että ulkoinen valvontatoiminta mainitaan erillisenä palvelualueista, muista kaupungin yksiköistä ja niiden osista. Lisäksi tarkastuslautakunta esittää saman momentin osalta, että käyttösuunnitelman hyväksymistä koskevaa kohtaa tarkennetaan huomioimaan tarkastuslautakunnan erillisyys muista lautakunnista. Lisäksi tarkastuslautakunta esittää, että hallintosääntöä tarkastettaisiin kokonaisuutena epätarkoituksenmukaisten ilmaisujen osalta liittyen "lautakunta" -termin käyttöön kohdissa, joissa sisältö ei muista lautakunnista poiketen kohdistu tarkastuslautakuntaan.  

2. Hallintosäännön 59 § 2. mom:n osalta tarkastuslautakunta esittää pykälätekstiin tehtävän lisäyksen, jolla tarkennetaan tarkastuslautakunnan voivan käyttää lautakunnan ulkopuolisia palveluita toiminnassaan. 

3. Hallintosäännön 74 § osalta tarkastuslautakunta esittää, että pykälään tehdään täydennys tarkastuslautakunnan kutsumisesta järjestettäviin valtuustoseminaareihin.  

4. Hallintosäännön 109 § 3. mom:n osalta tarkastuslautakunta esittää, että jatkossa tarkastuslautakunnan kokouskutsut on lähetettävä neljä päivää ennen kokouspäivää nykyisen kahdeksan päivän sijaan.  

 

Kaupunginvaltuusto, 11.9.2023

Valmistelija

Saara Ojala, johtava asiantuntija, saara.ojala@jarvenpaa.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus 21.8.2023 § 188

 

Ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää

  1. poistaa Järvenpään voimassa olevasta hallintosäännöstä 133 §:n ”normaaliolojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautuminen”.
  2. lisätä Järvenpään voimassa olevaan hallintosääntöön luvun 18 Toimivalta poikkeusoloissa ja normaaliolojen häiriötilanteissa ja tähän sisältyvät pykälät 133§ - 139 §.
  3. muutos tulee voimaan kaupunginhallituksen päätettyä täytöntöönpanosta.

 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Laura Rainetoja, vt. hallintojohtaja, laura.rainetoja@jarvenpaa.fi

Perustelut

Puheenjohtajien jaosto käsitteli katsausta hallintosääntöuudistuksen ajankohtaisiin kysymyksiin edellisen kerran kokouksessaan 20.6.2023 § 11. Kyseisessä kokouksessa jaostolle esiteltiin valtuustoryhmille tuotettu materiaali,​ jonka pohjalta hallintosääntöuudistusta koskevia kysymyksiä oli mahdollista käsitellä kesän aikana. Yhteenveto vastauksista on pykälän oheismateriaalina.

Puheenjohtajien jaoston kesäkuussa pidetyn kokouksen jälkeen tarkastuslautakunta teki kokouksessaan 5.9.2023 § 22 kaupunginhallitukselle esityksen tehtäviään koskeviksi hallintosäännön muutoksiksi. Lisäksi valtuusto hyväksyi kokouksessaan 11.9.2023 § 48 hallintosäännön 133 §:n muuttamisen kuntalain 90 §:n 3 momentin mukaiseksi.

Puheenjohtajien jaostolle annetaan tilannekatsaus hallintosääntöuudistusta koskevaan valmistelutilanteeseen kokouksessa.

 

Toimivalta: Järvenpään kaupungin hallintosääntö 15.1 §: "Puheenjohtajien jaosto huolehtii kaupungin strategian ohjauksesta ja seurannasta, toimielinten ja palvelualueiden keskinäisen yhteistyön edistämisestä sekä kaupungin yleistä toimintaa koskevien laajojen kehittämishankkeiden ohjauksesta."

Ehdotus

Esittelijä

  • Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Puheenjohtajien jaosto päättää merkitä hallintosääntöuudistuksen valmistelutilanteen tiedoksi.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Kokouskäsittely

Vt. hallintojohtaja Laura Rainetoja ja vs. kaupunginlakimies Eveliina Taipale selostivat valmistelutilannetta.

Oheismateriaali

Oheismateriaali _ Tarkastuslautakunnan esitys hallintosäännön muutoksista.pdf (pdf, 28 kt)
Oheismateriaali _ Hallintosääntöuudistus_2023_tilannekatsaus_valmistelutilanteeseen_KH_250923_ja_PJjaosto_260923 .pdf (pdf, 893 kt)