Kuvaus
Tausta
Järvenpään kaupunki hallinnoi 194 kiinteistöä, joissa on yhteensä yli 140 000 m2 huoneistoneliöitä. Varausjärjestelmän hankinnan taustalla on tarve digitalisoida ja yhdenmukaistaa tilakokonaisuuden varauksen käytännöt koskien tilojen tuntiperusteista ulkoista ja sisäistä varaamista.
Varausjärjestelmän hankinnan myötä tavoitteena on:
-
Kehittää ulkoista asiointia mahdollistamalla entistä monipuolisempi tilojen varaaminen kuntalaisille ja muille ulkoisille asiakkaille osana Järvenpään kaupungin digitaalista asiointia.
-
Kehittää organisaation sisäisen tilavarauksen käytäntöjä siten, että tilojen käyttö on tehokasta ja varaaminen sujuvaa.
-
Tehostaa toimintaa automatisoimalla prosesseja siten, että mm. tilavarausten maksaminen ja tiloihin kulku tapahtuu mahdollisimman usein varaajan itseasiointina.
-
Harmonisoida kaupungin käytössä olevien tilavaraukseen liittyvien järjestelmien nykytilassa laajaa joukkoa. Tilavarauksiin käytetään tällä hetkellä kolmea erilaista järjestelmää: Timmi, Asio ja Meetus. Nykytilassa järjestelmät eivät täysin tue Järvenpään kaupungin tietojärjestelmäarkkitehtuuria ja tiedolla johtamisen tarpeita.
-
Varmentaa tilaomistukselle kriittinen varaus- ja käyttödatan saanti ja hyödyntää dataa tilaomistuksen toiminnan tukena. Konkreettisia hyötyjä ovat mm. tilojen käyttöasteiden parantaminen ja näkyvyys alikäytössä oleviin tiloihin. Nykytilassa varaus- ja käyttödata on saatavilla vain pistemäisesti, tai puuttuu paikoitellen kokonaan varauskäytäntöjen ja järjestelmien kirjavuudesta johtuen.
-
Varausjärjestelmän voidaan laajentaa tilojen lisäksi myös muiden resurssien (mm. venepaikat, viljelypalstat) varaamiseen.
Hankittava kokonaisuus
Atea Finland Oy:n toimittama varausjärjestelmä seuraavin palveluin:
Hankintamenettely
Varausjärjestelmän hankinnan valmisteluvaiheessa tehtiin kaksiosainen markkinakartoitus.
Ensimmäisessä vaiheessa tietopyyntö lähetettiin suoraan valituille järjestelmätoimittajille, tavoitteena saada ymmärrys markkinoilla olevista ratkaisuista vaatimusten tarkentamiseksi. Tietopyyntö lähetettiin seuraaville järjestelmätoimittajille:
Kaikki kutsutut järjestelmätoimittajat osallistuivat vuoropuheluun esittämällä demon tarjoamastaan ohjelmistotuotteesta.
Markkinakartoituksen toisessa vaiheessa julkaistiin avoin tietopyyntö HILMA-ilmoituskanavalla 4.3.2022 ja TED-portaalissa 9.3.2022. Tietopyynnön materiaalit lähetettiin tiedustelujen perusteella 18 järjestelmätoimittajalle. Tietopyynnössä esitettyihin kysymyksiin vastasivat seuraavat järjestelmätoimittajat:
-
Asio-Data Oy
-
Atea Finland Oy
-
Timmi Software Oy
Markkinakartoituksen perusteella todettiin, että vaatimuksia vastaava ja Järvenpään tietojärjestelmäarkkitehtuuriin soveltuva varausjärjestelmä sekä siihen liittyvät asiantuntijapalvelut ovat hankittavissa Kuntien Tiera Oy:lta sidosyksikköhankintana osana Tiera Verkkokauppa -sopimusta. Tiera Verkkokauppa on kuntien käyttöön suunniteltu dynaaminen hankintajärjestelmä, jossa toimittajakumppanina toimii Atea Finland Oy.
Järvenpään kaupungin ICT- ja kehittämispalvelut arvioi, että varausjärjestelmän hankkiminen sidosyksikköhankintana Kuntien Tiera Oy:ltä on tarkoituksenmukaista huomioon ottaen hankittavan palvelun laadun ja kustannukset.
Taloudelliset vaikutukset
Järvenpään kaupungin tarve varausjärjestelmälle ja siihen liittyville asiantuntijapalveluille on arviolta 255 788,46 € euroa 4 vuoden sopimuskaudelle laskettuna.