Kuvaus
Taustaa
Kirkes-kirjastoilla (Järvenpää, Kerava, Mäntsälä ja Tuusula) on tällä hetkellä käytössään Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmä Axiell Aurora. Axiell Aurora on yleisin kaupallinen Suomessa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjastojärjestelmä. Aurora-järjestelmän nykyinen tuotantokäytössä oleva versio Aurora Silver tukeutuu teknologiaan, jonka tuki on Microsoftin puolelta päättynyt.
Kirkes-kirjastot hankkivat PallasPro -kirjastojärjestelmän korvaajaksi kilpailutuksen kautta Aurora-järjestelmän vuonna 2016. Suomessa oli tuolloin kaksi kaupallista kirjastojärjestelmätoimittajaa, Axiell Finland Oy ja Open Library Solutions Oy, jonka Axiell myöhemmin osti.
Kirkes-kirjastokimppa on toiminut vuodesta 2004 alkaen. Yhteistyön myötä asiakkaille on voitu tarjota koko alueen kattava verkkokirjasto, yhteiset varaukset ja kuljetukset. Kirkes-yhteistyön kautta asiakkaiden käytettävissä ovat laajat kokoelmat nopeasti ja edullisesti.
Vuoden 2016 järjestelmävaihdon aikana Kirkes-kirjastot pohtivat vaihtoehtona avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä Kohaa, jonka ensimmäinen käyttöönotto Suomessa oli vuonna 2014 Joensuussa. Vuonna 2016 Koha-järjestelmä oli vielä Suomessa alkutaipaleella ja sen käyttöönotto olisi vaatinut mittavia panostuksia kehitystyöhön sekä käyttöönottoon. Samalla Kirkes-kirjastot olisivat olleet itse vastuussa palvelutuotannosta ja ylläpidosta. Tästä syystä Koha-järjestelmää ei nähty potentiaalisena ratkaisuna Kirkes-kirjastoille vuonna 2016.
Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, jonka kehitys alkoi Uudessa-Seelannissa ja versio 1.0 julkistettiin vuonna 2000. Ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavat järjestelmän käyttäjät osana kansainvälistä Koha-yhteisöä.
Vuonna 2016 perustettiin kuntien omistama in-house -yhtiö Koha-Suomi Oy hallinnoimaan kirjastojärjestelmän ylläpitoa ja kehitystä. Yhtiön osakkaina ovat kaikki Kohaa käyttävät kunnat ja viimeistään käyttöönottopäätöstä tehtäessä on päätettävä yhtiön osakkeiden ostamisesta. Nykyään Koha-Suomi Oy tuottaa kirjastojärjestelmäpalvelut osakaskunnille SaaS-palveluna.
Tällä hetkellä Koha-järjestelmän ovat ottaneet käyttöön Mikkelin kaupunginkirjasto ja muut Lumme-kirjastot, Oulun kaupunginkirjasto ja muut Outi-kirjastot, Kouvolan kaupunginkirjasto ja muut Kyyti-kirjastot, Rovaniemen kaupunginkirjasto ja muut Lapin kirjastot, Porvoon kaupunginkirjasto ja muut Uudenmaan Helle-kirjastot sekä Turun kaupunginkirjasto ja muut Vaski-kirjastot. Järjestelmä on käytössä yli 110 kaupungissa ja kunnassa Suomessa.
Kirkes-kirjastojen ja Kirkes-kuntien tietohallintojen näkemys nykytilanteesta
Kirkes-kirjastot katsovat, että nykyisen Aurora-järjestelmän riippuvuus Silverlight-teknologiasta on huomattava puute sekä riski Kirkes-kirjastojen toiminnalle. Nykytilassa mahdollinen haavoittuvuus Silverlight-ympäristössä voi estää Aurora-järjestelmän käytön kokonaisuudessaan. Axiell Finland on luvannut toimittaa Silverlightista riippumattoman Aurora Gold -version alun perin vuoden 2018 aikana. Kyseisen versiokokonaisuuden toimitusta on lykätty useaan otteeseen, ja Kirkes-kirjastot ovat reklamoineet tilanteesta ensimmäisen kerran kesällä 2021. Tänä päivänä Aurora Gold -versio ei vielä ole sillä tasolla, että kyseinen versio voitaisiin ottaa käyttöön Kirkes-kirjastoissa, eikä toimittaja ole kyennyt antamaan sitovaa toimitusaikataulua.
Tilanteen huomioiden ovat Kirkes-kirjastot päätyneet ratkaisuun, jossa Aurora-järjestelmä korvattaisiin Koha-ympäristöllä vuoden 2022-2023 aikana. Tavoite on, että käyttöönottoprojekti käynnistetään syyskuussa 2022 ja käyttöönotto tuotantoon on maalis-toukokuussa 2023.
Hankinnan taloudelliset vaikutukset
Koha-kirjastojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto tarkoittaa kaupungille Koha-Suomi Oy:n osakkeiden lunastamista. Osakkeiden lunastushinta on 0,15 €/asukas kunnan 31.12.2021 asukasluvun mukaisesti. Järvenpään osalta (asukasluku 45 226) tämä kustannus on 6 784 €.