Henkilöstöasiainjaosto, kokous 18.8.2020

Perustelut

Valmistelijat Merja Soosalu ja Iiris Laukkanen

Opetuksen ja kasvatuksen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelualueiden palvelualuejohtaja on hakenut eroa 1.6.2020 alkaen.

Palvelualueiden johtamisrakennetta on tarkoituksenmukaista tarkastella henkilömuutosten yhteydessä. Keskeinen kysymys on, johtaako yksi palvelualuejohtaja molempia palvelualueita vai johtaako jatkossa kumpaakin palvelualuetta oma palvelualuejohtaja.  

Molemmille palvelualueille ehdotetaan perustettavaksi palvelualuejohtajan virka. Samassa yhteydessä ehdotetaan muutettavaksi myös palvelualueiden keskinäistä tehtäväjakoa. Tätä koskeva ehdotus hallintosääntömuutokseksi tuotaneen kaupunginvaltuuston päätettäväksi 24.2.2020.

Hallintosäännön 49 §:n mukaan kaupunginvaltuusto tekee periaatepäätöksen palvelualuejohtajan viran auki julistamisesta. Tämän vuoksi valtuuston on nyt tarpeen tehdä päätökset viran auki julistamisesta sekä siihen liittyvistä ratkaisuista.

Kahden palvelualuejohtajan malli edellyttää kahden uuden viran perustamista nyt ja nykyisen palvelualuejohtajan viran lakkauttamista sen jälkeen, kun tämä virantäyttöprosessi on saatettu loppuun.

Viran perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää hallintosäännön 12 §:n mukaan kaupunginhallitus.

Hallintosäännön 49 §:n mukaan kaupunginvaltuusto päättää palvelualuejohtajien kelpoisuudesta ja peripäätöksen viran auki julistamisesta ja tekee valintapäätöksen. Hallintosäännön 14 §:n mukaan laajennettu henkilöstöasiainjaosto valmistelee kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle rekrytoinnin ja päättää palvelussuhteen ehdot, osaamisprofiilin sekä hakuilmoituksen.

Lisäksi kaupunginvaltuusto päättää mahdolliset hallintosäännön muutokset, mikäli samassa yhteydessä muutetaan lautakuntien välistä työnjakoa. Tämä tuodaan päätöksentekoon erikseen.

Perustelut

Henkilöstöasiainjaosto 28.1.2020 § 7

Perustelut

Kaupunginhallitus 3.2.2020 § 23

Perustelut

Valmistelijat

henkilöstöjohtaja Merja Soosalu, hallintojohtaja Iiris Laukkanen

Opetuksen ja kasvatuksen ja hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelualueiden palvelualuejohtajan palvelussuhde päättyy 31.5.2020.

Palvelualueiden johtamisjärjestelmää on valmisteltu kehitettäväksi siten, että molemmilla palvelualueilla on omat palvelualuejohtajat. Tämä edellyttää nykyisen viran lakkauttamista ja kahden uuden palvelualuejohtajan viran perustamista.

Asiaa on käsitelty kaupunginvaltuustossa 24.2.2020 § 5, jossa kaupunginvaltuusto on palauttanut asian valmisteluun. Asian valmistelu on viivästynyt koronaepidemian ja yhteistoimintamenettelyyn liittyvän valmistelutyön vuoksi. Palvelualueiden johtajan virkatehtävien hoito on järjestettävä tilapäisjärjestelyin.

Tilapäisjärjestelynä esitetään, että palvelualuejohtajan virkatehtävät jaetaan kahdelle avainaluejohtajalle oman viran ohella hoidettavaksi. Järjestely on määräaikainen kunnes julkisen hakumenettelyn kautta valitut viranhaltijat aloittavat tehtävissään.

Tehtäväjärjestely on tarkoituksenmukaista hoitaa sisäisin järjestelyin siten, että varhaiskasvatusjohtaja Mikko Mäkelä hoitaa opetuksen ja kasvatuksen palvelualueen palvelualuejohtajan virkatehtäviä oman toimensa ohella sekä vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja Jari Lausvaara hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelualueella. Tarvittaessa varhaiskasvatusjohtajan ja vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtajan tehtäviä organisoidaan avainalueilla siten, että virkatehtävien hoitaminen oman viran ohella on mahdollista.

Korvaus palvelualuejohtajan virkatehtävien hoitamisesta oman toimen ohella määräytyy kaupungin yleisen ohjeistuksen mukaisesti. Järjestely tukee palvelualueen henkilöstökustannusten vähentämistä, mitä koronaepidemian perusteella käydyn tuotannollisiin ja taloudellisiin syihin perustuneen yhteistoimintamenettelyn lopputuloksena on edellytetty.

Päätöksen valmistelun yhteydessä on kuultu varhaiskasvatusjohtaja Mikko Mäkelää sekä vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja Jari Lausvaaraa, jotka ovat antaneet järjestelyyn suostumuksensa. Kaupunginjohtaja on esitellyt asiaa kaupunginhallitukselle 1.6.2020 kaupunginhallituksen kokouksen ilmoitusasioissa § 214.

Perustelut

Valmistelijat

henkilöstöjohtaja Merja Soosalu, hallintojohtaja Iiris Laukkanen

Perustelut

Opetuksen ja kasvatuksen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelualueiden palvelualuejohtajalle on hakemuksesta myönnetty eroa 1.6.2020 alkaen.

Hallintosäännön 49 §:n mukaan kaupunginvaltuusto tekee periaatepäätöksen palvelualuejohtajan viran auki julistamisesta. Asiaa on käsitelty laajennetussa henkilöstöasiainjaoston kokouksessa 28.1.2020 §7 ja kaupunginhallituksen kokouksessa 3.2.2020 §23 ja näiden jälkeen kaupunginvaltuuston kokouksessa 24.2.2020 § 5, jossa kaupunginvaltuusto on palauttanut asian valmisteluun ilman saatetta. Asian valmistelu on viivästynyt koronaepidemian ja yhteistoimintamenettelyyn liittyvän valmistelutyön vuoksi. Nyt valmistelutyö käynnistyy uudelleen henkilöstöasiainjaoston lähetekeskustelulla. Asiaan liittyen on virkatyönä tehty kevyitä vaikutusarvioita ja pieniä tarkennuksia, jotka on tarkoitus tuoda elokuun kokoukseen. Jaoston tämän kokouksen aloituskäsittelyn tarkoituksena on varmistaa, että valtuuston palautuspäätöksen taustalla olevat tekijät huomioidaan uudella valmistelukierroksella.

Palvelualueiden johtamisrakennetta on tarkoituksenmukaista tarkastella henkilömuutosten yhteydessä. Keskeinen kysymys on, johtaako yksi palvelualuejohtaja molempia palvelualueita vai johtaako jatkossa kumpaakin palvelualuetta oma palvelualuejohtaja. Kahden palvelualuejohtajan malli edellyttää kahden uuden viran perustamista ja nykyisen palvelualuejohtajan viran lakkauttamista sen jälkeen, kun tämä virantäyttöprosessi on saatettu loppuun. Yhden palvelualuejohtajan malli mukaisesti virantäyttö voidaan toteuttaa nykyisen viran täyttönä.

Hallintosäännön 49 §:n mukaan kaupunginvaltuusto päättää palvelualuejohtajien kelpoisuudesta ja tekee periaatepäätöksen viran auki julistamisesta ja tekee valintapäätöksen. Hallintosäännön 14 §:n mukaan laajennettu henkilöstöasiainjaosto valmistelee kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle rekrytoinnin ja päättää palvelussuhteen ehdot, osaamisprofiilin sekä hakuilmoituksen. Viran perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää hallintosäännön 12 §:n mukaan kaupunginhallitus.

Samassa yhteydessä ehdotetaan muutettavaksi myös palvelualueiden keskinäistä tehtäväjakoa. Tämä edellyttää muutoksia kaupungin hallintosääntöön. Näistä muutoksista päättää kaupunginvaltuusto. Nämä hallintosäännön muutokset tuodaan päätöksentekoon erikseen.

Palvelualueiden johtajan virkatehtävien hoito on järjestetty tilapäisjärjestelyin kesäkuusta 2020. Kaupunginhallitus on kokouksessaan 8.6.2020 § 236 päättänyt henkilöstöasiainjaoston kokouksessa 2.6.2020 §15 pohjalta, että 9.6.2020 lukien varhaiskasvatusjohtaja Mikko Mäkelä määrätään hoitamaan opetuksen ja kasvatuksen palvelualueen palvelualuejohtajan virkatehtäviä oman virkansa ohella ja vapaa-aika- ja osaamispalvelujen johtaja Jari Lausvaara määrätään hoitamaan hyvinvoinnin palvelualueen palvelualuejohtajan virkatehtäviä oman virkansa ohella. Nämä palvelualuejohtajien virkatehtävät ja toimivalta määräytyvät voimassa olevan hallintosäännön sekä alemman tasoisten toimivaltaa määrittävien ohjeiden ja delegointimääräysten mukaisesti. Tämä kaupunginhallituksen määräys on voimassa määräaikaisesti siihen saakka, kunnes virka tai virat on täytetty julkisen hakumenettelyn kautta, enintään kuitenkin vuoden 2020 loppuun.

Käsittelyn tässä vaiheessa on tarkoitus käydä asiasta lähetekeskustelu, jonka tavoitteena on varmistaa, että ne asiat, joita valtuuston tekemään valmisteluun palautukseen sisältyy, voidaan riittävän kattavasti huomioida. Lähetekeskustelussa olisi jatkovalmistelun kannalta hyvä erotella mitä halutaan lisättäväksi ja tarkennettavaksi a) yhden tai kahden johtajan mallin osalta, b) palvelualueiden välisten tehtäväsiirtojen osalta ja c) kelpoisuusvaatimusten osalta.

Tehtäväkuvaukset ja osaamisprofiilit on tarkoituksenmukaista viimeistellä sitten kun valtuusto on tehnyt periaatepäätöksensä.

Perustelut

Valmistelijat: henkilöstöjohtaja Merja Soosalu ja hallintojohtaja Iiris Laukkanen

Opetuksen ja kasvatuksen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelualueiden palvelualuejohtajalle on hakemuksesta myönnetty ero 1.6.2020 alkaen.

Hallintosäännön 49§:n mukaan kaupunginvaltuusto tekee periaatepäätöksen palvelualuejohtajan viran auki julistamisesta. Asiaa on käsitelty laajennetussa henkilöstöasiainjaoston kokouksessa 28.1.2020 §7 ja kaupunginhallituksen kokouksessa 3.2.2020 §23 ja näiden jälkeen kaupunginvaltuuston kokouksessa 24.2.2020 §5, jossa kaupunginvaltuusto on palauttanut asian valmisteluun ilman saatetta. Asian valmistelu on viivästynyt koronaepidemian ja yhteistoimintamenettelyyn liittyvän valmistelutyön vuoksi.

Valmistelutyö on käynnistynyt uudelleen laajennetun henkilöstöasiainjaoston lähetekeskustelulla kokouksessa 26.6.2020 §21, jossa tarkennettiin jatkovalmistelua tarvitsevia kohtia. Jatkovalmistelua tarvitseviksi kohdiksi päätettiin:

a) Yhden tai kahden palvelualuejohtajan mallin osalta talousvaikutusten vertailu yhden tai kahden palvelualuejohtajan ratkaisuissa ja virkojen tehtävien vertailu ja suhteessa aiempaan yhden palvelualuejohtajan tehtäviin,
b) Palvelualueiden välisten tehtäväsiirtojen osalta viedään lautakuntien valmisteluun vain, jos vaikutusta lautakuntien väliseen tehtävien- ja vastuiden jakoon ja varmistetaan kahden palvelualuejohtajan mallissa, että lautakuntien tehtäväalueiden ja palvelualuejohtajien tehtävänjako on yhteneväinen,
c) Kelpoisuusvaatimusten osalta henkilöstöasiainjaosto pitää tärkeänä, että virkojen täytössä noudatetaan kaupungin vakiintunutta käytäntöä ja jos tästä poiketaan, tulee tämä perustella tarkasti. Kaupungin vakiintuneena käytäntönä on käyttää johtajan virkojen kelpoisuusvaatimuksena soveltuvaa korkeakoulututkintoa, ellei lainsäädännön perusteella ole muita vaateita kelpoisuudelle,

Jaoston tämän kokouksen käsittelyn tarkoituksena on päättää tehdä esitys palvelualuejohtajan virantäytön periaatteista yllä esitettyjen kohtien jatkovalmistelussa tehtyjen lisätarkasteluiden tuottaman tiedon perusteella. Alla on kuvattu yllä mainittujen lisätarkasteltavien kohtien perustelut kohdittain a), b), ja c).

a) Yhden palvelualuejohtajan mallissa kaupungin kahta kolmesta palvelualueesta johdetaan yhdellä palvelualuejohtajalla. Tämä noudattaa nykytilannetta ja siten sillä ei sellaisenaan olen johtajan palkkaukseen liittyviä taloudellisia vaikutuksia. Tässä mallissa palvelualueiden johtaminen menestyksekkäästi edellyttää johtamisjärjestelmän rakenteelta kerroksellisuutta ja siten strategisten tavoitteiden toteutuminen itseohjautuvuudesta ja valmentavasta johtamisesta on arvioitavissa olevan haastavampaa.

Kahden palvelualuejohtajan mallissa johtaminen menestyksekkäästi ja kustannustehokkaasti on arvioitavissa olevan mahdollisempaa, kun palvelualueen johtajalla on mahdollisuus paneutua ja syventyä johtamansa palvelualueen tehtäväkenttään syvällisemmin ja siten edellytykset ymmärtää ja ohjata toimintaa tavoitteellisesti ja strategisesti on vahvemmat kuin yhden palvelualuejohtajan mallissa.

Yhden tai kahden palvelualuemallien johtajan mallien välistä taloudellista kustannusvaikutusta tulee tarkastella syvemmin ja leveämmin kuin vain vertaamalla johtajien palkkaukseen liittyviä taloudellisia vaikutuksia. Mahdollisuudet kustannustehokkuuteen ja taloudellisuuteen ovat erilaiset yhden tai kahden palvelualuejohtajan malleissa. Tämä liittyy sekä palvelualuejohtajan mahdollisuuksiin paneutua palvelualueensa sisältöön, rakenteisiin ja prosesseihin eri tavalla riippuen onko palvelualueita johdettavana yksi tai kaksi. Täten on arvioitavissa, että kahden palvelualuejohtajan mallissa paneutuminen on syvempää ja leveämpää ja siten toiminnan tavoitteellistaminen, strategisuus ja tuloksellisuus mahdollistuvat vahvemmin.

Kahden palvelualuejohtajan mallin muutos edellyttää yhden palvelualuejohtajan viran tehtävien jakamista kahden palvelualuejohtajan viran tehtäviin. Kun kaupunginhallitus on kokouksessaan 10.8.2020 §257 päättänyt, että 24.2.2020 §6 osalta kaupunginvaltuuston kokouksessaan tekemää palautusta ei ole tarkoituksenmukaista jatkovalmistella, tarkoittaa tämä sitä, että palvelualuejohtajien virkojen tehtävien jakaminen on mahdollista tehdä jakamalla nykyisten opetus- ja kasvatuslautakunnalle ja hyvinvointilautakunnalle kuuluvat tehtävät perustettavien kahden palvelualuejohtajan viran välillä. Opetuksen ja kasvatuksen palvelualuejohtajalle tulisi siten kuulumaan opetus- ja kasvatuslautakunnan toimialueeseen kuuluvat palvelualuejohtajan viran tehtävät ja hyvinvoinnin palvelualuejohtajalle hyvinvointilautakunnan toimialueeseen kuuluvat palvelualuejohtajan tehtävät.

Palvelualuejohtajan tehtävät on Järvenpään kaupungissa määritetty hallintosäännössä §42. Opetuksen ja kasvatuksen palvelualueen tehtävät on määritetty hallintosäännössä §41. Lisäksi opetuksen ja kasvatuksen palvelualueella ja hyvinvoinnin palvelualueella on lautakuntien hyväksymät ohjeet toimivallan delegoimisesta ko. palvelualueilla. Ohjeet ovat nimeltään Hyvinvoinnin palvelualueen organisaatiorakenne ja viranhaltijoiden päätösvalta (hyväksytty Sivistyksen ja vapaa-ajan lautakunnassa 20.12.2018 §62) ja Opetuksen ja kasvatuksen palvelualueen organisaatiorakenne ja viranhaltijoiden päätösvalta (hyväksytty viimeksi Opetus- ja kasvatuslautakunnassa 25.2.2020 §10). Lisäksi kaupungilla on laadittu osaamisprofiilit ylimmälle virkamiesjohdolle, joita ovat palvelualuejohtajat, avainalueiden asiakkuusjohtajat ja konsernipalveluiden voimavarajohtajat. Näiden perusteella on määritettävissä palvelualuejohtajien viran tehtävät ja tehtävänvaativuudet. 

b) Hallintosääntöön ei ole tarpeen tehdä muutoksia, jos kaupunginhallitus on kokouksessaan 10.8.2020 §257 ratkaissut, että palvelualuejohtajien virkojen täytön yhteydessä ei ole tarpeen tehdä muutoksia lautakuntien väliseen työnjakoon erityisesti opiskeluhuollon osalta. Näin ollen ei lautakuntien kuulemisia ole tarpeen tehdä palvelualuejohtajien virantäytön yhteydessä.

Hallintosäännön, palvelualueiden toimivaltasääntöjen ja palvelualuejohtajan viran osaamisprofiilin perusteella on määritettävissä palvelualuejohtajien viran tehtävät ja tehtävänvaativuudet siten, että ne noudattavat lautakuntien välistä työnjakoa.

c) Laissa kunnallisesta viranhaltijasta §6 edellyttää, että virkasuhteeseen otettavalla on oltava erikseen säädetty tai kunnan päättämä erityinen kelpoisuus sen lisäksi, mitä virkasuhteeseen ottamisen yleisistä perusteista määritetään perustuslain 125§:ssä, jonka mukaan yleiset nimitysperusteet julkisiin virkoihin ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto.

Kelpoisuusvaatimusten osalta on kaupungin vallitseva käytäntö ylimmän virkamiesjohdon osalta ollut "ylempi korkeakoulututkinto tai korkeakoulututkinto yhdistettynä ko. toimialan johtamiskokemukseen". Johtamiskokemus kelpoisuuden edellytyksenä on ongelmallinen, koska se voi perustua ainoastaan subjektiiviseen arviointiin. Kelpoisuuden tulisikin perustua virantäytöissä ainoastaan tutkintoon. Johtamisen kokemus on merkittävä ja sen tulee sisältyä ansiovertailuun, mutta sitä ei tule käyttää kelpoisuusehtona. Järvenpään kaupungin vakiintuneena käytännön on siten arvioitavissa olevan soveltuva korkeakoulututkinto, joista ylempää korkeakoulututkinto on toteutunut ensisijaisena.

Suomalaisten tutkintojen, oppimäärien ja muiden osaamiskokonaisuuksien antamat tiedot, taidot ja pätevyydet perustuvat kansalliseen viitekehykseen, joka noudattaa Euroopan parlamentin ja Euroopan neuvoston suositusta eurooppalaisesta tutkintojen viitekehyksestä. Suomessa sisällöistä päättää kansallisella tasolla Opetushallitus.

Palvelualuejohtajan viran tehtävien menestykselliseen hoitamiseen vaaditaan oman palvelualueen tuntemuksen lisäksi vankkaa johtamiskokemusta ja toimialan tuntemusta, laaja-alaista ja strategista ymmärrystä ja kykyä työskennellä kaupunkikonsernin kokonaisedun hyväksi. Vertailtaessa palvelualuejohtajan virkatehtäviä, osaamisprofiilia ja suomalaista tutkintojen viitekehystä, asettuvat palvelualuejohtajan tehtävän vaatima osaaminen kansallisessa viitekehyksessä tasoille 7 ja 8. Siten voidaan päätellä, että palvelualuejohtajien virantehtävien hoitaminen edellyttää viran kelpoisuudelta ylempää korkeakoulututkintoa, siis ammattikorkeakouluissa suoritettavaa ylempää ammattikorkeakoulututkintoa tai yliopistoissa suoritettavaa maisterin, lisensiaatin tai tohtorin tutkintoa.

Tässä vaiheessa käsittelyä on tarkoitus, että jaosto vahvistaa materiaalin olevan riittävä asian käsittelyn jatkamiseksi hallituksessa tai edelleen valtuustossa tai päättää jatkovalmistelun osalta mitä asioita tulee vielä tarkentaa. Varsinainen esitys kelpoisuuksista, johtajien nimikkeistä ja lukumäärästä on tarkoitus tuoda kokoukseen 18.8.2020.

MSO