Kaupunginvaltuusto, kokous 23.5.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 40 Tilintarkastuspalvelun hankinta / Optiokauden käyttöönotto

JARDno-2018-3471

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi

Perustelut

 

Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut kaupungin kuntalain mukaisten tilintarkastuspalvelujen hankinnan. 

Hankinnan kohteena on kuntalain 122 § mukainen Järvenpään kaupungin sekä kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelujen hankinta.Tilintarkastus koskee koko Järvenpään kaupungin konsernia sopimuskaudelle 01.04.2019 - 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021).

Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiovuodella (tilikaudet 2022 ja 2023). Sopimuskauden  aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu.

Hankinnan ratkaisuperuste on hankinnan kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan paino- arvo on 52 % ja laadun 48 %. 

Hankinnan kohteen sisältö on kuvattu tarjouspyynnössä.

Kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Sopimus allekirjoitetaan vasta odotusajan jälkeen ja kun tarjoajilla on esittää henkilöstöä koskevat tiedot ja tiedot täyttävät tarjouspyynnössä vaaditut kriteerit. Sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.

Kaupunki tekee optiovuosien käytöstä erillisen päätöksen ennen voimassaolevan sopimuskauden päättymistä. Optiokautena sopimus jatkuu alkuperäisin ehdoin.

 

Hankintamenettely

Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, joka toteutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankinnasta julkaistiin hankinnan ennakkoilmoitus  5.10.2018 HILMA- hankintailmoitusjärjestelmässä ja Tarjouspalvelu.fi - toimittajaportaalissa tarjousten vastaanottamisen määräaikojen lyhentämiseksi. Hankintailmoitus julkaistiin  21.12.2018 Hilma- julkaisujärjestelmässä ja Tarjouspalvelu.fi- toimittajaportaalissa sekä Järvenpään kaupungin Internet- sivulla.

Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen ovat päätöksen liitteenä.

Tarjouspyyntöön tai sen sisältöön liittyvät lisäkysymykset tuli jättää 9.1.2018 klo 11 mennessä. Lisätietokysymyksiä ei määräaikaan mennessä esitetty.  

Määräaikaan 25.01.2019 klo 12:00  mennessä kirjallisen tarjouksensa jättivät tarjousten avauspöytäkirjassa mainitut tarjoajat. 

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat:

  1. Tarjousten avaaminen
  2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
  3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
  4. Tarjousten vertailu
  5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen
  6. Voittaneen tarjoajan pakollisten poissulkuperusteiden tarkastaminen
  7. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella

 

Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnössä oli edellytetty tarjoajan soveltuvuuden toteamiseksi, että voittaneen tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä luetellut soveltuvuutta osoittavat asiakirjat ja selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.

 

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuustarkistus tehtiin sekä tarjouspyynnön muotoseikkojen että tarjouspyynnössä edellytettyjen vaatimusten täyttymisen osalta. Tarjoukset hyväksyttiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

 

Tarjousten vertailu, hankinnan ratkaisuperuste ja ratkaisu

Hankinnan ratkaisuperusteeksi oli tarjouspyynnössä ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan painoarvo on 52 % ja laadun 48 %

 

Tarjoustenvertailussa annetut pisteet: 

Tarjoaja   Hinta   Laatu       

Yhteensä

BDO Audiator Oy 

52,000    48,00  

100,000 

KPMG Oy Ab   

51,598   48,00 

99,598

PwC Julkistarkastus Oy

44,816 48,00 

92,816

Tarjoustenvertailutaulukko on päätöksen liitteenä. 

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.4.2019 – 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021) on noin 203.000 € ja optiokaudella (tilikaudet 2021 ja 2022) noin 135.000 €, yhteensä noin  338.000 €.

 

Toimivalta

Kuntalaissa valtuuston tehtäväluettelon ja 14 §:n 2 momentin 12- kohdan mukaan valtuusto päättää tilintarkastajien valitsemisesta. 

 

 

Ehdotus

 

Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää:

  • valita tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n
  • että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  • että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 01.04.2019 - 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021). Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiovuodella (tilikaudet 2022 ja 2023).
  • että sopimuskauden  aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu
  • että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt  ja kun valittu palveluntuottaja on esittänyt todistukset, ettei sitä rasita hankintalain mukaiset pakolliset poissulkuperusteet.
  • että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
  • että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen

 

Käsittely:

Asiantuntijana asiassa oli kuultavana hankinta- asiantuntija Minna Ranki

 

 

Päätös

 

Hyväksyttiin

 

 

 

 

Valmistelija

Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi

Ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää:

  • valita tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n
  • että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  • että hankinnasta tehdään sopimukset ajalle 1.4.2019 - 31.12.2021 (tilikaudet 2019 - 2021). Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiovuodella (tilikaudet 2022 ja 2023)
  • että sopimuskauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteerin palvelu
  • että sopimus allekirjoitetaan vasta, kun odotusaika on päättynyt ja kun valittu palveluntuottaja on esittänyt todistukset, ettei sitä rasita hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet
  • että sopimus sitoo kaupunkia vasta, kun molemmat osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet
  • että optiovuosien käytöstä päätetään erikseen

 

 

Päätös

Hyväksyttiin.

Valmistelija

Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi
Kirsi Rinne, talousjohtaja, kirsi.rinne@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut EU-kynnysarvon ylittävän kaupungin sekä kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen kuntalain 122 §:n mukaiset tilintarkastuspalvelut sopimuskaudelle 1.4.2019-31.12.2021 (tilikaudet 2019-2021). Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella (tilikaudet 2022 ja 2023).

Järvenpään kaupunginvaltuusto on päättänyt (25.2.2019 § 5) valita palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n.  

Palvelu on ollut sopimuksen mukaista ja Järvenpään kaupungilla ei ole syytä jättää sopimuksen mukaista optiokautta käyttämättä. Palveluntuottaja on sitoutunut kilpailutuksessa olevaan optiokauteen tarjousta jättäessään. Optiokautena sopimus jatkuu samoin ehdoin. Kaupunki ei sitoudu mihinkään kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana vaan hankkii niitä tarpeen mukaisesti.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.4.2019-31.12.2021 (tilikaudet 2019-2021) on arviolta noin 40000 /tilikausi, josta valmistelijan/sihteeripalvelun osuus on noin 4200 €. Summa on arvio, koska tilikauden 2020 tilinpäätöstarkastuksia ei ole vielä laskutettu. 1. optiokaudella 1.1.-31.12.2022 (tilikausi 2022) hankinnan arvo arvio on 40000 € valmistelijan/sihteeripalvelun osuus mukaan lukien.

 

Ratkaisuvalta

Kuntalain 122 §:n mukaan tilintarkastuspalvelun hankinnasta päättää kaupunginvaltuusto.

Ehdotus

Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää:

  1. ottaa käyttöön 1. optiokauden 1.1.-31.12.2022 (käsittää tilikauden 2022)
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. optiokautena sopimus jatkuu entisin ehdoin
  4. että optiokauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu
  5.  2. optiokauden käyttöönotosta päätetään erikseen 30.6.2022 mennessä

Päätös

Päätettiin esityksen mukaan.

Päätettiin, että kokouksen sihteeri jääväsi itsensä asian käsittelystä. Päätettiin, että puheenjohtaja toimii sihteerinä pykälän käsittelyn ajan.

Valmistelija

Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi
Kirsi Rinne, talousjohtaja, kirsi.rinne@jarvenpaa.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunta 18.5.2021 § 30

Ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää:

  1. ottaa käyttöön 1. optiokauden 1.1.-​31.12.2022 (käsittää tilikauden 2022)
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. optiokautena sopimus jatkuu entisin ehdoin
  4. että optiokauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelijan / sihteeripalvelu
  5.  2. optiokauden käyttöönotosta päätetään erikseen 30.6.2022 mennessä

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

Minna Ranki, Hankinta-asiantuntija, minna.ranki@jarvenpaa.fi

Perustelut

Järvenpään kaupunki on kilpailuttanut EU-kynnysarvon ylittävän kaupungin sekä kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen kuntalain 122 §:n mukaiset tilintarkastuspalvelut sopimuskaudelle 1.4.2019-31.12.2021 (tilikaudet 2019-2021). Tätä sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) erikseen päätettävällä yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella (tilikaudet 2022 ja 2023).

Järvenpään kaupunginvaltuusto on päättänyt (25.2.2019 § 5) valita palveluntuottajaksi BDO Audiator Oy:n. 1. optiokauden käytöstä päätettiin kaupunginvaltuustossa 21.6.2021 § 55.

Palvelu on ollut sopimuksen mukaista ja Järvenpään kaupungilla ei ole syytä jättää sopimuksen mukaista optiokautta käyttämättä. Palveluntuottaja on sitoutunut kilpailutuksessa olevaan optiokauteen tarjousta jättäessään. Optiokautena sopimus jatkuu samoin ehdoin. Kaupunki ei sitoudu mihinkään kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana vaan hankkii niitä tarpeen mukaisesti.

 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan arvo sopimuskaudella 1.4.2019-31.12.2021 (tilikaudet 2019-2021) on arviolta noin 40000 /tilikausi, josta valmistelijan/sihteeripalvelun osuus on noin 4200 €. Summa on arvio, koska tilikauden 2021 tilinpäätöstarkastuksia ei ole vielä laskutettu. 2. optiokaudella 1.1.-31.12.2023 (tilikausi 2023) hankinnan arvo arvio on 40000 € valmistelijan/sihteeripalvelun osuus mukaan lukien.

 

Ratkaisuvalta

Kuntalain 122 §:n mukaan tilintarkastuspalvelun hankinnasta päättää kaupunginvaltuusto.

Ehdotus

Tarkastuslautakunta päättää ehdottaa, että kaupunginvaltuusto päättää:

  1. ottaa käyttöön 2. optiokauden 1.1.-31.12.2023 (käsittää tilikauden 2023)
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. optiokautena sopimus jatkuu entisin ehdoin
  4. että optiokauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelija / sihteeripalvelu

Päätös

Tarkastuslautakunta päättää ehdotuksen mukaisesti.

Sihteeri Annika Sveholm poistui kokouksesta esteellisenä tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Sihteerinä tässä pykälässä toimi Päivi Christensen.

Valmistelija

  • Kirsi Rinne, talousjohtaja, kirsi.rinne@jarvenpaa.fi

Perustelut

Tarkastuslautakunta 27.4.2022 § 16

Ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää:

  1. ottaa käyttöön 2. optiokauden 1.1.-​31.12.2023 (käsittää tilikauden 2023)
  2. että kaupunki ei sitoudu kiinteisiin hankintamääriin sopimuskauden aikana
  3. optiokautena sopimus jatkuu entisin ehdoin
  4. että optiokauden aikana lisähankintana voidaan hankkia tarkastuslautakunnan valmistelija / sihteeripalvelu.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Hankintatiimi, talouspalvelut, tarkastuslautakunta