Puheenjohtajien jaosto, kokous 24.5.2022

Perustelut

Kunnassa on oltava kuntastrategia, jossa valtuusto päättää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategian tulee perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Kuntastrategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta. Järvenpään kaupungin hallintosäännön 4 § määrittää kaupunkistrategian tarkasteluajanjaksoksi kahdeksan vuotta. Kuntastrategia päivitetään kunkin valtuustokauden alussa ja strategiaa tarkistetaan valtuustokauden alussa tarvittaessa. 

Kuntalain 37 §:n 1 momentin mukaan kuntastrategiassa tulee ottaa huomioon:

1. kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen;
2. palvelujen järjestäminen ja tuottaminen;
3. kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet;
4. omistajapolitiikka;
5. henkilöstöpolitiikka;
6. kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet;
7. elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen.

Kuntalain 110 §:n 2 momentin mukaan talousarvio- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että ne toteuttavat kuntastrategiaa ja turvaavat edellytykset kunnan tehtävien hoitamiseen.

Kaupungin toimintaa johdetaan valtuuston hyväksymän kaupunkistrategian mukaisesti. Keskeistä onkin tunnistaa strategiatyön kuluessa ne asiat,​ joita kaupungissamme pidetään kuluvalla strategiakaudella kaikkein tärkeimpinä ja joihin halutaan erityisesti panostaa. Kunnan toiminta on hyvin vahvasti säädeltyä erilaisten lakien, asetusten ja aluehallintoviraston valvomien normitusten kautta. Vaikka jokin asia jäisi strategisten painopisteiden ulkopuolelle, siihen saatetaan silti käyttää hyvin huomattava osa kunnan rahoituksesta ja toimintaa parannetaan arjessa jatkuvasti. 2-3 painopistettä valtuustokaudelle tarkoittaa sitä, että asioita saadaan kunnolla edistettyä. Yli kymmenen painopistettä tarkoittaa käytännössä sitä, että resurssit hajoavat niin pieniin palasiin, ettei mitään saada parannettua mekityksellisesti. Strategia ohjaa työskentelyä tehokkaimmin silloin,​ kun strategisia päämääriä ja painopisteitä ei ole strategiakautta kohden monta. Strategiatyössä voidaan tunnistaa myös aihioita seuraavan strategiakauden painopisteiksi.

Strategiatyö sisältää tyypillisesti seuraavat vaiheet, joihin keskittymistä voidaan laadinnassa painottaa sen mukaan, mikä nykyisen muotoilun tilanne ja päivitystarve on.

1. Toimintaympäristöanalyysi
2. Arvot
3. Toiminta-ajatus
4. Visio
5. Näkökulmat/painopistealueet
6. Strategiset päämäärät
7. Kriittiset menestystekijät
8. Mittarit ja tavoitetasot

Strategiatyön organisoimisesta ja työn johtamisesta vastaa kaupunginjohtaja. Kaupunginjohtaja selostaa kokouksessa strategiatyön kulkua.

Lainkohdat: Kuntalain 37, 38 ja 110 §.

Perustelut

Järvenpään kaupungin strategiatyössä on meneillään toimintaympäristöanalyysin ulkokuoren määrittely kolmessa tulevaisuustyöpajassa. Sisäkuori täsmentyy tämän jälkeen palvelualueilla. Toimintaympäristöanalyysi ja sen rinnalla kulkeva arvotyöskentely valmistuu huhtikuussa. Visio ja tulevaisuuskuva painopisteineen hyväksytään 13.6.2022 valtuustossa. 

Kaupunginjohtaja selostaa kokouksessa strategiatyön kulkua.

Perustelut

Toimintaympäristöanalyysi
Strategiatyön ensimmäinen vaihe käynnistyi tammikuussa 2022. Strategiatyössä on keskitytty tämän jälkeen toimintaympäristöanalyysiin, joka on toteutettu kahdella eri tasolla: tulevaisuuden suuriin muutostrendeihin keskittyvällä analyysillä, josta on valmistelussa käytetty nimeä ulkokuori sekä jo olemassa olevien ja parhaillaan valmistelussa olevien kaupunkitason ohjelmien ja suunnitelmien analyysillä, josta on valmistelussa käytetty nimitystä sisäkuori. Näiden kahden tason yhteensovittamisen myötä strategiatyö voi edetä seuraavaan vaiheeseen.

Strategiatyössä on pyritty osallistamaan laajasti niin henkilökuntaa kuin luottamushenkilöitä. Lisäksi osana strategiatyötä myös kaupungissa toimivia yhdistyksiä sekä yrityksiä on haastateltu. Näiden haastattelujen pohjalta strategiatyössä pyritään tuottamaan mahdollisimman laaja ja ajantasainen tilannekuva toimintaympäristöstä. Toimintaympäristöä on analysoitu käyttäen muun muassa PESTEL-viitekehystä, jonka pohjalta arvioidaan poliittista, taloudellista, sosiaalista, teknologista sekä ympäristöön ja lakiin liittyviä havaintoja. Oheismateriaalina on ensimmäinen versio PESTEL:stä, joka on vielä keskeneräinen sekä luettelo päätöspykälistä, joiden avulla voi halutessaan käydä tutkimassa aiemmin hyväksyttyjä kaupunkitason ohjelmia, joita on käytetty sisäkuoren PESTEL-analyysissa.

Toimintaympäristön ulkokuorta on läpikäyty kahdessa erillisessä työpajassa, joista toisessa kaupungin virkahenkilöt ja toisessa luottamushenkilöt käsittelivät aihetta. Tärkeimpänä tavoitteena työpajoissa oli tunnistaa juuri Järvenpään kannalta keskeisimmät ja suurimmat muutosilmiöt, jotka ovat myös uuden strategiakauden kannalta erityisen oleellisia. Työpajat toteutettiin 27.1.2022 virkahenkiköille ja 9.2.2022 luottamushenkilöille Futures Platform-alustaa käyttäen.

Kaupungin johtoryhmä käsitteli työpajojen tuloksia ja niiden pohjalta tehtyjä lisäselvityksiä 18.3.2022, jonka jälkeen tuloksia käsitellään vielä laajennetussa johtoryhmässä 25.3.2022.

Arvoprosessi
Osana kaupungin strategiatyötä määritellään kevään aikana Järvenpään organisaation yhteiset arvot henkilöstöä osallistavalla menetelmällä. Työskentelyn tarkoituksena on määritellä arvot,​ jotka näkyvät käytännön työssämme joka päivä. Ensimmäisessä vaiheessa helmikuun aikana henkilöstö on ehdottanut arvoja organisaatiolle. Maaliskuun aikana parivertailuna arvioidaan ehdotettujen arvojen tärkeyttä ja merkityksellisyyttä. Tämän jälkeen tärkeimmäksi koetut arvot sanoitetaan eli millaisia merkityksiä arvot saavat työssämme. Viimeisessä vaiheessa,​ jolle varataan aikaa vuoden loppuun,​ organisaatiolle määritellyt arvot käsitellään työyhteisöissä,​ joissa pohditaan yhteisesti sitä,​ miten arvot näkyvät meidän työssämme? Millaisia valintoja ja päätöksiä teemme arvoihin pohjautuen?

Asiaa on esitelty henkilöstöasiainjastossa 11.3.2022 § 7.

Käsittely

Tässä vaiheessa toimintaympäristöanalyysista pyydetään jaostolta palautetta jäsentelyn ja käsittelytavan osalta. Jatkokäsittelyä varten jaoston tulisi lisäksi päättää, minkä teemojen ympärille työryhmätyöskentely tulevia valtuustoseminaareja varten kootaan.

Perustelut

Toimintaympäristöanalyysi

Strategiatyön ensimmäinen vaihe on jatkunut aikataulun mukaisesti aikaisempien työpajojen pohjalta ja varsinainen strategiatyö on siirtymässä vision muodostusvaiheeseen. Strategiatyössä on keskitytty toimintaympäristöanalyysin kahden tason saattamiseksi valmiiksi: tulevaisuuden suuriin muutostrendeihin keskittyvä analyysi, josta on valmistelussa käytetty nimeä ulkokuori sekä jo olemassa olevien ja parhaillaan valmistelussa olevien kaupunkitason ohjelmien ja suunnitelmien analyysi, josta on valmistelussa käytetty nimitystä sisäkuori.

Näitä kahta tasoa on jatkokäsitelty 25.3.2022 laajennetussa johtoryhmässä ja niiden pohjalta valittu ulkokuorelle 23 ilmiötä sekä niiden muodostamat uhat sekä mahdollisuudet. Sisäkuoren ohjelmatason dokumenteista on muodostettu yksi yhteinen PESTEL-analyysi, joka summaa yhteen vaikuttavimmat näkökulmat uutta strategiaa ajatellen sekä tarkasteltu näiden heikkouksia ja vahvuuksia. Nämä kahden kuoren analyysiä muodostavat jatkossa SWOT-viitekehyksen kaupungin strategiatyön seuraavalle vaiheelle.

Kaupungin johtoryhmä sekä luottamushenkilöt tulevat seuraavassa vaiheessa käsittelemään sekä ulko- että sisäkuoren koonteja muodostaen niistä pohjan kaupunkistrategian visiolle sekä siihen liittyville kärkitavoitteille. Tämä vaihe toteutetaan seminaareina virkahenkilöille 22.4.2022 sekä luottamushenkilöille 26.4.2022. 

Oheismateriaalina on koonti sekä ulkokuoren että ohjaavien dokumenttien ja ohjelmien PESTEL:stä sekä luettelo päätöspykälistä, joiden avulla voi halutessaan käydä tutkimassa aiemmin hyväksyttyjä kaupunkitason ohjelmia, joita on käytetty sisäkuoren PESTEL-analyysissa.