Kaupunginhallitus, kokous 17.8.2020

Perustelut

Valmistelijat: hallintojohtaja Iiris Laukkanen, tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro

Sähköinen kokous ja sähköinen päätöksentekomenettely / Säädöspohja

Kuntalain 98 §:n mukaan toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa.

Kuntalain 99 §:n asettaa sähköisen kokouksen edellytykseksi, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

Kuntalain 100 §:n mukaan julkisia kokouksia lukuun ottamatta toimielimen päätöksenteko voi tapahtua myös suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta. Sähköinen päätöksentekomenettely soveltuu erinomaisesti selkeiden rutiiniluontoisten päätösasioiden päätösmenettelyksi ja vapauttaa parhaimmillaan aikaa strategisten kysymysten pohdintaan.

Kuntalain 90 §:ssä säädetään kunnan hallintosäännön sisältövaatimuksista. Hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset "toimielinten päätöksentekotavoista sekä siitä, miten kunta huolehtii, että sähköiseen kokoukseen ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn osallistumiseen tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä”.

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 106 §:n mukaan

1) "Sähköisen kokouksen pitäminen edellyttää sitä, että kaupunginhallitus tai sen nimeämä viran- tai toimenhaltija on päätöksellään todennut, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla."

2) "Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä."

Sähköisen päätöksentekomenettelyn osalta hallintosäännön 107 §:ssä edellytetään myös kaupunginhallituksen tai sen nimeämän viran- tai toimenhaltijan päätöstä teknisten laitteiden, järjestelmien ja tietoliikenneyhteyksien ajantasaisuudesta ja tietoturvallisuudesta.

Tekniset edellytykset

Sähköinen kokous edellyttää yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä. Kuntalain esitöissä yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä kuvataan: " - - . Yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä voidaan pitää kunnallisen toimielimen päätöksenteon kannalta tarpeellisena ja se turvaisi osaltaan toimielimen päätöksenteon toimintaedellytyksi, sillä kokoukseen osallistuvat henkilöt voisivat näin keskustella päätettävänä olevista asioista "kasvokkain"."

Yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä ei ole määritelty täsmällisesti. Valmiustilalain voimassaolessa kuntia on siirtynyt sähköiseen kokousmenettelyyn esimerkiksi Teams- tai Skype-järjestelmää hyödyntäen. Näissä järjestelmissä yhtäaikainen näköyhteys kaikkiin kokoukseen osallistujiin ei ole kaikissa olosuhteissa toteutetettavissa. Kulloinkin puhuvaan henkilöön näköyhteys kuitenkin on olemassa. 

Kuntaliitto on ohjeistanut 20.3.2020 päivitetyllä ohjeellaan, että kunnan tulee huolehtia käytettävien välineiden "tietoturvasta ja tietosuojasta". Yleisesti käytössä olevien järjestelmien osalta tämä merkitsee sitä, että kunnan on huolehdittava siitä, että esimerkiksi päivitykset ovat ajan tasalla. Kunnan velvollisuutena on myös huolehtia kokoustekniikan toimivuudesta. Toimielimen jäsenellä tulee olla tosiasiallinen mahdollisuus osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon. Jos yhteydet ovat heikot tai osallistujan yhteys kokoukseen katkeaa, on kokous keskeytettävä ja kokousta jatkettava kun yhteydet jälleen toimivat. 

Järvenpään kaupungilla sähköinen kokous voitaisiin toteuttaa hyödyntäen kokoushallintajärjestelmä CaseM:n ohella joko Teams- että Skype -sovellusta. Sähköisen kokouksen osalta jää vielä arvioitavaksi tietoturvan ja tietosuojan riittävä varmistaminen. Riskiarviona on otettava kantaa siihen, voivatko luottamushenkilöt edelleen hyödyntää kokouksissa omia laitteitaan vai edellyttääkö tämä sitä, että luottamushenkilöiden käyttöön on hankittava laitteet, jotka ovat etähallinnassa ja joiden päivittämisestä ja toimivuudesta kaupunki voi tosiasiallisesti vastata.

Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotto valmistellaan sähköisen kokouksen käyttöönotosta erillisenä asiana, sillä sähköinen päätöksentekomenettely todennäköisesti edellyttää tunnistautumiseen liittyvän osion hankintaa CaseM-järjestelmään. 

Harkinta

Sähköisten kokousten yhteydessä tarvittavien teknisten laitteiden, järjestelmien ja tietoliikenneyhteyksien ajantasaisuutta ja tietoturvallisuutta koskeva asia tuodaan kaupunginhallituksen päätöksentekoon erikseen tietohallinnon valmistelusta. 

Kaupunginhallituksen on lisäksi arvioitava, millaisesta paikasta sähköiseen kokoukseen voi osallistua, mitä konkreettisesti merkitsee hallintosäännön määräys "suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä". Tässä arviossa ääripäinä voidaan pitää yhtäältä luottamushenkilön omaa vakuutusta asiantilasta ja toisena ääripäänä kaupungin osoittamaa etäosallistumiseen tarkoitettua yleisöltä suljettua tilaa. 

Arvioinnissa on merkitystä myös käsiteltävien asioiden laadulla: käsiteltäessä julkisia asioita on kohdistuu intressi luottamuksellisten keskustelujen suojaamiseen, käsiteltäessä ei-julkisia asioita (esim. yksilöasiat, liikesalaisuudet), on huolehdittava tietosuojasta myös asianosaisen intressien turvaamiseksi ja kaupungin maine- ja vahinkoriskien hallitsemiseksi.

Sähköiseen kokoukseen osallistumista koskevat ohjeet ovat valmistelussa hallintopalveluiden ja tietosuojavastaavan yhteistyönä. Sähköisen päätöksentekomenettelyn osalta laaditaan erilliset menettelyohjeet. Tyypillisesti sähköiseen päätöksentekomenettelyyn ohjautuvat asiat ovat julkisia tai sellaiseksi päätöksenteon jälkeen tulevia, eikä sähköisen päätöksentekomenettelyn yhteydessä käydä keskustelua. 

IL

Perustelut

Valmistelija: hallintojohtaja Iiris Laukkanen, tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro

Aiempi käsittely kh 31.3.2020 § 99

Asian valmistelua on jatkettu sähköiseen kokousmenettelyyn siirtymiseksi.

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 106 §:n mukaan sähköisen kokouksen pitäminen edellyttää, että kaupunginhallitus tai sen nimeämä viran- tai toimenhaltija on päätöksellään todennut, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet,​ järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Tekniset laitteet

Teknisten laitteiden riittävästä tietoturvasta ja ajantasaisuudesta voidaan huolehtia hyödyntämällä etähallinnassa olevia laitteita. Tällaisia laitteita ovat tällä hetkellä kaupungin tablettitietokoneet ja kannettavat tietokoneet. Kokouksiin ei siten voida osallistua älypuhelimin tai muun organisaation tai henkilön omistamin laittein. Luottamushenkilön tulee huolehtia siitä, että laitteet käytetään säännöllisesti verkossa ja että niihin etänä tuotettavat päivitykset ladataan ja asennetaan säännöllisesti. Laitetta ei myöskään saa tilapäisestikään luovuttaa toisen henkilön käyttöön.

Tietohallinnon arvion mukaan järjestelmät ja laitteet edellä kuvatulla tavalla toteutettuina ovat riskiarviona tyydyttävällä tasolla käyttöönotettavissa. Tietohallinto jatkaa kehitystyötä tavoitteena nykyistä tietoturvallisempi ratkaisu. Tietoliikenneyhteyksien osalta siirrytään hyödyntämään VPN-yhteyttä viipymättä sen jälkeen, kun kuormitustilanne sen sallii. 

Järjestelmät

Sähköinen kokous edellyttää yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan tämä voidaan toteuttaa Teams-järjestelmällä siten, että vähintään kulloinkin puheenvuorossa olevan henkilön tulee näkyä ja kuulua yhdenvertaisesti kaikille. Näkö- ja ääniyhteyden keskeytymisestä tai sen laadun heikentymisestä kokoukseen osallistujan on ilmoitettava viipymättä puheenjohtajalle, jotta tämä voi laillisuusongelmien välttämiseksi keskeyttää kokouksen kunnes yhteydet on jälleen palautettu. 

Kokouksen hallinta tapahtuu muutoin CaseM-järjestelmää hyödyntäen. Kokoukseen osallistuja ilmoittautuu kokoukseen läsnäolevaksi ja ilmoittaa poistumisestaan ja mahdollisesta esteellisyydestään järjestelmää hyödyntäen. Myös äänestäminen tapahtuu CaseM-järjestelmässä.

Tietosuoja

Järvenpään kaupungin hallintosäännön 106 §:n mukaan suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Tietosuojavastaava on antanut asiassa tarkentavaa ohjeistusta, ks liite.

Kokouksiin osallistumiseen etänä sovelletaan soveltuvin osin kaupungin etätyöohjetta ja kulloinkin voimassaolevaa tietosuojaohjeistusta. Tietosuojaan liittyvän osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi kokoukseen osallistuvia suositellaan huolehtimaan tietosuojakoulutusten suorittamisesta Navisec-järjestelmässä.

Eteneminen

Sähköisten kokousten pitäminen aloitetaan kaupunginhallituksen kokouksilla. Sähköistä kokousmenettelyä suunnitellaan laajennettavaksi laitehankintojen myötä ensin tarkastuslautakuntaan.

Tarkentavat ohjeet

Tarkentavia tietosuojaan, tietoturvaan ja kokousmenettelyyn liittyviä määräyksiä ja ohjeita on koottu liitteeseen. 

Sähköinen päätöksentekomenettely

Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään erikseen.

Perustelut

Valmistelijat: kaupunginlakimies Laura Kattelmäki ja lakimies Pekka Kääriäinen

Tausta

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 7.4.2020 § 119 tehnyt päätöksen sähköisen kokouksen ja sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta kaupunginhallituksen osalta.

Eduskunta on tiistaina 28.4.2020 hyväksynyt hallituksen esityksen laiksi kuntalain väliaikaisesta muuttamisesta (HE 47/2020 vp). Eduskunnan päätöksen mukaisesti lakiin lisätään väliaikaisesti kaksi uutta pykälää (90 a ja 99 a §). Laki tulee voimaan 1.5.2020 ja on voimassa 90 a §:n osalta 31.7.2020 ja 99 a §:n osalta 31.5.2021 saakka.

Lakimuutoksen 90 a §:n mukaan kunnanhallitus voi hallintosäännön määräysten estämättä väliaikaisesti päättää eräiden kunnan hallintosäännön määräysten soveltamisesta, jotka koskevat sähköisen kokouksen pitämistä, sähköistä päätöksentekomenettelyä sekä toimielimen julkisen kokouksen yleisöjulkisuutta.

Eteneminen

Sähköiset kokoukset otetaan käyttöön toimielimissä porrastetusti, jotta kokousten sujuvuus pystytään varmistamaan. 

Tarkentavat ohjeet

Kaupunginhallitus on ottanut päätöksessään 7.4.2020 § 119 tarkemmin kantaa kokousmenettelyä koskeviin periaatteisiin. Tarkentavia tietosuojaan, tietoturvaan ja kokousmenettelyyn liittyviä määräyksiä ja ohjeita on tämän pykälän liitteenä.

IL

Perustelut

Valmistelijat: tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro, hallintojohtaja Iiris Laukkanen

Taustaa

Järvenpään kaupungilla siirryttiin Korona-epidemian myötä toimistotyön osalta etätyöskentelyyn 16.3.2020. Tällöin toimielinten kokousten ajateltiin hoituvan lähikokouksina aiempaan tapaan. Epidemian nopean eskaloitumisen myötä toimielinten etäkokousten tarve nousi esille maaliskuun lopussa. Tällöin todettiin, että kaupungin hallintosääntö edellyttää, että kaupunginhallitus tai sen nimeämä viran- tai toimenhaltija on päätöksellään todennut, että sähköisiin kokouksiin tarvittavat tekniset laitteet,​ järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

Maaliskuun lopussa tarve etäkokoontumiselle todettiin olevan ensimmäisenä kaupunginhallituksella, koska hallintosääntömuutoksen jälkeen lautakunnat ja jaostot eivät kokoontuneet ja kaupunginhallitus toimi lautakuntina. Tässä vaiheessa ei vielä nähty tarpeelliseksi järjestää valtuuston kokouksia etäkokouksina.

Kaupungin Tietohallinto teki nykyisestä ympäristöstä nopean tietoturva-arvion hallintosäännön edellyttämällä tavalla. Tällöin tietohallinnon asiantuntijat nostivat esiin mahdollisen tietoturvariskin liittyen omien laitteiden käyttöön toimielimissä. Riskin todettiin kohdentuvan myös lähikokouksiin. Kaupunginhallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 31.3 ja merkitsi asian valmistelun tiedoksi. Tuolloin valmistelussa todettiin, että ”Järvenpään kaupungilla sähköinen kokous voitaisiin toteuttaa hyödyntäen kokoushallintajärjestelmä CaseM:n ohella joko Teams- että Skype -sovellusta. Sähköisen kokouksen osalta jää vielä arvioitavaksi tietoturvan ja tietosuojan riittävä varmistaminen. Riskiarviona on otettava kantaa siihen, voivatko luottamushenkilöt edelleen hyödyntää kokouksissa omia laitteitaan vai edellyttääkö tämä sitä, että luottamushenkilöiden käyttöön on hankittava laitteet, jotka ovat etähallinnassa ja joiden päivittämisestä ja toimivuudesta kaupunki voi tosiasiallisesti vastata.”

Tämän pohjalta Tietohallinnon toimesta selvitettiin, kuinka tunnistettu riski voitaisiin minimoida. Laitteiden toimittamisessa oli helmi-maaliskuussa todettu olevan hitautta, ja sen vuoksi vaihtoehdoksi nousivat laitteiden ja sovellusten virtualisointiratkaisut. Markkinoilta pyydettiin esittelyitä ja tarjouksia eri vaihtoehdoista. Tarjous saatiin lopulta Citrix-virtualisointiratkaisusta ja Tietohallinto esitti tätä ratkaisuksi huhtikuun alussa. Tämän yhden teknologian varaan rakentamista ei kannatettu ja asian jatkoselvittely lopetettiin. Kaupunginhallituksen etäkokoontuminen tuli kuitenkin ratkaista nopeasti, minkä vuoksi Tietohallinto esitti kaupungin etähallinnassa olevien vakioitujen työasemien luovuttamista kaupunginhallituksen jäsenille. Tämä ratkaisu katsottiin soveltuvaksi ja Tietohallinto järjesti pika-aikataululla muihin palveluihin varatut tietokoneet hallituksen jäsenille. Hallitus hyväksyi asian 7.4 ja piti ensimmäisen etäkokouksensa 14.4.

Jatkoselvitykset ja tilanteen laajentuminen 

Huhtikuun lopussa nostettiin esiin tarve järjestää valtuuston kokous etäkokouksena. Tietohallinto arvioi, että kaupungilla ei ole kaupunginhallituksen 7.4. tekemän päätöksen mukaisesti tarpeeksi varalaitteita luovutettavaksi valtuutettujen tai myöhemmin muiden toimielimien käyttöön. Tässä vaiheessa arvioitiin uusien laitteiden hankkimista, mutta niiden hankkimista tässä laajuudessa pidettiin liian suurena kustannuksena tässä taloustilanteessa. Tietohallinto hankki kiireesti edullisen tietoturvallisen Citrix-perusratkaisun. Testauksessa ratkaisu osoittautui ei-soveltuvaksi tähän toimintaympäristöön. Palattiin selvittämään vaihtoehtoja kaupungin laitteiden hankkimiseksi, laajemman virtualisointiratkaisun hankkimiseksi ja omien laitteiden käytön tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Valtuuston ensimmäinen sähköinen kokous järjestettiin 25.5. poikkeusjärjestelyin hyödyntäen Teams-sovellusta ja tarkastellen kokousmateriaaleja julkisilta verkkosivuilta niiden valtuutettujen osalta, joilla ei ollut käytössään kaupungin laitetta.

28.5 Tietohallinto laati luottamushenkilöitä varten tietosuojasitoumuksen ja tilasi kiireellisenä ulkopuolisen suppean tietoturva-auditoinnin Järvenpään kaupungin toimielinten toimintaympäristöstä käytettäviin sovelluksiin ja laitteisiin liittyen Consultor Oy:ltä, joka oli aiemmin arvioinut kaupungin muun toiminnan tietoturvaa. Selvitys (liitteenä) saatiin 1.6 ja sen yhteenvetona Consultor arvioi riskin olevan muuten alhainen, mutta koska kokousjärjestelmästä avattavat liitedokumentit jäävät käyttäjän koneelle kokouksen jälkeen, nousee riski keskitasolle. Tietohallinto oli nostanut esille saman havainnon ja yhdessä kokousjärjestelmän toimittajan Fujitsun kanssa selvitettiin 1-2.6 miten tätä riskiä voitaisiin minimoida. Kokousjärjestelmän asetuksia muuttamalla todettiin voitavan estää tiedostojen latautuminen laitteelle. Tietohallinto ohjeistaa näiden asetusten päivittämisen erikseen luottamushenkilöille.  

Tehtyjen selvitysten nojalla toimielinten kokousten järjestäminen etäkokouksina käyttäen Microsoft Teams -sovellusta kuva- ja ääniyhteyden muodostamiseen ja Fujitsun CaseM -tietojärjestelmää kokoushallintaan voidaan katsoa olevan hallintosäännön mukaisesti kokonaisuutena tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla edellyttäen, että luottamushenkilöt noudattavat tietojärjestelmiin ja laitteisiin liittyvää kaupungin ohjeistusta. Vastuu tästä on luottamushenkilön. 

TP

Perustelut

Kaupunginhallitus on käsitellyt kokousmenettelyyn liittyviä kysymyksiä 8.6.2020 § 227. Asia on tietoturvasitoumuksen osalta palautettu uudelleen valmisteluun.

Järvenpään kaupungissa on vuonna 2017 siirrytty käyttämään CaseM-kokousjärjestelmää. Samassa yhteydessä on hyväksytty omien IT-laitteiden käyttö luottamustehtävissä. Järjestelyn voimaan tullessa ei ole huomioitu riittävällä tasolla omien laitteiden käytön tuomaa riskiä tietoturvalle. Tämä asia on noussut esille kuluvana keväänä osana toimielinten etäkokouksiin siirtymistä. 

Tietoturvaan liittyvien asioiden tunnistaminen ja niihin varautuminen on erittäin tärkeää nykyisessä digitaalisessa toimintaympäristössä. Mahdollisen tietosuojaloukkauksen osalta organisaation on kyettävä jälkikäteen osoittamaan, että se on ottanut asianmukaisesti huomioon lainsäädännön vaatimukset ja tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät riskit. Tietoturvasitoumuksen pyytäminen on osa osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia toimenpiteitä. 

Käsittelyyn palautettua tietoturvasitoumusta on päivitetty vastaamaan paremmin luottamushenkilöiden toimintaympäristöön ja siihen liittyviin tietoturvahaasteisiin. Tietoturvasitoumus sisältää sekä tietoturvaan että tietosuojaan liittyviä kohtia. Tietoturvasitoumuksessa todetut velvoitteet sitovat riippumatta tietoturvasitoumuksen allekirjoittamisesta.

/TP