Tarkastuslautakunta, kokous 5.9.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 22 Tarkastuslautakunnan esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi

JARDno-2023-780

Aikaisempi käsittely

Puheenjohtajien jaosto, 9.5.2023

Valmistelija

Saara Ojala, johtava asiantuntija, saara.ojala@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupungissa käynnistettiin hallintosääntöuudistus alkuvuonna 2023. Uudistuksessa tarkastellaan koko hallintosääntökokonaisuus, mikä pitää hallintosäännön lisäksi sisällään myös palvelualueiden ja konsernipalvelujen toimivallan delegointia määrittelevät toimintasäännöt.

Uutta hallintosääntöä valmistellaan viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja sidosryhmien tiiviissä yhteistyössä. Projektin tavoiteaikataulu on, että valtuusto vahvistaisi uuden hallintosäännön joulukuussa 2023, jonka jälkeen kaupunginhallitus ja palvelualuelautakunnat päättävät toimintasääntöjensä hyväksymisestä.

Hallintosääntöuudistusta koskien järjestetään keväällä 2023 kolme valtuustoseminaaria, joista ensimmäisessä 5.4.2023 pidetyssä seminaarissa työstettiin uudistuksen keskeisiä tavoitteita.

Seminaarityöskentelyn pohjaksi projektin valmistelutyöryhmä ja hankkeen ohjausryhmänä toimiva kaupungin johtoryhmä valmistelivat 15 tavoiteluonnosta. Seminaarissa osallistujat käsittelivät tavoiteluonnoksia ja ottivat niihin kantaa.

Sekä työryhmien nostoissa että henkilökohtaisissa Mentimeterillä toteutetuissa valinnoissa eniten kannatusta saivat samat viisi tavoitetta. Lisäksi henkilökohtaisissa vastauksissa nousi esille kuudes yhtä tärkeäksi koettu tavoite.

Seminaarin jälkeen valmistelutyöryhmä totesi, että se yhtyy näkemykseen keskeisistä tavoitteista. Puheenjohtajien jaostolle esitetään, että se hyväksyy hallintosääntöuudistuksen tavoitteiksi nämä kuusi tavoitetta.

LR

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Puheenjohtajien jaosto päättää hyväksyä hallintosääntöuudistuksen tavoitteiksi:

1) Selkeä toimivallan jako luo vakautta.

2) Organisaatio toimii tuottavasti, taloudellisesti ja vaikuttavasti.

3) Kykenemme reagoimaan tarpeen vaatiessa selkeästi, notkeasti ja nopeasti.

4) Säännöt ovat saavutettavat, selkeät ja käyttäjäystävälliset.

5) Kaupungin toiminta on läpinäkyvää.

6) Keskiössä on kaikkien kuntalaisten etu ja asioiden sujuvuus.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 

Kokouskäsittely

Johtava asiantuntija Saara Ojala selosti asiaa.

Puheenjohtajien jaosto, 20.6.2023

Valmistelija

Saara Ojala, johtava asiantuntija, saara.ojala@jarvenpaa.fi

Perustelut

Alkuvuonna 2023 käynnistetyn hallintosääntöuudistuksen tiimoilta järjestettiin keväällä kolme valtuustoseminaaria. Sen lisäksi asiaa on käsitelty kaupunginhallituksen iltakouluissa ja puheenjohtajajaostossa. Hallintosäännön sisältöä on valmisteltu tiiviissä yhteistyössä viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja sidosryhmien kanssa.

Uudistuksessa tarkastellaan koko hallintosääntökokonaisuus, mikä pitää hallintosäännön lisäksi sisällään myös palvelualueiden ja konsernipalvelujen toimivallan delegointia määrittelevät toimintasäännöt.

Yhteisvalmistelun edetessä on sovittu, että valtuustoryhmille tuotetaan materiaalia, jonka pohjalta hallintosääntöuudistusta koskevia kysymyksiä on mahdollista käsitellä kesän aikana. Oheinen aineisto on valmisteltu luottamushenkilöiden hyödynnettäväksi kevään valtuustoseminaarien tulosten pohjalta.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Iiris Laukkanen, kaupunginjohtaja, iiris.laukkanen@jarvenpaa.fi

Puheenjohtajien jaosto päättää merkitä asian tiedoksi.

Päätös

Hyväksyttiin esittelijän muuttuneen päätösehdotuksen mukaisesti.

Kokouskäsittely

Projektipäällikkö, johtava asiantuntija Saara Ojala selosti asiaa.

Käsittelyn kuluessa esittelijä muutti päätösehdotustaan siten, että luottamushenkilöiden kommentit toimitetaan 30.8. mennessä.

Perustelut

Hallintosääntö on kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä keskeinen asiakirja. Hallintosääntö on strategian, talousarvion ja taloussuunnitelman ohella keskeinen kunnan ohjausväline.  Hallintosäännön sisällön määrittelee kuntalain (410/2015) § 90. Kuntalain lähtökohtana on, että kaikki johtosäännöllä määrättävät asiat kootaan hallintosääntöön, jolloin ei tarvita muita johtosääntöjä. Hallintosääntöön otetaan määräykset, jotka aiemmin olivat valtuuston työjärjestyksessä, hallintosäännössä, toimielinten johtosäännöissä, taloussäännössä ja tarkastussäännössä. Hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja toiminnan järjestämisestä, päätöksenteko- ja hallintomenettelystä sekä valtuuston toiminnasta. Kuntalain 121 §:n  2. momentin 6. kohdan mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys itseään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi.  Hallitus voi poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä lautakuntaa koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi ja talousarvioksi kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä.

 

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Vesa Müller, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, vesa.muller@jarvenpaa.fi

Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle muutokset tehtäviään koskeviksi hallintosäännön muutoksiksi esittelijän ehdotuksen mukaisesti.

Päätös

Tarkastuslautakunta päätti esittää liitteen mukaisesti kaupunginhallitukselle muutokset tehtäviään koskeviksi hallintosäännön muutoksiksi

.

Kokouskäsittely

Kokouksessa käsiteltiin puheenjohtajan esityksestä tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevia hallintosäännön muutosehdotuksia. Käydyn keskustelun pohjalta tarkastuslautakunta laati kaupunginhallitukselle esityksen tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Tarkastuslautakunta kirjasi esitetyt muutokset asiatasolla ja jättää pykäläkohtien teknisen muotoilun valmistelevan virkamiehen harkintaan hallintosäännön johdonmukaisuuden ja eheyden varmistamiseksi. 

Tarkastuslautakunta sopi hallintosäännön muutosesityksen sisällöstä seuraavasti: 

1. Hallintosäännön 55 § 2. mom:n osalta tarkastuslautakunta esittää, että ulkoinen valvontatoiminta mainitaan erillisenä palvelualueista, muista kaupungin yksiköistä ja niiden osista. Lisäksi tarkastuslautakunta esittää saman momentin osalta, että käyttösuunnitelman hyväksymistä koskevaa kohtaa tarkennetaan huomioimaan tarkastuslautakunnan erillisyys muista lautakunnista. Lisäksi tarkastuslautakunta esittää, että hallintosääntöä tarkastettaisiin kokonaisuutena epätarkoituksenmukaisten ilmaisujen osalta liittyen "lautakunta" -termin käyttöön kohdissa, joissa sisältö ei muista lautakunnista poiketen kohdistu tarkastuslautakuntaan.  

2. Hallintosäännön 59 § 2. mom:n osalta tarkastuslautakunta esittää pykälätekstiin tehtävän lisäyksen, jolla tarkennetaan tarkastuslautakunnan voivan käyttää lautakunnan ulkopuolisia palveluita toiminnassaan. 

3. Hallintosäännön 74 § osalta tarkastuslautakunta esittää, että pykälään tehdään täydennys tarkastuslautakunnan kutsumisesta järjestettäviin valtuustoseminaareihin.  

4. Hallintosäännön 109 § 3. mom:n osalta tarkastuslautakunta esittää, että jatkossa tarkastuslautakunnan kokouskutsut on lähetettävä neljä päivää ennen kokouspäivää nykyisen kahdeksan päivän sijaan.  

 

Tiedoksi

Kaupunginjohtaja, vt. hallintojohtaja, johtava erityisasiantuntija

Liitteet

Oheismateriaali _ Tarkastuslautakunnan esitys hallintosäännön muutoksista.pdf (pdf, 28 kt)